Mantenerse al tanto ahora es más fácil. La nueva función de Notificaciones de equipo para Jotform Empresarial te permite personalizar quién recibe actualizaciones sobre las actividades del equipo, para que las notificaciones lleguen exactamente a quienes las necesitan. Ahora tú controlas quién recibe notificaciones sobre qué en tus Jotform Teams.
La capacidad de personalizar las notificaciones en Teams ha sido una de las funciones más solicitadas por nuestros clientes Empresariales. Ahora, los administradores de equipo pueden decidir exactamente quién recibe notificaciones sobre eventos específicos del equipo. Se acabaron las alertas únicas para todos. Solo la información correcta para las personas correctas.
Los administradores de equipo ahora pueden seleccionar los destinatarios de las notificaciones directamente desde Configuración del equipo > Notificaciones. Puedes asignar notificaciones a miembros individuales del equipo o a roles específicos. Por ejemplo, si quieres que todos los gerentes reciban alertas de solicitudes de acceso, puedes configurarlo con un par de clics.
Lo que puedes configurar
Aquí tienes una lista de los eventos para los que puedes gestionar los destinatarios de notificaciones:
- Miembro del equipo añadido: Los destinatarios reciben una notificación cuando un nuevo miembro se une al equipo.
- Solicitud para unirse: Los destinatarios reciben una notificación cuando alguien pide unirse a tu equipo.
- Solicitudes de acceso: Mantente al día con las solicitudes de acceso a los recursos antes de que generen cuellos de botella.
- Comentarios de Inbox: Asegúrate de que las personas adecuadas vean los comentarios publicados en Jotform Inbox.
- Actividad de documentos de Jotform Firmas: Haz un seguimiento de cuándo se abre, firma o rechaza un documento, o cuándo expira el período de firma. Esto ahora incluye los formularios con automatización de Firmas habilitada, que se pueden gestionar en el mismo lugar que tus demás notificaciones de documentos de Firmas.
Comienza ahora
Configurar las notificaciones lleva menos de un minuto. Así es como se hace.
- Desde un espacio de trabajo de Equipo, haz clic en el botón Configuración del equipo en la parte inferior izquierda.
- Haz clic en la pestaña Notificaciones en el panel izquierdo.
- Para los eventos listados (por ejemplo, cuando un nuevo miembro se une a tu equipo), selecciona quién debe recibir la notificación: ya sean miembros individuales del equipo o roles de equipo específicos.
- Haz clic en Guardar cambios.
Eso es todo. Para obtener una guía detallada, consulta nuestras guías prácticas:
- Cómo gestionar los destinatarios de las Notificaciones de equipo
- Cómo gestionar los destinatarios de las notificaciones de comentarios de Inbox en Teams
Mayor control sobre las notificaciones de formularios
Esta actualización combina muy bien con otra mejora reciente: mayor flexibilidad para las notificaciones de envíos de formularios.
Anteriormente, las notificaciones solo se podían enviar a todo un equipo o a direcciones de correo electrónico individuales. Ahora, desde el Creador de formularios, puedes seleccionar un equipo y luego elegir exactamente qué miembros de ese equipo reciben notificaciones para un formulario específico, de modo que los miembros del equipo solo reciban alertas sobre los envíos de formularios que les resulten relevantes.
Puedes gestionar esto en Configuración > Correos electrónicos en el Creador de formularios. Consulta la guía práctica completa.
Beneficios en todos los sectores
Las Notificaciones de equipo generan mejoras significativas en la eficiencia prácticamente para todos los sectores que dependen de flujos de trabajo coordinados.
En el sector de la salud, los administradores de clínicas pueden asegurarse de que solo los jefes de departamento adecuados reciban alertas cuando el personal solicita acceso a formularios confidenciales de admisión de pacientes, manteniendo un cumplimiento riguroso sin saturar a los trabajadores de primera línea con avisos irrelevantes.
Los bufetes de abogados y las empresas de servicios profesionales pueden asignar las notificaciones de firma de documentos a los socios o auxiliares jurídicos específicos responsables de cada asunto, para que ningún plazo de firma se pase por alto.
Para los equipos de comercio electrónico y operaciones, dirigir las alertas de solicitudes de acceso a los gerentes según su rol significa que los nuevos empleados se configuran más rápido sin crear cuellos de botella en las aprobaciones durante las temporadas altas.
Las instituciones educativas que gestionan formularios de inscripción o consentimiento pueden configurar las notificaciones de comentarios de inbox para que los orientadores y administradores estén al tanto de los envíos que realmente les conciernen.
Y en las agencias inmobiliarias, donde varios agentes colaboran bajo una única cuenta de equipo, las alertas de actividad de documentos de Firmas se pueden enviar a los agentes y coordinadores vinculados a cada transacción, reduciendo el ruido y garantizando que nada crítico pase desapercibido.
Para concluir
La función de Notificaciones de equipo no es solo una forma de ordenar tu bandeja de entrada, sino una manera de crear flujos de trabajo de equipo más inteligentes y responsables.
Cuando las personas adecuadas reciben las alertas adecuadas, las decisiones se toman más rápido, los recursos no quedan atrapados en un limbo de aprobaciones y las tareas importantes no se pasan por alto simplemente porque una notificación llegó a la persona equivocada. Ya sea que gestiones una startup de cinco personas o un extenso equipo empresarial, este tipo de control preciso escala contigo.
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