US Sailing + Jotform Empresarial: resultados de un vistazo
% de departamentos que usan Jotform
100
N.º de datos recopilados por propietario de barco
2.000+
N.º de integraciones de plataforma utilizadas
4 (Google Calendar, Google Sheets, Gmail, Dropbox)
Para muchas organizaciones sin fines de lucro, la eficiencia no es solo una meta, es una necesidad. Cuando tu misión depende de cómo gestionas a los voluntarios, a los donantes y a presupuestos ajustados, cada hora que ahorras es tiempo que puedes dedicar a servir a tu comunidad. Eso es justo lo que descubrió el equipo de US Sailing, el organismo rector a nivel nacional del deporte de la vela, tras adoptar Jotform Empresarial.
Desde 1897, US Sailing ha ayudado a que más personas se sumen a la vela a través de la educación, la competición y la promoción de la igualdad de oportunidades en el agua. Desde formar y certificar a jueces de regata hasta apoyar a atletas olímpicos, el trabajo de la organización llega a muchos rincones del mundo de la vela. Pero hasta hace unos años, buena parte de ese trabajo se veía atascada por formularios en papel, correos dispersos y seguimientos manuales.
De las pilas de papel a procesos organizados
Antes de Jotform, los equipos de US Sailing hacían malabares con las solicitudes y la recopilación de datos a la antigua: de forma manual y, muchas veces, en papel. Peri Burns, directora del departamento de educación de la organización, recuerda muy bien esos obstáculos. Recoger las solicitudes de nuevos cursos y los comentarios sobre ellos implicaba perseguir correos, revisar montones de formularios en papel y confiar en que nada se quedara en el tintero.
Cuando la organización se pasó a Jotform, los procesos se volvieron mucho más eficientes. Burns lo llamó «un cambio necesario» y explicó cómo digitalizar los formularios centralizó las solicitudes y simplificó el seguimiento, poniendo orden en lo que antes era un caos. «Es un ahorro de tiempo», dice Burns.
[Jotform Empresarial] nos permitió obtener mejores datos.
Sydney Hough, gerente de membresías, US Sailing
Con una sola plataforma para recopilar y gestionar los datos, los equipos de US Sailing pudieron manejarlos con mucha más fluidez. «Tener un lugar centralizado para toda esa recopilación de datos ha sido de gran ayuda», comenta Burns.
Mantener la enseñanza de la vela en rumbo
La educación es uno de los programas más grandes de US Sailing. Ahora, cada solicitud para hacer un curso de vela empieza con un sencillo formulario de Jotform que pone en marcha un flujo de trabajo de forma automática. El curso se añade a la cola del equipo y se asigna a un instructor. Al terminar, se envían automáticamente encuestas de seguimiento a los participantes.
El departamento de educación también se apoya en las herramientas de reportes de Jotform para tomar decisiones basadas en datos. «Creamos reportes constantemente», dice Burns. Con acceso inmediato a los comentarios y a las métricas de los cursos, el equipo puede mejorar los programas de formación y apoyar a los instructores en tiempo real.
La facilidad de uso ha sido clave para que toda la organización lo adoptara. «Es fácil de usar, tanto para crear los formularios como para los usuarios finales que los envían», añade Burns. Hoy, Jotform Empresarial ayuda a impulsar las operaciones diarias de la organización y respalda su misión de educar e inspirar a la próxima generación de marineros.
Avanzar a toda vela con datos que funcionan
En el área de administración de regatas, Judie McCann supervisa los procesos de solicitud y certificación de los jueces de regata de todo el país. Para ella, Jotform Empresarial es mucho más que una herramienta de formularios: forma parte de su rutina diaria. «La verdad es que lo uso todo el día, todos los días», cuenta McCann.
Su equipo usa Jotform para gestionar solicitudes, verificaciones de antecedentes, apelaciones y recomendaciones. Cuando llega el momento de contar los votos para los trofeos o revisar los envíos, Jotform Tablas le da acceso inmediato a los datos que necesita. «Puedo generar un reporte de los envíos, lo cual es muy útil», dice McCann. «No tengo que crear el reporte. Ya está todo hecho por mí».
