مركز كيتشنر-واترلو متعدد الثقافات + Jotform الأعمال: لمحة عن النتائج
الأموال الموفرة سنويًا
100,000 دولار
عدد استجابات النماذج
أكثر من 35,000
عدد عمليات تكامل النماذج
4 (Microsoft Power Automate وMailchimp وجداول بيانات Google وروابط الويب)
منذ عام 1967، يُعد مركز كيتشنر-واترلو متعدد الثقافات (KWMC) في أونتاريو محورًا أساسيًا لدعم المهاجرين واللاجئين والطلاب الدوليين وأفراد المجتمع في جميع أنحاء المنطقة.
تقدم المؤسسة خدمات الاستقرار، والمساعدة في التوظيف، وبرامج اللغات، وخدمات الترجمة الفورية والتحريرية. كما تستضيف سنويًا واحدًا من أكبر المهرجانات متعددة الثقافات في كندا، مما يجمع عشرات الآلاف من الأشخاص للاحتفاء بالتنوع.
يقف وراء هذا الأثر الكبير فريق صغير من منظمة غير ربحية يلتزم بتذليل العقبات ومساعدة الوافدين الجدد على الازدهار. وكحال العديد من المنظمات في هذا القطاع، فهم بحاجة إلى أنظمة قادرة على مواكبة الحجم المتنامي لأعمالهم.
وهنا برز دور Jotform الأعمال.
إزالة العقبات التي تُبطئ العمل الموجه لتحقيق الرسالة
قبل اعتماد Jotform الأعمال، كانت طلبات خدمة الترجمة الفورية في مركز KWMC تُدار في الغالب عبر الهاتف.
كان الموظفون يتلقون المكالمات، ويدوّنون التفاصيل، ويتابعون مع المترجمين الفوريين، ثم يوثقون كل شيء بعد ذلك. وقد نجح هذا الأسلوب لبعض الوقت — ولكن مع تزايد الطلب، أصبحت العملية غير فعّالة ويصعب إدارتها.
كانت المؤسسة بحاجة إلى طريقة أفضل لجمع المعلومات الصحيحة مسبقًا. فالتفاصيل مثل مدة الموعد، ومتطلبات اللغة، واحتياجات الجدولة، والموقع كانت ضرورية لتنسيق خدمات الترجمة الفورية بكفاءة.
وفي الوقت نفسه، بصفتها منظمة غير ربحية صغيرة، كانت لدى المؤسسة فلسفة واضحة ومباشرة في المشتريات. وكما يوضح ماك سمرز، مدير الشؤون المالية وخدمات الأعمال، كان نهج الموظفين بسيطًا: التوجه نحو الرائد في السوق. وفي مجال النماذج وسير العمل، كان هذا الرائد هو Jotform.
أوصي به بشدة دون تردد.
ماك سمرز، مدير الشؤون المالية وخدمات الأعمال، مركز كيتشنر-واترلو متعدد الثقافات
أتمتة العمليات اليدوية لتسريع سير العمل
باستخدام Jotform الأعمال، أنشأ مركز KWMC نظامًا يتيح للوكالات الشريكة والعملاء طلب خدمات الترجمة الفورية عبر الإنترنت.
وبدلًا من الاعتماد على المكالمات الهاتفية، يرسل مقدمو الطلبات الآن نموذجًا إلكترونيًا يحتوي على جميع المعلومات اللازمة. وقد أسهم ذلك وحده في تقليل المراسلات المتبادلة والأعباء الإدارية بشكل كبير.
لكن التحول الحقيقي حدث عندما طبّق الفريق مسارات عمل مؤتمتة.
نحن نستخدم [Jotform الأعمال] في كل قسم تقريبًا.
ماك سمرز، مدير الشؤون المالية وخدمات الأعمال، مركز كيتشنر-واترلو متعدد الثقافات
بمجرد إرسال النموذج، يتم تفعيل رسائل البريد الإلكتروني والموافقات والإشعارات المناسبة تلقائيًا وتوجيهها إلى الأشخاص المعنيين. وتنتقل الطلبات بسلاسة عبر النظام دون الحاجة إلى إشراف يدوي مستمر.
تُطلق المؤسسة على هذا النظام اسم “تطبيق خدمات المترجمين الفوريين” (Language Interpreter Services Application)، أو LISA اختصارًا. وهو يعمل كمنصة للعمل الحر للمترجمين الفوريين، الذين يعملون كمقاولين مستقلين بدلًا من كونهم موظفين.
تتم أتمتة آلاف من مسارات العمل عبر نظام LISA كل عام. وبدون الأتمتة، لم يكن من الممكن إدارة هذا الحجم الهائل من العمل بنفس العدد من الموظفين.
يقول سمرز: “إنه يعمل بكفاءة عالية جدًا”.
تمكين الفرق في مختلف الأقسام
ما بدأ كحل لخدمات الترجمة الفورية سرعان ما انتشر في جميع أنحاء المؤسسة.
يقول سمرز: “نحن نستخدمه في كل قسم تقريبًا”.
تُستخدم النماذج الآن لاستقبال بيانات العملاء، والعمليات الداخلية، وتنسيق البرامج، وغير ذلك الكثير. ويمكن إظهار أو إخفاء أقسام مختلفة من النماذج لتتناسب بشكل أفضل مع الجمهور الذي يقوم بتعبئتها؛ حيث يرى موظفو الاستقبال والمترجمون الفوريون والعملاء المعلومات ذات الصلة بهم فقط.
على سبيل المثال، يمكن للمترجمين الفوريين تسجيل ساعات العمل مباشرة من خلال النموذج، بالإضافة إلى الإبلاغ عن نفقات مواقف السيارات أو التنقل. وهذا يلغي الحاجة إلى المعاملات الورقية الإضافية ويحفظ جميع السجلات منظمة في مكان واحد.
يتكامل النظام أيضًا مع الأدوات الأساسية الأخرى في مجموعة أدوات مركز KWMC.
باستخدام Microsoft Power Automate، تؤدي استجابات النماذج تلقائيًا إلى إنشاء أوامر شراء وأوامر بيع في دفتر الأستاذ العام للمؤسسة. وعند الموافقة على الفاتورة، يتم إنشاء قيود اليومية تلقائيًا.
يُعد هذا المستوى من الأتمتة ذا قيمة خاصة للبرامج الممولة من المنح الحكومية. على سبيل المثال، تقدم المؤسسة خدمات الترجمة الفورية لملاجئ ضحايا العنف الأسري، وهو عمل ممول جزئيًا من مقاطعة أونتاريو. وتطلب جهات التمويل هذه تقارير مفصلة حول كيفية تقديم الخدمات.
ونظرًا لأن Jotform يغذي أنظمتهم المالية وأنظمة إعداد التقارير بالبيانات مباشرةً، فإن تلك المعلومات تكون منظمة وجاهزة للوصول إليها بالفعل.
وبالنسبة لقادة المنظمات غير الربحية الذين كان سيتعين عليهم قضاء ساعات لا تحصى في إعداد التقارير لولا ذلك، يمكن لهذا النوع من الأتمتة أن يُحدث نقلة نوعية.
تطبيق أنظمة قابلة للتوسع
منذ اعتماد Jotform الأعمال، حقق مركز KWMC مكاسب كبيرة على صعيد الكفاءة.
ووفقًا لسمرز، لولا نظام LISA المدعوم من Jotform الأعمال، لكانت المؤسسة بحاجة على الأرجح إلى توظيف موظفَين إضافيين بدوام كامل لمجرد مواكبة سير العمل.
وبالنسبة للعديد من المنظمات غير الربحية، فإن تعيين موظفَين جديدين — برواتب سنوية تقارب 50,000 دولار لكل منهما في حالة KWMC — هو أمر غير واقعي ببساطة. وتمنح الأتمتة الفريق فعليًا القدرة الاستيعابية التي يحتاجون إليها دون إرهاق الميزانية.
وإلى جانب أتمتة سير العمل، وجد مركز KWMC طرقًا مبتكرة أخرى لاستخدام المنصة.
فباستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي من Jotform، قاموا ببناء روبوت محادثة مدعوم بالذكاء الاصطناعي على موقعهم الإلكتروني للمساعدة في الرد على الأسئلة الواردة حول مهرجان كيتشنر-واترلو السنوي متعدد الثقافات، الذي يجذب حوالي 65,000 زائر كل عام. يجيب روبوت المحادثة عن الأسئلة الشائعة من الزوار والبائعين وأفراد المجتمع. وإذا واجه سؤالًا لا يمكنه الإجابة عنه، فإنه يرسل تلقائيًا بريدًا إلكترونيًا إلى منسق الفعالية للمتابعة.
تربط المؤسسة أيضًا Jotform مع Mailchimp لتبسيط مراسلات البريد الإلكتروني. وعندما يملأ العملاء نماذج الاستقبال، تُضاف معلوماتهم تلقائيًا إلى قوائم البريد الإلكتروني المناسبة. ويساعد ذلك الفريق على ربط الوافدين الجدد بالبرامج والمجتمعات ذات الصلة — مثل برنامج محادثات اللغة الإنجليزية، الذي يجمع المشاركين بالمتطوعين لممارسة اللغة أسبوعيًا.
مصمم خصيصًا لتلبية احتياجات المنظمات غير الربحية
يحظى كل من الأمان وسهولة الوصول بأهمية متساوية في بيئات العمل غير الربحية. ويستخدم مركز KWMC ميزة تسجيل الدخول الموحد (SSO) لإدارة وصول المستخدمين، مما يتيح لموظفيه تسجيل الدخول بأمان دون أي إعدادات معقدة.
يقول سمرز: “تُعد ميزة تسجيل الدخول الموحد (SSO) إضافة رائعة”.
بالنسبة لمؤسسة تدير شؤون تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها داخليًا، تُعد سهولة التطبيق أمرًا بالغ الأهمية. وعندما تعمل التكنولوجيا بسلاسة في الخلفية، يمكن لفرق عمل KWMC الحفاظ على تركيزها على ما يهم حقًا: خدمة مجتمعاتهم.
تعظيم الأثر المجتمعي
يدرك كل قائد في المنظمات غير الربحية المفاضلة بين العمل الإداري والعمل الموجه لتحقيق الرسالة. فكلما زاد الوقت الذي تقضيه الفرق في إدارة جداول البيانات، ومتابعة الموافقات، ومعالجة الطلبات يدويًا، قلّ الوقت المتاح لديهم لمساعدة الناس.
تساعد أدوات مثل Jotform الأعمال على إعادة التوازن إلى تلك المعادلة.
وبالنسبة لفريق العمل في مركز كيتشنر-واترلو متعدد الثقافات، فإن النتائج تتحدث عن نفسها.
يقول سمرز: “أوصي به بشدة دون تردد”.
كتابة تعليق: