Die Funktion Auto-Delete Submissions feature in Jotform unterstützt Sie bei der effizienteren Verwaltung Ihrer Formulardaten, indem Einsendungen nach einer festgelegten Zeitspanne automatisch entfernt werden. Sie bietet dieselbe Funktionalität wie die App Auto-Delete Submissions app ist nun aber direkt in Ihrem Konto verfügbar – mit einer verbesserten Benutzeroberfläche und zusätzlichen Optionen. So optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf, reduzieren den manuellen Aufwand und behalten die Kontrolle über die Speicherdauer Ihrer Einsendungsdaten.
Automatische Löschung von Einreichungen für einzelne Formulare einrichten
Sie können die automatische Löschfunktion für einzelne Formulare ganz einfach in wenigen Schritten einrichten. So geht’s:
- Klicken Sie im Formular-Generator in der orangefarbenen Navigationsleiste oben auf der Seite auf Einstellungen.
- Klicken Sie anschließend auf Weitere Optionen anzeigen.
- Scrollen Sie anschließend nach unten zum Abschnitt Automatische Löschung von Einreichungen und klicken Sie auf Aktivieren.
- Klicken Sie nun im sich öffnenden Fenster Automatische Löschung von Einreichungen auf das Dropdown-Menü Löschzeitraum und wählen Sie den Zeitraum aus, in dem Ihre Einreichungen automatisch gelöscht werden sollen.
- Klicken Sie anschließend auf Weiter.
- Klicken Sie nun auf Ja, Aktualisieren und schon sind Sie fertig.
Hinweis
- Die Aktionen Ihres Formula nach dem Absenden, wie E-Mail-Benachrichtigungen E-Mail-Autoresponder und Integrationen, werden auch dann noch ausgeführt, wenn die Formulareinsendungen auf diese Weise gelöscht werden.
- Neue Formulareinsendungen, bei denen die automatische Löschung aktiviert ist, landen direkt im Papierkorb, den Sie in Jotform Tables und Jotform Inbox aufrufen können.
- Auf diese Weise gelöschte Einsendungen zählen dennoch zum monthly submissions limit Ihres Kontos.
- Gelöschte Einträge (einschließlich solcher, die beim Aktivieren dieser Funktion entfernt wurden) verbleiben im Papierkorb und belegen weiterhin Speicherplatz. Sie können sie manuell löschen oder warten, bis sie nach 30 Tagen automatisch entfernt werden.
- Beiträge, die die festgelegte automatische Löschfrist noch nicht erreicht haben, wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden nicht mehr in den Papierkorb verschoben.
- Diese Funktion kann sich auf die approval flows Ihres Formulars auswirken.
- Diese Funktion hat keine Auswirkungen auf imported, manuell hinzugefügte, archived und restored Beiträge.
Standardmäßige automatische Löschung von Formulareinsendungen einrichten
Sie können die Funktion zum automatischen Löschen von Formulareinsendungen im Bereich Daten Ihrer Kontoeinstellungen einrichten. So können Sie einen Standardzeitraum für die automatische Löschung von Formulareinsendungen für alle Ihre bestehenden Formulare gleichzeitig festlegen. Diese Einstellung gilt auch für alle Formulare, die Sie zukünftig erstellen. So geht’s:
- Klicken Sie auf Ihrer Workspace page auf Ihr Avatar-/Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
- Klicken Sie im daraufhin erscheinenden Dropdown Menü auf Settings page um Ihre Einstellungsseite zu öffnen.
- Klicken Sie nun im Menü auf der linken Seite auf die Registerkarte Daten um Ihre Data Settings page Seite zu öffnen.
- Klicken Sie anschließend auf Löschzeitraum festlegen.
- Klicken Sie nun im sich öffnenden Fenster Automatische Löschung von Einreichungen auf das Dropdown-Menü Löschzeitraum und wählen Sie den Zeitraum aus, in dem Ihre Einreichungen automatisch gelöscht werden sollen.
- Klicken Sie anschließend auf Weiter.
- Klicken Sie nun auf Ja Aktualisieren und Fertig.
Profi-Tipp
Sie können für einzelne Formulare eine benutzerdefinierte Löschfrist festlegen oder ändern, auch wenn Ihr Konto bereits eine Standardlöschfrist hat.
Weitere Konfigurationseinstellungen für das automatische Löschen von Einreichungen
Um die automatische Löschfunktion für Ihre Formulare zu aktivieren, müssen Sie einige Optionen festlegen. Dazu gehören die Wahl des Löschzeitraums für neue Formulareinsendungen, die Entscheidung über den Umgang mit bestehenden Einsendungen und die Festlegung, ob dieselben Einstellungen für alle Formulare gelten oder für jedes Formular individuelle Einstellungen beibehalten werden sollen. Überprüfen Sie diese Einstellungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen an die Datenverwaltung entsprechen und sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen.
Formulare, die mit einem Genehmigungsprozess verbunden sind
Im Fenster Automatische Löschung von Einreichungen erscheint ein Hinweis sobald Sie die Funktion aktivieren. Dieser informiert Sie darüber, dass sich dies auf den Genehmigungsprozess Ihres Formulars auswirken kann. Klicken Sie unten auf Verstanden um fortzufahren, oder auf Abbrechen um die Einrichtung zu beenden.
Formulare mit benutzerdefinierten automatischen Löschfristen
Wenn Sie in Ihren Kontodateneinstellungen eine standardmäßige automatische Löschfunktion für alle Formulare aktivieren, werden Sie gefragt, wie mit Formularen umzugehen ist, für deren Einreichungen bereits benutzerdefinierte Löschfristen festgelegt sind.
Wenn Sie auf Nein behalten klicken, bleiben die von Ihnen für einzelne Formulare festgelegten benutzerdefinierten Löschfristen unverändert. Die Standardlöschfrist gilt nur für Ihre übrigen Formulare und alle neuen Formulare, die Sie nach dem Speichern und Aktualisieren Ihrer Kontoeinstellungen erstellen.
Durch Klicken auf Ja, alle ändern wird die Standardlöschfrist auf alle Ihre bestehenden Formulare auch solche mit benutzerdefinierten Einstellungen sowie auf alle neu erstellten Formulare angewendet.
Formulare mit bereits vorhandenen Einsendungen
Nachdem Sie im Fenster Automatisch löschende Einreichungen einen Löschzeitraum ausgewählt haben, werden Sie im nächsten Bildschirm gefragt, was mit Formulareinreichungen geschehen soll, die älter als dieser Zeitraum sind.
Wenn Sie auf Nein, behalten klicken, bleiben die bestehenden Formulareinträge unverändert. Nur neue Einträge, die den festgelegten Löschzeitraum überschritten haben, werden automatisch gelöscht, nachdem Sie im nächsten Fenster auf Ja aktualisieren geklickt haben.
Wenn Sie auf Ja, Löschen klicken, werden Ihre alten Einsendungen (die vor der Aktivierung der automatischen Löschung eingegangen sind) für 30 Tage in den Papierkorb verschoben, nachdem Sie im nächsten Bildschirm auf Ja, Aktualisieren geklickt haben. Danach werden sie endgültig gelöscht.
Automatische Löschung von Einreichungen deaktivieren
Nachdem Sie in den Formulareinstellungen oder in den Kontoeinstellungen einen automatischen Löschzeitraum für ein einzelnes Formular bzw. für alle Ihre Formulare festgelegt haben, ändert sich die Schaltfläche Aktivieren neben der Einstellung Einsendungen automatisch löschen in Deaktivieren. Dadurch können Sie die Funktion für Ihre Formulare deaktivieren.
Hinweis
- Wenn Sie die Funktion Automatische Löschung von Beiträgen deaktivieren, werden alle Beiträge, die während der Aktivierung dieser Funktion gelöscht wurden, nicht wiederhergestellt.
- Wenn Sie diese Funktion in Ihren Kontodateneinstellungen deaktivieren, wird auch die Löschfrist für alle Formulare entfernt, die diese Funktion verwendet haben.
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