El tiempo lo es todo en la automatización de flujos de trabajo. Si bien ejecutar procesos de forma instantánea es ideal para tareas como enviar notificaciones rápidas, los flujos de trabajo del mundo real rara vez ocurren de una sola vez.
Ya sea que estés incorporando a un nuevo empleado, enviando correos de recordatorio antes de un evento o gestionando renovaciones de contratos, las tareas críticas a menudo necesitan realizarse en momentos específicos, no inmediatamente después de que se envía un formulario.
Por eso estamos encantados de presentar el elemento Espera, una potente nueva función que ya está disponible en Jotform Workflows.
El elemento Espera ofrece a los equipos un mayor control sobre la temporización de sus procesos automatizados. Puedes pausar la ejecución del workflow y reanudar las acciones automáticamente cuando lo necesites, eliminando seguimientos manuales y soluciones alternativas complejas.
¿Qué es el elemento Espera?
El elemento Espera es una función de lógica condicional y control de flujos de trabajo dentro del constructor de workflows de Jotform, basado en arrastrar y soltar. Te permite pausar la ejecución del workflow y retrasar los pasos posteriores en función de tiempos establecidos o datos dinámicos de los campos del formulario. En lugar de activar inmediatamente un correo electrónico, una asignación de tareas o una solicitud de aprobación cuando alguien envía un formulario, tu flujo de trabajo se pausará hasta que se cumpla una condición específica.
Incorporar una temporización precisa en la automatización de flujos de trabajo solía requerir soluciones alternativas complejas o seguimientos manuales. El elemento Espera ofrece a los clientes de Jotform Empresarial una forma sencilla y fluida de crear automatizaciones basadas en el tiempo, para que cada paso de tu proceso se ejecute exactamente en el momento adecuado.
3 formas flexibles de programar la ejecución de flujos de trabajo
Puedes encontrar el elemento Espera directamente en la lista de elementos del constructor de workflows. Una vez que lo añadas a tu flujo de trabajo, podrás elegir entre estas tres opciones de programación.
1. Esperar hasta una fecha y hora específicas
¿Necesitas que un paso de tu flujo de trabajo ocurra en una fecha fija del calendario? Puedes configurar el elemento Espera para pausar el workflow hasta una fecha y hora exactas. Esta opción es ideal para tareas como programar revisiones de fin de trimestre, anuncios de lanzamiento de productos y recordatorios de plazos.
2. Esperar datos de un campo de fecha de un formulario
Tus procesos a menudo están impulsados por la información que proporcionan los usuarios. Puedes configurar el elemento Espera para que se pause hasta una fecha especificada en un formulario dentro de tu workflow. Por ejemplo, si un usuario envía un formulario de registro para un evento con un campo “Fecha del evento”, tu flujo de trabajo se pausará hasta esa fecha específica.
3. Programar antes o después de un campo de fecha
¿Quieres enviar un seguimiento un día después de una cita o un correo de recordatorio automatizado dos días antes de que expire un contrato? El elemento Espera te permite programar acciones a intervalos desde un campo de fecha en un formulario, como un número específico de días u horas antes o después de la fecha. Esto te da un mayor control sobre los procesos impulsados por plazos.
Casos de uso populares del elemento Espera
Añadir pausas temporizadas ofrece a los equipos más formas de automatizar procesos de negocio con múltiples pasos. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Recursos humanos e incorporación: Recopila la documentación del nuevo empleado, pausa el flujo de trabajo y envía automáticamente los materiales de orientación dos días antes de la fecha oficial de incorporación.
- Gestión de eventos: Envía confirmaciones de reserva de forma inmediata, pausa hasta 24 horas antes del evento para enviar recordatorios y haz un seguimiento tres días después del evento con una encuesta de satisfacción.
- Renovación de contratos y suscripciones: Envía avisos de renovación automáticos a 30, 15 y siete días antes de la fecha de vencimiento de un acuerdo.
- Seguimiento de citas: Envía instrucciones de cuidado posteriores a la cita o recordatorios de pago tras un período de espera establecido.
Cómo configurar el elemento Espera en Jotform Workflows
Configurar el elemento Espera solo requiere unos pocos clics en el constructor de workflows:
- Abre Jotform Workflows y arrastra el elemento Espera desde el menú de la izquierda hasta el lienzo de tu workflow.
- Colócalo entre los pasos donde deseas que el flujo de trabajo se pause y se reanude.
- Haz clic en Configuración (el icono de engranaje) para establecer las condiciones de reanudación del workflow: una fecha específica, una fecha de un campo del formulario o un período de tiempo determinado antes o después de un campo de fecha.
- Guarda la configuración y publica tu workflow. Luego deja que Jotform se encargue de la temporización automáticamente.
Toma el control de tus cronogramas automatizados
Con el elemento Espera en Jotform Empresarial, puedes automatizar procesos sensibles al tiempo sin depender de seguimientos manuales ni soluciones alternativas. Los flujos de trabajo se ejecutan según tu programación, ofreciendo a tu equipo mayor precisión y flexibilidad.
¿Listo para optimizar tus automatizaciones sensibles al tiempo? Inicia sesión en tu cuenta de Jotform Empresarial hoy mismo para probar el nuevo elemento Espera en Jotform Workflows.
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