Edwin Ruiz descobriu o amor pelo xadrez ainda criança, num programa extracurricular da terceira série. Anos depois, ele voltou com um objetivo: despertar essa mesma paixão nos alunos, ao mesmo tempo em que desenvolvia o raciocínio crítico deles e fortalecia a confiança, dentro e fora do tabuleiro.
Fundado por Ruiz em 2022, o Day & Knight Chess Club é uma organização sem fins lucrativos do sul da Califórnia. Ela oferece programas no contraturno escolar, aulas de academia, mentoria e torneios para enxadristas de todos os níveis. No ano passado, atendeu mais de 3 mil alunos em Corona, Glendora, Riverside e Pomona.
Conforme os programas cresceram, cuidar de inscrições e pagamentos passou a tomar cada vez mais tempo. A Jotform ajudou o clube a reunir esses processos em um só lugar, e a equipe ganhou mais tempo para se dedicar ao ensino.
Day & Knight Chess Club: resultados em resumo
Inscrições
Experiência de inscrição fluida, com cadastros, termos de responsabilidade e pagamentos reunidos em um só lugar
Logística dos torneios
Inscrições mais eficientes para jogadores de todos os níveis
Operações internas
Menos tempo gasto reunindo informações de ferramentas administrativas desconectadas
Uma inscrição com jogadas demais
Antes da Jotform, fazer a inscrição era um malabarismo com vários processos separados. Os pais enviavam os dados de contato, pagavam por Venmo ou Zelle e depois mandavam os termos de responsabilidade em PDF ou por ferramentas de assinatura eletrônica. Em seguida, a equipe tinha que juntar tudo isso à mão para atualizar as listas de alunos.
Com o crescimento do programa, ficou mais difícil acompanhar inscrições e pagamentos, conferir documentos e manter as listas em dia. Com frequência, algum aluno ficava de fora na hora de digitar os dados, ou uma informação era registrada errada.
Inscrições e operações sob controle
A Jotform transformou o processo de matrícula do Day & Knight Chess Club: inscrição, termos de responsabilidade e pagamento passaram a caber em um único formulário, simples de preencher.
Os pais conseguiam se inscrever, pagar e assinar os termos de uma vez só, no mesmo envio. Com as automações, os dados dos alunos iam direto para o Google Sheets. Assim, a administração da escola e os treinadores sempre tinham listas atualizadas, com menos trabalho manual e menos erros de digitação.
A mesma praticidade chegou às inscrições dos torneios. Lá, a equipe usou lógica condicional para adaptar as perguntas à situação e ao nível de experiência de cada competidor. Dessa forma, dá para receber jogadores de vários níveis sem obrigar todo mundo a responder às mesmas perguntas.
Ou seja, a Jotform também deixou mais simples o cadastro nos torneios do clube. Cada jogador via só as perguntas que faziam sentido para ele, e a inscrição ficou mais rápida e personalizada.
E não é só nas inscrições: a Jotform também ajuda o clube a cuidar, em um só lugar, da papelada dos treinadores e dos relatórios dos programas. Os formulários digitais mantêm os registros organizados e dão à equipe uma visão mais clara de como as atividades estão andando.
Ao conectar processos que antes exigiam ferramentas separadas e acompanhamento manual, o clube passou aos participantes uma imagem mais profissional na hora da inscrição. A equipe, por sua vez, gasta menos tempo digitando dados e organizando papéis.
Mais tempo para cuidar dos alunos
Para o Day & Knight Chess Club, a maior conquista foi ganhar tempo de volta para se dedicar ao que mais importa: os alunos.
“A Jotform nos fez economizar muito tempo e deixou todo o nosso processo mais simples”, conta Ruiz, presidente e fundador do Day & Knight Chess Club. “Agora podemos nos concentrar no que realmente importa: gerar o melhor impacto possível para os nossos alunos e para a comunidade.”
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