El Columbia County School District (CCSD), ubicado en Georgia, cuenta con 31 planteles que van desde primaria hasta secundaria. La misión del distrito es involucrar, enriquecer e inspirar a sus casi 30.000 estudiantes. Para apoyar esa misión, el personal del CCSD depende de una gran variedad de formularios. Hace no mucho, muchos de esos formularios estaban en papel.
Los flujos de aprobación eran casi imposibles de rastrear y tomaban demasiado tiempo en completarse. Los educadores tenían que revisar su correo y buscar entre largas cadenas de mensajes solo para mantenerse al tanto.
“Los formularios en papel siempre son una pérdida de tiempo”, dice Joahn Sperry, analista de sistemas de negocio en el CCSD. “Los entregas enviándolos por el correo interno o pasándolos de mano en mano; hoy en día simplemente parece algo del pasado”.
Trabajamos con software que te dan ganas de sacarte un ojo porque su funcionalidad está muy atrasada”, comenta. “Jotform ha hecho un buen trabajo manteniéndose al día con los tiempos.
Joahn Sperry, analista de sistemas de negocio, CCSD
Los administradores del CCSD buscaron una mejor solución y encontraron Jotform Empresarial. Ahora los formularios en línea son fáciles de crear y compartir, y también más sencillos de completar. Los datos de los envíos quedan organizados y se pueden ordenar. Como los flujos de trabajo están automatizados, se completan mucho más rápido. Los equipos administrativos tienen una visibilidad clara del estado de las aprobaciones, y las largas cadenas de correos quedaron obsoletas.
“¿La vida es más fácil con Jotform? Sí, al cien por cien”, afirma Sperry.
Case study results at a glance
Colaboración en 31 planteles
3.600 empleados, incluidos 1.800 docentes, se benefician de dejar atrás los formularios en papel.
45.000 envíos y subiendo
Gracias a flujos de trabajo más ágiles, casi 30.000 estudiantes disfrutan de más tiempo de calidad con sus educadores.
De cadenas de 15 correos a una sola fuente de verdad
Jotform simplifica el seguimiento de datos y elimina los correos innecesarios de cada flujo de trabajo.
Un territorio sin reglas
El distrito ya tenía un sistema digital para recursos humanos, nóminas y documentación de cumplimiento. Pero, como explica Sperry, los distritos escolares funcionan con muchísimo más que esos flujos de trabajo específicos.
“Hay mil formularios de gestión distintos que necesitas solo para que todo funcione”, dice, y menciona las solicitudes de permisos de aparcamiento para estudiantes de secundaria y los formularios de autorización para excursiones.
Con tantos formularios en uso, hacer seguimiento de los envíos resultaba casi imposible. Esto era especialmente complicado en los flujos de aprobación de software. “Se había convertido en un territorio sin reglas. Las escuelas solicitaban, o incluso implementaban, aplicaciones de software sin un proceso formal de revisión”, cuenta Sperry.
Sperry y Karin Edwards, secretaria ejecutiva, señalan que completar una sola solicitud de aprobación requería 15 o más intercambios de correos. “Lo hacíamos todo por correo, pero no teníamos un registro del proceso en sí”, explica Sperry. “Podemos guardar los correos, pero eso no nos ayuda realmente a hacer seguimiento del proceso”.
Sin un registro de auditoría, las partes implicadas no tenían forma de saber si una solicitud había sido aprobada o rechazada. Para un distrito con 3.600 empleados, de los cuales 1.800 son docentes, estos flujos de trabajo tan engorrosos se iban acumulando y dejaban a los educadores con demasiado trabajo rutinario.
El distrito necesitaba recuperar el control y evitar que se usara software sin aprobación oficial. Sperry empezó creando un flujo de trabajo de aprobación de software con Jotform Empresarial.
Un equilibrio tecnológico: las integraciones de Jotform con Google y Microsoft preparan a los estudiantes para entornos laborales versátiles tras graduarse
Todos tenemos muchas opciones a la hora de elegir la tecnología que usamos a diario, y lo mismo ocurre con las instituciones educativas. Algunas trabajan con Google y otras con Microsoft.
Las integraciones de Jotform encajan con la estrategia del CCSD de preparar a los estudiantes para usar ambos sistemas operativos. Cuando lo necesitan, los administradores pueden transferir automáticamente los datos de los envíos a Google Sheets o a Microsoft Excel gracias a las integraciones de Jotform con Google y Microsoft.
“De infantil a quinto usamos Google Classroom”, dice Sperry. “Pero a partir de sexto vamos introduciendo Microsoft. Así, cuando los estudiantes se gradúan, tienen una formación más equilibrada”.
Jotform tiene cientos de integraciones. Y con los webhooks de Jotform, prácticamente no hay límite en la cantidad de aplicaciones externas que pueden conectarse a Jotform.
Soluciones digitales sencillas
Cuando Sperry empezó a crear flujos de trabajo, el creador de flujos de trabajo sin código de Jotform le facilitó mucho el proceso. Pudo construir los flujos ella misma sin cargar de trabajo a su equipo de TI.
Su flujo de solicitud de software arranca con un formulario que recopila la información que necesita, como qué departamento hace la solicitud. La lógica condicional dirige cada envío a las personas y departamentos correspondientes, de modo que todos se mantienen al tanto.
“Ahora se guía a los usuarios para que faciliten información concreta en el formulario. Esa solicitud me llega a mí para revisarla”, explica Sperry. “Contacto con la empresa de software, evalúo la herramienta y después la solicitud avanza por el proceso de aprobación hasta los distintos responsables”.
Edwards, que ayuda a gestionar el flujo de solicitud de software, valora mucho la visibilidad que ahora tienen sobre las aprobaciones. “Antes, alguien podía no responder al último correo”, cuenta. “No tenías todo el proceso en un solo lugar. Ahora está todo ahí mismo”.
Como el flujo de trabajo es fácil de rastrear, Sperry puede confirmar decisiones pasadas. “Esto me ha salvado el pellejo alguna que otra vez, cuando he podido decir: ‘No, esto sí lo hicimos, y aquí está la prueba’”, comenta.
¿La vida es más fácil con Jotform? Sí, al cien por cien.
Joahn Sperry, analista de sistemas de negocio, CCSD
El distrito también mejoró con Jotform su proceso de solicitud de permisos profesionales, que antes se hacía en papel. Sperry dice que pasar los formularios en papel a flujos de trabajo en línea con Jotform fue más fácil que usar otros programas de los que depende el distrito.
“Trabajamos con software que te dan ganas de sacarte un ojo porque su funcionalidad está muy atrasada”, dice. “Jotform ha hecho un buen trabajo manteniéndose al día con los tiempos”.
Jotform Empresarial ayuda a Sperry y a su equipo a crear flujos de trabajo complejos que resultan sorprendentemente fáciles de gestionar. “Que yo pueda meterme ahí y, en un par de horas, construir algo y además poder consultar el historial, eso es enorme”.
¿Quiere enviar los datos de sus envíos a Excel? Eche un vistazo a nuestra integración con Excel.
Menos trabajo rutinario, más trabajo con sentido
Al digitalizar su “territorio sin reglas” de papeles y cadenas de correos, el Columbia County School District ha sustituido unos procesos fragmentados por flujos de trabajo ágiles y transparentes. Jotform Empresarial ha dejado atrás las largas cadenas de correos, y los registros de auditoría centralizados garantizan la rendición de cuentas en los 31 planteles.
Más de 45.000 envíos después, el distrito sigue dejando atrás los ineficientes formularios en papel y los seguimientos manuales para apostar por soluciones ágiles y sin código. ¿El resultado? Los educadores dedican menos tiempo a rastrear aprobaciones y perseguir papeleo, y más tiempo a involucrar, enriquecer e inspirar a sus 30.000 estudiantes.
Comparta su historia
Comparta los logros de su equipo con Jotform Empresarial. Solicite un caso de estudio.
Enviar Comentario: