Los 5 mejores programas de software para la mejora de procesos
Cuando piensa en la NASA, probablemente imagina satélites, cohetes y a algunos de los matemáticos, ingenieros y científicos más brillantes del mundo enviando astronautas al espacio.
Sin embargo, en 1999, el Mars Climate Orbiter, que fue diseñado para estudiar Marte y sus condiciones atmosféricas, se desintegró en el cielo debido a un simple error matemático. Al olvidar convertir las unidades de medida imperiales a métricas, los miembros del equipo de la NASA cometieron un error de $125 millones (sin mencionar los 10 meses de viaje desperdiciados hacia y desde Marte).
Aunque su empresa no tenga el tamaño o el alcance de la NASA, los errores y descuidos simples aún pueden costarle. Cuando se trata de gestionar sus operaciones, no hay nada tan importante para sus resultados como procesos empresariales efectivos, bien documentados y bien comunicados.
Afortunadamente, el software de mejora de procesos empresariales (BPI) puede ayudar. Al identificar lo que funciona y lo que no, puede reducir ineficiencias, eliminar problemas de calidad en los productos y cumplir con las expectativas tanto de los clientes como de cumplimiento normativo.
¿Qué es la mejora de procesos empresariales?
En esencia, la mejora de procesos empresariales, o gestión de procesos empresariales, es una autoevaluación. Es la práctica de analizar su organización en su conjunto, incluyendo a los empleados y los procesos, en su estado actual para identificar oportunidades de mejora y crecimiento.
A través de varias metodologías (incluidas Six Sigma, lean management y gestión ágil), la mejora de procesos empresariales (BPI por sus siglas en inglés) le ayuda a obtener una visión más clara de sus recursos y procesos actuales, para que pueda encontrar formas de aprovechar mejor lo que ya está disponible y ahorrar tiempo y esfuerzo.
¿Cuáles son los beneficios de BPI?
Al hacer de la mejora de procesos empresariales parte de sus operaciones diarias, puede
- Reducir el tiempo que su equipo dedica a completar procesos
- Optimizar la comunicación entre los empleados en esos procesos
- Reducir errores
- Ayudar a cumplir con los requisitos normativos
- Ayudar a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes
¿Cómo se implementa BPI?
Aunque pueda parecer complicado, BPI es en realidad bastante sencillo, especialmente si cuenta con un software de mejora de procesos implementado. A continuación, se presentan los pasos básicos para implementar BPI.
- Defina y analice sus flujos de trabajo y estructuras organizativas actuales. ¿Qué está funcionando? ¿Qué no? No se limite solo a sus propias ideas y preocupaciones, también consulte a sus gerentes y empleados para obtener su opinión, ya que pueden identificar aspectos que usted podría pasar por alto.
Una vez que sepa qué necesita mejorar, puede comenzar a idear soluciones.
- Rediseñe y reorganice sus procesos basándose en la información que ha recopilado sobre sus operaciones diarias, quizás incorporando alguna nueva tecnología. Cree tableros de gestión de proyectos y hágalos visibles para todo el equipo. ¿Necesita reemplazar un sistema por completo, o su sistema actual solo requiere algunos ajustes, como una pequeña reestructuración o la reasignación a alguien con más experiencia?
Una vez que identifique las áreas de mejora, será mucho más fácil determinar cómo abordarlas.
- Pruebe los cambios que realizó y asegúrese de que realmente se mantengan en el tiempo. ¿Está listo para alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión? Si no es así, vuelva al paso uno e inténtelo de nuevo.
- Finalmente, una vez que esté satisfecho con las revisiones, comunique todo a su equipo y a las demás partes involucradas, pero siga dando seguimiento a los cambios y recopilando comentarios y datos. Las iniciativas de BPI más exitosas responden a las necesidades cambiantes del negocio a medida que crece y evoluciona.
¿Cuáles son los cinco mejores programas de software para la mejora de procesos?
Ahora que ya sabe qué es la mejora de procesos empresariales y por qué es importante, puede encontrar un software de mejora de procesos que se adapte a sus necesidades. Aquí tiene cinco de los mejores del mercado.
1. Kissflow Process
Con el software BPI sin código Kissflow, puede dar seguimiento y gestionar sus flujos de trabajo, asignar distintos procesos a diferentes miembros del equipo y exportar y analizar datos, todo desde un panel personalizable. Kissflow es fácil de usar, rápido de implementar y cuenta con más de 10,000 clientes, entre ellos Pepsi, Uber y Motorola.
2. Jotform
A través de la automatización, el creador de formularios en línea sin código Jotform puede ayudarle a mejorar sus procesos empresariales con su biblioteca de plantillas totalmente personalizables para formularios, archivos PDF, tablas y flujos de aprobación. Ya sea que necesite informes más detallados o un proceso de aprobación más simple y automatizado, Jotform puede ayudarle, especialmente porque se integra con más de 100 aplicaciones de CRM, gestión de datos y análisis.
3. Process Street
Process Street es un software de mejora de procesos que le permite integrar a su equipo, incorporar nuevos clientes, dar seguimiento al progreso de los proyectos y gestionar flujos de trabajo con facilidad, gracias a funciones como la creación de flujos de trabajo con arrastrar y soltar. Además, se integra con Zapier, lo que permite a su equipo conectarse con más de 1,000 aplicaciones para cubrir necesidades específicas de cada área.
4. ProcessMaker
El software de mejora de procesos low-code ProcessMaker puede ayudarle a optimizar los flujos de trabajo de su negocio, ya sea que el problema sea una comunicación interna deficiente, procesos de aprobación poco eficientes o cualquier otra situación. Con sus formularios personalizables, funciones de arrastrar y soltar y panel de acuerdos de nivel de servicio (SLA por sus siglas en inglés), usted y su equipo pueden conectarse fácilmente, colaborar de forma más efectiva y reducir errores en todos los procesos.
5. Nintex
Con la plataforma de gestión de procesos empresariales Nintex, puede gestionar, automatizar y optimizar sus procesos de negocio mediante mapeo y análisis de procesos, formularios digitales, aplicaciones móviles, integraciones y más, todo desde un solo lugar. Además, no necesita tener experiencia en programación, ya que Nintex es una solución completamente sin código.
Con BPI, puede llevar los procesos existentes de su empresa de ser simplemente suficientes a ser realmente eficientes, reduciendo costos operativos, mejorando el servicio al cliente y ofreciendo un producto de mayor calidad. Encontrar el software de mejora de procesos adecuado para su negocio hará que todo el proceso sea mucho más sencillo.
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