12 ejemplos de automatización con IA que los equipos usan para ahorrar tiempo

A menudo, perdemos tiempo de productividad en las pequeñas tareas repetitivas que se acumulan cada día. Son tediosas y parece que nunca se terminan. Por eso muchas empresas están recurriendo a la automatización con IA en 2026.

Aplicar la automatización únicamente al trabajo intelectual podría generar alrededor de 430.000-550.000 millones de dólares para las empresas cada año. Está claro que el tiempo ahorrado se relaciona estrechamente con el dinero ganado.

Si tienes curiosidad por saber cómo los equipos automatizan sus flujos de trabajo, este artículo ofrece ejemplos de automatización con IA que ayudan a ahorrar tiempo en las tareas cotidianas.

¿Qué es la automatización con IA y cómo puede ayudar a tu empresa?

La automatización con IA utiliza inteligencia artificial para realizar tareas complejas de varios pasos que normalmente requieren intervención humana. Tú defines la tarea, estableces las reglas y conectas tus herramientas. La IA completa el flujo de trabajo automáticamente. 

Existen dos ventajas principales de la automatización de flujos de trabajo con IA:

• Ahorro de tiempo: la IA se encarga de las tareas de bajo valor, para que tu equipo pueda centrarse en lo que importa.
• Equipos más reducidos: la IA cubre el trabajo repetitivo, como la entrada de datos, y te ahorra el coste de contratar personal adicional.

Aunque algunos casos de uso de automatización con IA empresarial pueden requerir modelos de IA avanzados, la mayoría de los flujos de trabajo empresariales no lo necesitan. Los creadores de flujos de trabajo con IA (como Jotform) te permiten crear agentes de IA personalizados en minutos, simplemente describiendo lo que deseas en un mensaje de texto.

12 casos de uso para que las marcas automaticen su trabajo rutinario con IA

La IA ayuda a las organizaciones a ejecutar flujos de trabajo bastante complejos sin supervisión humana. Puede que te sorprenda lo que puedes automatizar, especialmente con IA agéntica y una infraestructura adecuada de orquestación de IA.

Aquí tienes 12 ejemplos reales de cómo los equipos de distintas funciones e industrias aplican la automatización con IA.

1. Simplificar la contratación y la incorporación

Valor: al acelerar los procesos de contratación e incorporación, la automatización con IA puede reducir los costes de reclutamiento y ofrecer una experiencia más fluida al candidato desde el primer día.

Los equipos de RR. HH. pueden reducir casi a la mitad su carga de trabajo utilizando la IA para tareas administrativas. Por ejemplo, los agentes de IA pueden filtrar currículos, clasificar candidatos, programar entrevistas, enviar cartas de oferta y activar flujos de trabajo de incorporación automáticamente. 

El Asistente de Contratación con IA de LinkedIn, por ejemplo, automatiza hasta el 80 por ciento de las tareas previas a la oferta, desde redactar descripciones de puestos hasta contactar con los candidatos. 

Se pueden lograr resultados similares con los procesos de incorporación. TRIO Upward Bound logró una incorporación 100 por ciento autónoma mediante IA y cumplió con su requisito federal de número de estudiantes.  

2. Resumir documentos y hojas de cálculo

Valor: casi todo el trabajo administrativo comienza con la lectura de algo. La IA lleva a tu equipo al grano más rápido.

Cuando tu equipo gestiona cientos de documentos entre departamentos, solo leerlos puede llevar mucho tiempo. Los agentes de IA analizan contratos, informes y hojas de cálculo para extraer información relevante y señalar incoherencias en segundos, eliminando de forma eficaz la necesidad de que tu personal lea los documentos de principio a fin.

ACNUR utilizó esta capacidad de IA para obtener resultados. Trabajó con Deloitte para desplegar agentes de IA que se encargaban del procesamiento de documentos, la preparación de materiales y la adecuación a las directrices. Esta automatización, a su vez, dio al personal más tiempo para el trabajo de campo real. El nuevo flujo de trabajo se volvió crítico después de que importantes recortes presupuestarios provocaran el despido de unos 4.000 empleados.

3. Optimizar la atención al cliente con chatbots, SMS y gestión de llamadas

Valor: los clientes suelen esperar respuestas casi instantáneas. Con la automatización de flujos de trabajo y la IA agéntica, puedes cumplir esas expectativas.

En la atención al cliente es donde puedes ver el ROI más rápido de la automatización con IA. A diferencia de la automatización robótica de procesos, la IA puede interpretar el contexto, procesar datos no estructurados y tomar decisiones basadas en patrones, lo que la hace más adecuada para la imprevisibilidad de las interacciones con los clientes. 

La IA puede gestionar consultas entrantes, dirigir correctamente los casos complejos y hacer seguimiento a través de distintos canales. 

Lemonade construyó su modelo de seguros en torno a estas capacidades. Bots como Maya y Jim gestionan todas las interacciones con los clientes, desde la incorporación hasta las reclamaciones. Jim pagó una reclamación en tres segundos (Lemonade afirma que se trata de un récord mundial). Según la empresa, la IA es una de las principales razones por las que superó los 1.000 millones de dólares en primas vigentes manteniendo bajos los costes operativos.

4. Automatizar la captación de ventas y el cultivo de leads

Valor: la IA gestiona todo el ciclo de captación, desde encontrar leads hasta cultivarlos a lo largo del embudo de ventas, con una supervisión mínima por parte de tu equipo.

Las unidades de negocio que utilizaron IA en marketing y ventas vieron un aumento del 67 por ciento en los ingresos, y no es difícil ver por qué. Puedes usar la IA para

• Extraer y puntuar leads en función de datos firmográficos y de comportamiento.
• Personalizar la captación en frío a gran escala.
• Activar secuencias de seguimiento cuando un cliente potencial abre un correo electrónico o visita una página de precios.
• Usar tu CRM para actualizar los datos después de cada interacción y dirigir los leads cualificados al representante adecuado.

El resultado es un pipeline que prácticamente se gestiona solo y un equipo de ventas totalmente centrado en el trabajo que genera ingresos, como el cultivo de leads.

5. Categorizar y responder correos electrónicos

Valor: para los gerentes y para cualquiera que tenga un rol de cara al cliente, el correo electrónico supone una constante pérdida de tiempo. Por suerte, una de las formas más productivas de usar la IA en los negocios es automatizar las conversaciones por correo electrónico.

El empleado promedio dedica el 57 por ciento de su tiempo de trabajo a comunicarse por correo electrónico, por chat y en reuniones. Los usuarios que más utilizan el correo electrónico pasan 8,8 horas a la semana en sus bandejas de entrada, lo que equivale a más de un día completo de trabajo.

Las automatizaciones con IA pueden ahorrar tiempo categorizando los mensajes entrantes, señalando las prioridades y redactando respuestas. Muchas plataformas de IA ofrecen soluciones para esta pérdida de tiempo. Sus herramientas independientes de automatización con IA (como el Agente de Gmail de Jotform) facilitan la gestión de tu bandeja de entrada, con funciones como los resúmenes diarios de la bandeja de entrada.

6. Analizar los comentarios y el comportamiento de los clientes

Valor: aunque muchos equipos recopilan cantidades enormes de comentarios de los clientes, a menudo hay demasiados como para que alguien pueda analizarlos y actuar sobre ellos con suficiente rapidez. La IA puede ayudar a agilizar las cosas.

La IA puede procesar miles de interacciones con clientes a la vez para identificar patrones y señalar puntos de fricción recurrentes. También puede ofrecerte información sobre elementos críticos de la experiencia del cliente, como la rotación o la satisfacción, sin que nadie tenga que rebuscar en una hoja de cálculo.

Incluso puedes usar la IA para detectar lo que un cliente necesita antes de que él mismo se dé cuenta. Luego puedes entregar el mensaje adecuado a través del canal adecuado en el momento adecuado. Los consultores de McKinsey & Company llaman a esto la “siguiente mejor experiencia”, y las empresas que utilizan este enfoque han visto mejorar la satisfacción del cliente entre un 15 y un 20 por ciento y aumentar los ingresos entre un 5 y un 8 por ciento.

7. Optimizar el soporte de TI

Valor: la IA resuelve al instante los problemas rutinarios de soporte de TI, para que no tengas que pasar la mitad del día solucionando los mismos cinco problemas.

Al igual que la atención al cliente, el soporte de TI se basa en la repetición. Implica muchas preguntas rutinarias e intercambios de ida y vuelta. La IA puede automatizar muchos de estos flujos de trabajo, lo que convierte a TI en una de las áreas más populares para que las empresas la implementen. Según PwC, el 53 por ciento de las empresas estadounidenses que despliegan agentes de IA los utilizan en TI y ciberseguridad. 

La aplicación en el soporte de TI resulta especialmente útil para las pequeñas empresas. La mayoría no cuenta con un equipo de TI dedicado, por lo que resulta práctico utilizar soluciones de IA para las solicitudes rutinarias que, de otro modo, ralentizarían al resto del equipo. 

A menudo, el simple hecho de tener tus flujos de trabajo trazados y estandarizados puede ahorrar mucho tiempo, especialmente en el trabajo de gran volumen, como los tickets de soporte. Puedes usar creadores de flujos de trabajo gratuitos como Jotform Workflows o herramientas de diagramas de flujo con IA como el Generador de Diagramas de Flujo con IA de Jotform para lograrlo.

8. Procesar facturas

Valor: todos los equipos de finanzas tienen una acumulación de facturas por procesar. La IA las gestiona más rápido y con menos errores que cualquier flujo de trabajo manual.

Para la mayoría de los equipos de finanzas, el procesamiento de facturas implica iniciar sesión en los portales de proveedores, navegar por las secciones de facturación, descargar documentos y subirlos a un sistema aparte. El proceso puede ser repetitivo y lento. 

Pero investigaciones recientes han demostrado que los equipos que utilizan la automatización procesan las facturas en unos tres días, en comparación con los 17 días de los equipos que dependen de flujos de trabajo manuales. 

El Agente Controlador Financiero de Payhawk, por ejemplo, inicia sesión en los portales de proveedores, encuentra las facturas, codifica todos los campos requeridos y las envía en tu nombre. La empresa prevé procesar 500.000 facturas en 2026, lo que, según afirma, ahorrará a los clientes alrededor de cuatro años de trabajo manual combinado.

9. Mejorar la gestión de la cadena de suministro y el inventario

Valor: las cadenas de suministro tienen demasiadas piezas en movimiento. La IA lo supervisa todo y las mantiene en marcha, de modo que nada se escapa.

Gestionar una cadena de suministro significa estar pendiente de los plazos de los proveedores, los niveles de existencias, las previsiones de demanda y los ciclos de aprovisionamiento. Cualquier falta de visibilidad puede traducirse en envíos retrasados, almacenes sobrecargados o pedidos no atendidos. Los agentes de IA de automatización pueden supervisar todo esto en tiempo real. 

Estos asistentes digitales también pueden señalar anomalías, hacer seguimiento del desempeño de los proveedores y ofrecer recomendaciones estratégicas basadas en sus observaciones.

Como ejemplo de un uso eficaz de agentes de IA en esta área, una empresa química que probó agentes de IA para el aprovisionamiento autónomo vio cómo la eficiencia del personal de compras aumentaba entre un 20 y un 30 por ciento. Los agentes se encargaron de todo, desde la preparación de licitaciones y la precalificación de proveedores hasta el análisis de ofertas y la gestión de consultas de proveedores. Este trabajo requería anteriormente una importante coordinación manual, que consumía horas de un tiempo valioso.

10. Buscar en bases de conocimiento internas

Valor: la IA hace que años de conocimiento institucional se puedan buscar al instante para todo el equipo.

Los equipos empresariales suelen tener más conocimiento interno del que nadie tiene tiempo de encontrar y utilizar. Los documentos de cumplimiento, las guías de procesos y los datos de productos a menudo quedan enterrados bajo capas de carpetas o aislados entre distintos equipos. Si creas una base de conocimiento, toda tu plantilla puede usar la IA para consultarla, y no tendrán que escribir correos a nadie ni esperar una respuesta.

Unilever creó un sistema de este tipo para su equipo de sostenibilidad. Cansado de las solicitudes de datos (algunas con más de 100 preguntas), un miembro del equipo subió un conjunto seleccionado de documentos de la empresa a Microsoft Copilot Studio para facilitar el acceso. 

El asistente de IA de McKinsey, Lilli, reúne más de 100.000 documentos internos de más de 40 fuentes de conocimiento. Todos los empleados de la empresa (más de 7.000) pueden acceder a estos datos.

11. Recomendar productos y servicios a los clientes

Valor: la IA puede sugerir el producto adecuado en el momento adecuado, lo que aumenta las conversiones y el valor medio del pedido.

La IA puede recomendar productos analizando las búsquedas, el historial de compras y el comportamiento de navegación de un cliente. Walmart, por ejemplo, está experimentando con esta capacidad a través de un asistente de compras con IA. Sparky, el agente virtual de la cadena minorista, puede recomendar productos, ayudar a los compradores a encontrar artículos compatibles e incluso ofrecer recetas a partir de una foto del refrigerador de un cliente.

Las grandes empresas no son las únicas que ayudan a los clientes a comprar con IA. Cualquier tienda, grande o pequeña, en línea o física, puede beneficiarse de los flujos de trabajo de recomendación de productos impulsados por IA. En 2026, el 58 por ciento de las tiendas de comercio digital cuenta con un sistema de recomendaciones. 

12. Implementar el mantenimiento predictivo

Valor: utiliza agentes de IA para predecir los fallos de los equipos antes de que ocurran, reduciendo el tiempo de inactividad y evitando reparaciones costosas.

En lugar de esperar a que las máquinas o los vehículos se averíen, las empresas están utilizando la IA para predecir los fallos con antelación. Los sensores pueden recopilar datos sobre la temperatura, la vibración y el rendimiento, y los modelos de aprendizaje automático señalan patrones que indican posibles problemas.

En la industria automotriz, por ejemplo, ZF Friedrichshafen AG creó un agente de IA autónomo llamado TempAI para predecir la temperatura en los trenes de potencia que funcionan con electricidad. Según S&P Global, la innovación mejoró la precisión de la previsión de temperatura en más de un 15 por ciento.

Para los fabricantes y los operadores de flotas, ese tipo de información se traduce en menos fallos inesperados y más tiempo entre reparaciones.

¿Te sientes inspirado? Pon la IA a trabajar ahora mismo con los Agentes de IA de Jotform

Si quieres explorar la automatización de procesos empresariales con IA, los Agentes de IA de Jotform son un excelente punto de partida. Convierten los formularios habituales en experiencias conversacionales en las que un agente de IA formula preguntas y guía a los encuestados a través del proceso paso a paso. 

En lugar de rellenar un formulario estático, las personas interactúan con el agente de IA en una interfaz tipo chat mientras el flujo de trabajo se ejecuta en segundo plano. Puedes entrenar al agente utilizando documentos o instrucciones personalizadas para que comprenda tu proceso y haga las preguntas adecuadas. 

Lo mejor de todo: según las preferencias de tu audiencia o el propósito del formulario, puedes implementar el agente de diversas maneras, incluidos bots de voz, plataformas sociales e incluso una aplicación de agente de IA personalizada que te permite implementar la IA a tu manera.

Aquí tienes algunos agentes de IA prediseñados con los que empezar:

• Agente de IA de Atención al Cliente: recopila toda la información importante de los clientes en un formato conversacional, de modo que los agentes tengan todo el contexto a la hora de responder
• Agente de IA de Cualificación de Leads: interactúa con los leads entrantes, formula preguntas de seguimiento y te ayuda a puntuar a los prospectos de una manera más ágil
• Agente de IA de Informes de Reuniones: captura los detalles de las reuniones formulando preguntas de seguimiento estructuradas y convierte las respuestas en un informe de reunión con formato
• Agente de IA de Lista de Verificación para Crear una Empresa: guía a los fundadores de pequeñas empresas a través de los pasos clave de puesta en marcha (como planificar las finanzas y completar la documentación requerida) formulando preguntas y ayudándoles a hacer seguimiento del progreso
• Agente de IA de Información de Empleados: actúa como un asistente interno de RR. HH. que formula a los empleados preguntas sobre su puesto, los requisitos del trabajo y más, para recopilar y mantener bases de datos precisas 

Jotform tiene más de 7.000 agentes de IA a tu disposición. Regístrate gratis y crea tu agente de IA en cuestión de minutos.