Para a Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS), sediada no Japão, o ensino de idiomas vai muito além de gramática e vocabulário.
Desde 2005, a GenkiJACS ajudou mais de 12.000 estudantes de todo o mundo a aprender japonês enquanto se imergem nas comunidades e cultura locais japonesas. Em cinco campi por todo o país, a filosofia norteadora da organização é simples: Aprender Japão.
“Nosso processo de pensamento é que idioma é cultura”, diz Dmitry Ser, líder de vendas e comunicações da GenkiJACS.
Muito antes de os estudantes chegarem ao Japão, eles iniciam sua jornada. Ao longo de semanas ou até meses, eles completam testes de nivelamento, enviam documentos, compartilham gravações e trabalham de perto com a equipe da GenkiJACS para se preparar para a vida em um novo país.
Para Ser, manter uma conexão pessoal durante toda essa jornada é essencial.
O Jotform nos permite multiplicar o que fazemos.
Dmitry Ser, Líder de Vendas e Comunicações, GenkiJACS
Há dez anos, ele próprio era um estudante da GenkiJACS. Hoje, ele ajuda futuros estudantes a navegar pelo mesmo processo que o trouxe ao Japão. Ser entende como a orientação pessoal pode ser importante para estudantes que se preparam para se mudar para o outro lado do mundo.
“Nosso atendimento ao cliente é tudo”, diz ele. Desde 2014, a GenkiJACS usa o Jotform para facilitar a coleta de dados para todos os envolvidos — de estudantes à equipe.
À medida que a GenkiJACS expandiu suas operações por todo o Japão, Ser enfrentou um novo desafio: como fazer a organização crescer sem perder o toque pessoal que define a experiência GenkiJACS.
Para ajudar a preservar essa experiência, a GenkiJACS migrou para o Jotform Enterprise.
Case study results at a glance
108 mil envios de formulários
Envios ilimitados apoiam um processo de integração de meses que requer dados de matrícula, formulários específicos de programas e muito mais.
Colaboração em 5 campi
O Jotform Enterprise apoiou as equipes de marketing, suporte ao estudante e acadêmica da GenkiJACS à medida que a organização cresceu de três para cinco campi.
107 formulários online otimizados
Usando o Jotform Enterprise Analytics, a equipe da GenkiJACS otimiza formulários para garantir altas taxas de envio.
Escalando uma experiência estudantil de alto contato
O crescimento da GenkiJACS acelerou nos últimos anos. A escola expandiu para Okinawa e Nagoya, além dos campi em Fukuoka, Tóquio e Kyoto.
A organização coleta e gerencia uma grande quantidade de informações ao longo do ciclo de vida do estudante, desde consultas iniciais e documentação de matrícula até comunicações de integração e suporte contínuo.
“Somos uma escola muito exigente”, diz Ser. “Queremos que nossos estudantes tenham a melhor experiência possível. Para isso, temos testes e requisitos em vigor, o que torna nosso processo de integração bastante complexo.”
A equipe anteriormente gastava tempo considerável monitorando envios de formulários online, fazendo acompanhamento de informações faltantes e avançando manualmente os estudantes pelo processo de integração.
“Quando temos um estudante que precisa enviar vários formulários, costumávamos enviar o próximo formulário para ele manualmente”, diz Ser.
Ao mesmo tempo, as equipes queriam mais visibilidade sobre o engajamento dos estudantes, maior flexibilidade para melhorar formulários e fluxos de trabalho, e supervisão mais forte das informações sensíveis que coletam. No nível administrativo, a segurança de dados também era uma preocupação.
Ser precisava de uma solução que pudesse apoiar o crescimento enquanto preservava a experiência personalizada que diferencia a GenkiJACS.
Mais visibilidade, menos trabalho manual
Para apoiar suas operações em crescimento, a GenkiJACS migrou para o Jotform Enterprise.
“O Enterprise é algo completamente diferente comparado à nossa conta Silver”, diz Ser.
A migração deu a Ser mais liberdade para experimentar, mais visibilidade sobre o processo de integração e mais tempo para se concentrar em apoiar os estudantes. O Jotform Enterprise agora é usado pelas equipes de marketing, suporte ao estudante e acadêmica.
Como as equipes podem criar quantos formulários quiserem, elas podem duplicar formulários e refiná-los conforme os processos evoluem.
| Como a GenkiJACS usa o Jotform Enterprise | ||
|---|---|---|
| Departamento | Caso de uso principal | Principais benefícios do Enterprise |
| Marketing e vendas | Captura de leads, formulários de consulta, rastreamento de envios, otimização de formulários, pesquisa de mercado | Admin Console Analytics, visibilidade sobre taxas de engajamento e conversão |
| Suporte ao estudante e admissões | Integração de estudantes, fluxos de trabalho de matrícula, lembretes automatizados, coleta de documentos, comunicações contínuas | Fluxos de trabalho integrados, lógica condicional, acompanhamentos automatizados, redução de administração manual |
| Equipes acadêmicas e de ensino | Testes de nivelamento, coleta de informações de estudantes, dados de matrícula, formulários específicos de programas | Coleta de dados centralizada, lógica condicional, acesso mais fácil às informações dos estudantes |
Além disso, o Jotform Enterprise Admin Console fornece maior visibilidade sobre tendências de envios, engajamento e desempenho de formulários. Isso ajuda as equipes a identificar pontos de atrito e melhorar as taxas de conclusão de formulários.
O Jotform Workflows trouxe outro grande benefício. Hoje, fluxos de trabalho automatizados enviam lembretes sobre formulários incompletos, coletam informações críticas de integração e movem os estudantes pelos processos de matrícula sem exigir supervisão manual constante.
Em vez de gastar tempo rastreando informações faltantes, a equipe pode se concentrar em apoiar os estudantes diretamente.
“Isso me dá tranquilidade”, diz Ser.
Apoiar os estudantes também significa proteger suas informações. À medida que a GenkiJACS cresceu, a governança de dados tornou-se cada vez mais importante.
“O Japão tem suas próprias leis. Então precisamos garantir que as cumprimos”, diz Ser.
O Jotform Enterprise possui centros de residência de dados locais para ajudar a apoiar os esforços de conformidade da organização.
A lógica condicional também se tornou uma parte importante das operações diárias. Os formulários direcionam automaticamente os futuros estudantes para o representante apropriado com base na localização e requisitos do programa.
A interface visual do Jotform facilitou a adoção em todos os departamentos. Até ferramentas avançadas como o Jotform Workflows se mostraram acessíveis com os recursos de arrastar e soltar da plataforma.
“Workflows são apenas lógica. É programação arrastando e soltando”, diz ele. “Acho que a simplicidade de uso é fundamental ao escolher uma ferramenta como o Jotform.”
Ser resumiu sua experiência com o Jotform Enterprise desta forma: “É a simplicidade de uso, os dados e o atendimento ao cliente. E o quão transparentes são as pessoas, quão transparente é o serviço. Não há custos extras ou ocultos. A quantidade de atendimento ao cliente que recebemos é o que esperávamos.”
Jotform: Um multiplicador de força
Hoje, a equipe da GenkiJACS gasta menos tempo gerenciando tarefas administrativas e mais tempo apoiando estudantes. Fluxos de trabalho automatizados garantem que informações críticas sejam coletadas de forma consistente, reduzindo a necessidade de acompanhamento manual.
“Leva tempo para se acostumar porque até agora era muito ‘OK, precisamos fazer isso’, e agora podemos tirar as mãos do volante e dizer: ‘O sistema está funcionando.’ Só nos envolvemos se houver um problema”, diz Ser.
Ao usar o Admin Console Analytics e dados de envios, as equipes podem identificar pontos de atrito, melhorar as taxas de conclusão de formulários e tomar decisões informadas sobre comunicações com estudantes.
O Enterprise é como um playground com muitas ferramentas úteis. E o legal é que este playground tem vários adultos que podem ajudá-lo.
Dmitry Ser, Líder de Vendas e Comunicações, GenkiJACS
Esses insights permitem que a GenkiJACS refine continuamente seus processos de matrícula e integração. Em vez de confiar em suposições, as equipes podem ver como os estudantes interagem com os formulários e fazer ajustes que melhoram a experiência geral.
Mais importante ainda, a automação ajudou a GenkiJACS a escalar sem comprometer sua filosofia de priorizar as pessoas.
Ser diz que reduzir o trabalho administrativo repetitivo permite que os funcionários se concentrem no atendimento ao cliente e no processo de integração, onde a interação pessoal faz diferença.
Com processos mais confiáveis funcionando em segundo plano, a equipe pode gastar menos tempo perseguindo dados e mais tempo ajudando os estudantes a se sentirem preparados, apoiados e conectados antes de chegarem ao Japão.
“O Jotform nos permite multiplicar o que fazemos”, diz Ser.
Crescendo sem perder o toque pessoal
Para a GenkiJACS, o Jotform Enterprise não se trata de substituir pessoas. Trata-se de ajudar as pessoas a fazerem seu melhor trabalho.
A GenkiJACS criou mais tempo para as conversas, orientações e apoio que os estudantes lembram muito depois de deixarem a sala de aula. Isso permite que a organização permaneça focada em sua filosofia orientadora: ajudar os estudantes não apenas a aprender japonês, mas a aprender o Japão.
À medida que a GenkiJACS continua a crescer, Ser vê oportunidades para expandir ainda mais o uso do Jotform Enterprise.
Ele sabe que sua equipe não estará navegando essas oportunidades sozinha. Durante a transição da organização para o Enterprise, as equipes de integração, sucesso do cliente e técnicas do Jotform ajudaram a GenkiJACS a implementar novos fluxos de trabalho, solucionar problemas de integrações e identificar maneiras de obter mais valor da plataforma.
“O Enterprise é como um playground com muitas ferramentas úteis”, diz Ser. “E o legal é que este playground tem vários adultos que podem ajudá-lo.”
Ser está feliz com a ajuda. Porque para ele, a maior oportunidade não é um único recurso. É a liberdade de continuar melhorando a experiência do estudante à medida que a GenkiJACS cresce.
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