Como preencher corretamente o diário de bordo do motorista e evitar multas

É fundamental que os motoristas sujeitos à regulamentação saibam como preencher o diário de bordo motorista para atender às normas da Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), a agência federal norte-americana de segurança do transporte rodoviário de cargas. O registro diário do motorista, também chamado de Record of Duty Status (RODS, ou Registro de Status de Serviço), é um documento essencial. Perdê-lo, deixar de mantê-lo atualizado ou preenchê-lo de forma incorreta pode resultar em multas pesadas do Department of Transportation (DOT), no afastamento do motorista das atividades (out of service) ou no rebaixamento da classificação de segurança, o que afeta toda a empresa.

Os dispositivos de registro eletrônico (Electronic Logging Devices, ou ELDs) já fazem grande parte do controle de forma automática, por isso é fácil se acomodar e achar que os registros manuais são coisa do passado. 

Mas não são. 

As normas federais ainda exigem que motoristas profissionais saibam preencher corretamente o diário de bordo, e esse conhecimento se torna essencial no momento em que um ELD apresenta defeito, quando o motorista se enquadra na isenção de curta distância (short-haul) ou quando opera equipamentos mais antigos, com motor anterior ao ano 2000. Em qualquer uma dessas situações, o registro em papel é a única coisa que separa o motorista de uma infração de conformidade.

Este guia explica passo a passo como preencher o diário de bordo motorista, para que nenhum campo fique em branco, nenhum cálculo saia errado e motoristas e gestores de frota possam reduzir o risco de uma infração evitável em uma fiscalização na estrada.

Passo a passo para preencher o registro de 24 horas

Esta seção detalha o processo de preenchimento do registro de 24 horas em etapas cronológicas. É assim que o motorista cuida do diário de bordo ao longo do dia.

1. Preencha as informações administrativas do cabeçalho

Toda folha de registro exige que as seguintes instruções do diário de bordo manual sejam preenchidas antes de o caminhão sair:

1. Data: o dia exato do calendário a que o registro se refere, já que cada RODS está vinculado a um único período de 24 horas.
2. Total de milhas percorridas: a distância total percorrida no dia, usada para conferência com os registros de despacho e de abastecimento.
3. Números do caminhão e do reboque: os números de identificação específicos do veículo e do reboque em uso, para que o registro corresponda ao equipamento que realmente está na estrada.
4. Nome da transportadora e endereço da matriz: a razão social e o endereço da transportadora pela qual o motorista está operando, confirmando quem é o responsável pela carga.
5. Número do documento de transporte: o número do conhecimento de embarque, do manifesto ou da ordem de transporte vinculado à carga transportada.

2. Marque suas horas na grade de 24 horas

Tradicionalmente, a página do diário de bordo inclui uma grade horizontal dividida em 24 colunas de uma hora, com quatro linhas na lateral, uma para cada status de serviço: 

• Fora de serviço (Off Duty)
• Cabine-leito (Sleeper Berth)
• Dirigindo (Driving)
• Em serviço, sem dirigir (On Duty, not driving)

A cada mudança de status ao longo do dia, o motorista deve seguir as regras do gráfico do diário de bordo em papel. Ele traça uma linha na linha correspondente àquele status, subindo ou descendo no horário exato em que o status muda, e depois traça uma linha horizontal contínua até a mudança seguinte. 

O motorista deve marcar cada transição com uma linha vertical que conecte as duas linhas do gráfico, de modo que a grade seja lida como uma única linha ininterrupta, da meia-noite que inicia o dia até a meia-noite que o encerra. 

O objetivo é ter um gráfico que mostre, num relance, o que o motorista estava fazendo em cada minuto do dia, sem lacunas e sem registros sobrepostos.

Outra forma de fazer isso, para anotações internas, é usar uma tabela com 24 linhas de uma hora e quatro colunas, uma para cada status de serviço. Os motoristas podem preencher o status de serviço na linha do horário correto. 

Veja um exemplo de diário de bordo do motorista no padrão DOT usando o modelo de Formulário de registro diário de motorista de entregas da Jotform:

3. Concilie e some suas horas

Na parte inferior da grade, há um espaço para somar as horas passadas em cada um dos quatro status de serviço. 

Essa é a conferência matemática que todo fiscal faz. Os quatro totais precisam somar exatamente 24 horas. 

Se os totais ficarem abaixo ou acima disso, isso indica um erro de marcação ou um registro ausente em algum ponto da grade, e é uma das formas mais rápidas de um fiscal apontar o diário de bordo como impreciso. 

Criar o hábito de somar as horas antes de encerrar o dia ajuda a identificar esses erros antes que se transformem em uma infração.

4. Certifique e assine o seu diário de bordo

A última etapa é a mais importante do ponto de vista jurídico. 

Depois de concluir as 24 horas do dia e conciliar as horas, o motorista assina o nome completo na parte inferior do registro para certificar que todas as anotações estão corretas.

Essa assinatura é uma certificação legal e significa que o motorista assume a responsabilidade pela exatidão do seu registro de horas de serviço (Hours of Service) da FMCSA. 

Um registro sem assinatura é tratado como incompleto, e um registro assinado com anotações incorretas pode sujeitar o motorista a acusações de falsificação, que trazem consequências muito mais graves do que uma multa comum.

É possível usar a Jotform no lugar do papel?

Motoristas de longa distância que transportam cargas entre estados normalmente são obrigados a usar dispositivos de registro eletrônico (ELDs) conectados ao motor. Mas essa exigência não vale para todos. 

Milhões de motoristas são isentos por lei, incluindo:

• Motoristas de curta distância (short-haul) que operam dentro de um raio limitado
• Transportadores de produtos agrícolas
• Motoristas que usam motores anteriores ao ano 2000, que são anteriores às exigências de compatibilidade com ELD

No entanto, há um ponto que surpreende muitos motoristas isentos: o DOT ainda exige deles um registro preciso do status de serviço quando não utilizam os cartões de horário de curta distância (short-haul), mas nenhuma norma determina que esse registro seja feito em papel. 

Desde que o registro contenha as mesmas informações de um RODS em papel, o formato é flexível.

É aí que entra o modelo de Formulário de registro diário de motorista de entregas da Jotform. 

É uma forma digital de fazer exatamente o que um diário de bordo físico faz, sem tinta borrada, páginas rasgadas, risco de extravio, erros de cálculo e a correria no fim do dia para descobrir onde o documento foi parar.

A documentação online resolve muitos problemas para toda a equipe.

Por exemplo:

• Motoristas autônomos (owner-operators) têm um registro que fica no computador, no celular ou em outros dispositivos eletrônicos, em vez de um papel largado no porta-luvas. Assim, não há risco de uma página sumir logo antes de uma fiscalização, nem necessidade de recalcular as horas manualmente no fim de um dia longo.
• Gestores de frota e de segurança ganham uma visibilidade que simplesmente não existe com o papel. Em vez de correr atrás dos registros físicos de uma dúzia de motoristas para verificar falhas de conformidade, os envios chegam de forma digital, e os gestores podem revisar, armazenar e auditar tudo em um só lugar.
• Motoristas contratados pela empresa recebem um formulário configurável e já estruturado conforme o padrão correto, sem dúvida sobre se preencheram os campos certos. É rápido de preencher entre uma parada e outra e elimina o risco de um registro incompleto durante uma fiscalização na estrada.

Como substituto do diário de bordo em papel, o formulário foi criado com a mesma estrutura que os fiscais esperam encontrar, apenas digitalizada.

O formulário inclui:

• O cabeçalho da FMCSA com campos específicos para dados da transportadora, números do veículo e do reboque e detalhes do documento de transporte, o que reduz a chance de esquecer o cabeçalho obrigatório.
• A grade de status de serviço de 24 horas para que os motoristas registrem suas horas nos quatro status de serviço principais diretamente na tela do smartphone, sem precisar desenhar a grade à mão.
• Tipos de registro integrados para que os motoristas selecionem o tipo exato de isenção sob o qual operam, seja exceção de ELD (ELD Exception), registro em papel (Paper Log) ou controle interno (Internal Tracking), de modo que o registro corresponda à sua situação específica de conformidade.
• Assinaturas eletrônicas com o Jotform Sign, para que os motoristas certifiquem o registro com uma assinatura digital, a mesma etapa de certificação exigida ao final de um registro em papel.

Seja para quem gerencia uma frota de cinquenta caminhões ou apenas o próprio veículo, padronizar o uso de um formulário digital otimizado para celular livra os motoristas do velho pesadelo da papelada. 

Confira os formulários gratuitos de gestão de frotas e os formulários para motoristas da Jotform e veja o que está disponível para gestores de frota e motoristas.

Erros comuns no diário de bordo do motorista que geram infrações do DOT

A maioria dos erros no diário de bordo não acontece porque os motoristas tentam burlar o sistema. São deslizes pequenos e evitáveis, que os fiscais são treinados para identificar rapidamente. 

Estas são as infrações mais comuns nos registros dos motoristas, segundo a FMCSA:

• Informações de cabeçalho ausentes ou incompletas: a FMCSA aponta problemas de forma e de maneira (form and manner), como um registro sem as milhas percorridas ou sem os locais, entre as infrações mais registradas. Um campo em branco no topo do registro, seja a falta do número do documento de transporte ou um endereço incompleto da transportadora, é uma das formas mais rápidas de receber uma autuação, já que os fiscais conferem o cabeçalho antes mesmo de olhar a grade. 
• Registros sem assinatura: um registro sem assinatura é tratado como incompleto, não importa o quão precisas sejam as demais anotações. Como a assinatura certifica que o registro está correto, a falta dela pode gerar um problema de conformidade, e a FMCSA trata um RODS falso ou não certificado como uma infração distinta, passível de multa.
• Divergências de cálculo: os totais dos quatro status de serviço precisam somar exatamente 24 horas. Quando isso não acontece, geralmente é sinal de um erro de marcação ou de uma mudança de status que nunca foi registrada. É uma das verificações mais fáceis para um fiscal, já que leva poucos segundos para somar os totais e compará-los.
• Não atualizar o status atual: a FMCSA aponta o registro de status de serviço desatualizado como uma categoria comum de infração. Toda mudança de status de serviço precisa ser marcada na grade no momento em que acontece, e não estimada depois. O motorista que esquece de atualizar o status ao passar de Dirigindo para Em serviço fica com um registro que não corresponde à realidade e pode ser questionado durante a fiscalização. 

Além desses quatro, os dados de infrações da FMCSA também apontam situações como:

• Motoristas que deixam de adicionar manualmente o número do documento de transporte
• Não manter um estoque de grades gráficas de status de serviço em branco para situações de isenção de ELD

Estas são as infrações comuns, segundo a FMCSA, com seus respectivos códigos:

Em situações em que o registro em papel não é obrigatório, os diários de bordo digitais do motorista evitam muitas infrações em potencial e ajudam a manter o melhor registro possível: