Live Fit Gym + Jotform: Resultados em resumo
Nº de envios de formulários
41.921
Nº de horas economizadas por semana em 9 unidades
10-20
Nº de formulários
60
A unidade principal da Live Fit Gym, no distrito de Mission, em San Francisco, não começou como uma academia. Ela surgiu como um consultório de quiropraxia, e sua evolução para um centro de fitness completo diz muito sobre como a empresa opera hoje: ela se adapta ao que as pessoas realmente precisam e busca maneiras de atendê-las com mais eficiência. Essa mesma capacidade de adaptação levou a empresa muito além da sede original. Hoje, a Live Fit Gym tem 9 unidades em San Francisco, e manter vendas, personal training, gestão e RH alinhados em todas elas exige mais do que boas intenções. Exige um sistema.
Negócios de fitness dependem de uma papelada que a maioria dos alunos nem imagina, como termos de responsabilidade, declarações de saúde, contratos de treinamento, relatórios de incidentes e kits de integração de funcionários. Quando tudo isso é feito manualmente, a papelada desvia a atenção da equipe dos alunos e pode gerar lacunas difíceis de resolver depois, seja uma assinatura faltando ou um formulário que nunca chegou à pasta certa. Para uma academia em crescimento e com vários departamentos, como a Live Fit Gym, esse tipo de atrito pode se acumular rapidamente.
É aí que entra o Jotform. Dan McGeehan, diretor de vendas da academia, afirma que a plataforma ajuda a equipe a gastar menos tempo com papelada e mais tempo com os alunos. Hoje, a Live Fit Gym usa 60 formulários e 14 tabelas no Jotform, que já processaram quase 42.000 envios de formulários.
“O Jotform permite que minha equipe da linha de frente, aquela que está no dia a dia da operação, foque nas pessoas”, afirma McGeehan. “Ele permite que a conversa e o relacionamento individual realmente decolem desde o momento em que elas entram pela nossa porta.”
Como a Live Fit Gym usa o Jotform
| Equipe | Casos de uso |
|---|---|
Vendas |
Admissão de alunos e documentação de matrícula |
Personal training |
Formulários de integração e relacionados a treinamento |
Gestão |
Fluxos de trabalho operacionais e administrativos |
Recursos humanos |
Termos de responsabilidade e documentação interna de RH |
De consultório de quiropraxia a academia da comunidade
A primeira unidade da Live Fit, que continua em funcionamento em Mission até hoje, conta a história de como o negócio surgiu. “Era um consultório de quiropraxia”, explica McGeehan. “Eles começaram a conversar sobre como seria implementar o fitness, e as pessoas passaram a querer ir até lá mais pelos equipamentos do que pela quiropraxia.”
Essa mudança na demanda transformou a Live Fit Gym no negócio que ela é hoje. À medida que a empresa crescia, aumentava também o número de equipes que dependiam do Jotform para manter tudo funcionando.
“Nós usamos de várias formas diferentes”, diz McGeehan. “Usamos o Jotform na nossa equipe de vendas, na equipe de personal training e na parte de gestão.”
Ver como [o Jotform] era simples, acho que despertou o entusiasmo de implementá-lo em vários outros departamentos.
Dan McGeehan, diretor de vendas, Live Fit Gym
A equipe de vendas usa o Jotform para coletar as informações de novos alunos e os detalhes de matrícula. Os personal trainers contam com ele para formulários de integração e admissão específicos para os objetivos e o histórico de saúde de cada cliente. A gestão o utiliza para manter os processos administrativos consistentes entre os departamentos. O que começou como uma ferramenta para uma área do negócio hoje é a base operacional que conecta todas elas.
Um termo de responsabilidade e, depois, a implementação em toda a empresa
O uso do Jotform pela Live Fit Gym começou pequeno, com um único formulário.
“Nossa ponte com o RH, o Darius, foi quem começou a implementar todos os serviços do Jotform e a criar o nosso termo de responsabilidade”, afirma McGeehan. “Ver como era simples, acho que despertou o entusiasmo de implementá-lo em vários outros departamentos.”
Esse primeiro termo se tornou o ponto de partida para uma mudança muito mais ampla. Quando as outras equipes viram como a plataforma era fácil de usar, vendas, personal training e gestão passaram a criar seus próprios fluxos de trabalho no Jotform, sem precisar de ajuda técnica externa.
Como dizem hoje em dia? Trabalhar com inteligência, não com mais esforço. Acho que o Jotform ajudou muito a colocar isso em prática no nosso fluxo de trabalho aqui na Live Fit Gym. E isso não tem preço, não é? Tempo é tudo.
Dan McGeehan, diretor de vendas, Live Fit Gym
Documentando o que mais importa
Academias precisam de registros confiáveis quando ocorrem incidentes. McGeehan cita um exemplo real: a lesão de um aluno em uma das unidades da Live Fit Gym.
“Tivemos uma situação em que uma pessoa se machucou em uma das nossas unidades”, lembra ele. “Seguimos todos os passos com cuidado. A pessoa recusou o serviço de ambulância, mas conseguimos ter um formulário do Jotform preenchido. Tínhamos tudo feito com perfeição, e isso foi muito útil para nós.”
Como o relatório de incidente foi registrado no Jotform, em vez de ficar guardado em uma pasta de papel ou depender da memória de alguém, a Live Fit Gym teve um registro completo e organizado à disposição quando a equipe precisou. Academias e negócios de fitness que desejam implementar um processo semelhante podem começar com o modelo de relatório de incidente do Jotform.
Mais tempo para construir relacionamentos
Para McGeehan, o valor do Jotform está no que a equipe ganha de volta: tempo. O tempo que, de outra forma, seria gasto administrando a papelada entre os departamentos pode ser dedicado aos alunos, aos treinos e à gestão do negócio. Nas 9 unidades da Live Fit Gym em San Francisco, isso representa uma economia estimada de 10 a 20 horas por semana, tempo que volta diretamente para a experiência dos alunos.
“Como dizem hoje em dia? Trabalhar com inteligência, não com mais esforço. Acho que o Jotform ajudou muito a colocar isso em prática no nosso fluxo de trabalho aqui na Live Fit Gym”, afirma ele. “E isso não tem preço, não é? Tempo é tudo.”
Hoje, a Live Fit Gym continua contando com o Jotform para que suas equipes de vendas, personal training, gestão e RH trabalhem a partir do mesmo sistema simples e confiável, que começou com um único termo de responsabilidade e se tornou uma ferramenta da qual a academia inteira depende.
Para McGeehan, esse é o ponto. Menos tempo gasto com papelada significa mais tempo para o que faz os alunos voltarem: os relacionamentos.
Se a sua academia busca maneiras de agilizar fluxos de trabalho, economizar tempo e ampliar seu impacto, crie hoje mesmo uma conta gratuita no Jotform e descubra como a plataforma pode apoiar a sua organização.
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