Con todo en un solo lugar (los formularios, los datos y los reportes), el equipo de administración de regatas de US Sailing puede centrarse en lo que de verdad importa: mantener la justicia, la seguridad y la excelencia en el deporte. «Tener todo en un mismo sitio nos ayuda muchísimo con nuestro flujo de trabajo», afirma McCann. O como lo resume Sarah Hawkins, directora de comunicación y marketing: «Nos encanta Jotform. Lo usamos en nuestro flujo de trabajo y en nuestro día a día».
Nos encanta Jotform. Lo usamos en nuestro flujo de trabajo y en nuestro día a día.
Sarah Hawkins, directora de comunicación y marketing, US Sailing
Navegar sin sobresaltos con soluciones escalables
El departamento de alta mar de US Sailing ofrece orientación y servicios a los propietarios de grandes embarcaciones que participan en competiciones, para garantizar regatas justas, seguras y equitativas. Cada año gestiona los datos de más de 1.000 propietarios de barcos grandes, así que el personal necesitaba un sistema escalable capaz de manejar flujos de trabajo complejos y grandes volúmenes de datos. «Recopilamos muchos datos de cada barco y usamos una serie de formularios de Jotform para lograrlo», explica Sydney Hough, gerente de membresías.
Con Jotform Empresarial, su equipo creó un sistema de solicitudes fluido que se conecta con las bases de datos internas. Incluye flujos de trabajo automatizados, conexiones por API e integraciones con herramientas como Google Calendar y Gmail. Como se recogen miles de datos de cada propietario de barco, estas automatizaciones ahorran un tiempo valioso y garantizan la precisión. «Esa conexión nos permitió agilizar las cosas y hacerlas más eficientes», dice Hough.
Jotform Empresarial también permite a US Sailing adaptar los métodos de recopilación de datos a su público tan variado, desde marineros con mucha experiencia hasta personas que participan por primera vez. Hough destaca lo fácil que es para personas de todas las edades y niveles de familiaridad con la tecnología usar los formularios, y lo flexibles que son las vistas de datos para el personal. También habla muy bien de las opciones de personalización de Jotform, que les permiten ajustar los formularios para hacer preguntas muy concretas. «Nos ayudó con la claridad de los datos», afirma Hough. «Nos permitió obtener mejores datos».
¿Y cuando el equipo necesitó ayuda para configurar flujos de trabajo complejos? «El equipo [de soporte de Empresarial] fue increíble», cuenta Hough. «La atención al cliente es de primera».
Le recomendaría Jotform Empresarial a cualquiera.
Sydney Hough, gerente de membresías, US Sailing
Herramientas de colaboración en equipo para crecer en toda la organización
Para US Sailing, Jotform Empresarial no solo modernizó la recopilación de datos: también reforzó la colaboración, mejoró la precisión de los datos y dio al personal más tiempo para centrarse en generar impacto.
Las organizaciones sin fines de lucro también necesitan soluciones que avancen al ritmo de sus misiones, en constante cambio. Hough cuenta que el amplio conjunto de funciones de Jotform ayuda a US Sailing a mantenerse al día con esas necesidades cambiantes. «Cada vez que me he puesto a buscar [alguna función], ustedes ya la tenían. Es como si fueran tres pasos por delante», dice Hough.
«Le recomendaría Jotform Empresarial a cualquiera», añade, y eso dice mucho sobre lo transformadora que puede ser la tecnología adecuada.
Impulse la misión de su organización sin fines de lucro
Ya sea que gestione programas de alcance nacional como US Sailing o iniciativas locales, Jotform Empresarial ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a simplificar sus operaciones, mejorar la colaboración y obtener información valiosa, todo mientras ahorra tiempo para lo que de verdad importa. Descubra cómo Jotform Empresarial puede ayudar a su organización a recopilar mejores datos, mejorar la coordinación y liberar el tiempo de su equipo para que pueda centrarse más en su misión.
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