Poder recopilar datos de sus formularios está muy bien. Es útil ver las respuestas a su formulario, y Google proporciona gráficos atractivos para que pueda ver de un vistazo cómo respondieron las personas.
Pero ¿qué pasa si desea profundizar realmente en sus datos? Tal vez quiera generar sus propios reportes o realizar un análisis de datos más detallado.
Si recopila regularmente ciertos tipos de datos, es posible que desee tener una visión aún más amplia. Tal vez quiera ver cómo cambian las respuestas a lo largo del tiempo o entre diferentes grupos de personas. También podría querer comparar datos de diferentes tipos de formularios.
Para realizar un análisis avanzado de los datos, necesita una base de datos. Google no proporciona una solución lista para usar, pero existen otras opciones.
Dónde almacena los datos Google Forms
Lo más probable es que, si está buscando información sobre bases de datos, sea un usuario avanzado y ya tenga experiencia con Google Forms. Pero no todo el mundo ha llegado a ese punto todavía. Así que comencemos con lo básico.
En la parte superior de su formulario hay una barra con tres pestañas. La pestaña del medio, Respuestas, es donde puede ver los datos que su formulario ha recopilado.
Dentro de la pestaña Respuestas hay tres pestañas más que le permiten cambiar la forma en que visualiza los datos:
- La pestaña Resumen le ofrece una vista rápida de las respuestas y gráficos que le ayudan a visualizar los datos.
- La pestaña Pregunta le muestra todas las respuestas a cada pregunta.
- La pestaña Individual le permite ver cada respuesta al formulario completo, una por una.
Sin embargo, todo esto es bastante básico y no le proporciona ninguna forma de interactuar realmente con los datos. Ahí es donde entra en juego Google Sheets.
Cómo vincular Google Forms a Google Sheets
Google Forms fue diseñado originalmente como un complemento de Google Sheets, por lo que tiene sentido que la forma más directa de gestionar sus datos sea con Google Sheets. Google Sheets aún no es una base de datos, pero es un paso en la dirección correcta.
En la esquina superior derecha de la pestaña Respuestas, hay un botón de Vincular a Hojas de cálculo. Esto le permitirá ver los datos de su formulario en Google Sheets. La hoja de cálculo que utilice se actualizará automáticamente con las nuevas respuestas.
Ahora puede hacer mucho más con los datos, pero estos siguen estando en una sola tabla sin conexiones con otras tablas, por lo que todavía no se trata de una base de datos.
Cómo configurar una gestión de datos más avanzada
Aunque una sola hoja de cálculo de Google no es una base de datos, ahora hay más opciones al tener acceso a los datos sin procesar. A continuación, se presentan tres formas de agregar los datos a una base de datos:
- Vinculación: Puede crear una base de datos manual vinculando hojas de cálculo entre sí. Es una forma laboriosa de hacerlo, pero si sus necesidades son lo suficientemente sencillas, podría funcionar.
- Complementos: Google Sheets tiene una amplia selección de complementos, varios de los cuales permiten la integración con bases de datos. Sin embargo, la mayoría de los complementos solo transfieren datos de la base de datos a Google Sheets. Esto es útil para realizar consultas, pero todavía no es lo que buscamos.
- Conectores universales: Estos le permiten conectar aplicaciones como Google Sheets con muchas otras aplicaciones y compartir datos entre ellas.
Más sobre conectores universales
Google Forms surgió en una época en la que las integraciones con otros programas de software eran poco comunes.
En el pasado, si quería hacer algo especial con los datos de Google Sheets, tenía que ponerse manos a la obra y programar. De ahí surgieron todos esos complementos. Las personas los crearon para resolver los problemas que enfrentaban y luego los pusieron a disposición en el mercado.
Pero si tenía un problema que nadie había resuelto, tenía que solucionarlo por su cuenta.
Afortunadamente, han surgido varios conectores universales que simplifican considerablemente el proceso de conectar aplicaciones. Funcionan identificando las acciones más comunes que podría querer realizar en una aplicación y asociándolas a activadores. Estos activadores recopilan datos y desencadenan una acción en otra aplicación que recibe esos datos.
Uno de los conectores universales más populares es Zapier. Zapier se conecta con Google Sheets y ofrece numerosas integraciones con otras aplicaciones y servicios. Por ejemplo, cuenta con una integración para PostgreSQL.
Al conectar Google Sheets y una base de datos a través de Zapier, se desencadena una cadena de eventos cada vez que alguien envía un formulario:
- El usuario envía la respuesta del formulario.
- Google Forms envía los datos del formulario a Google Sheets.
- Zapier detecta que se ha creado una nueva fila en la hoja de cálculo a la que está conectado.
- Zapier obtiene los datos de la nueva fila.
- Luego, Zapier envía los datos a cualquier aplicación o base de datos a la que esté conectado y le indica qué hacer con ellos.
La integración con Zapier es mucho más sencilla que programar manualmente una solución. Independientemente de la base de datos que utilice, es probable que Zapier tenga una solución adecuada.
Una vez que configure todo, Zapier funcionará de forma automática en segundo plano. Sin embargo, aunque es más fácil que programar, la configuración puede resultar algo complicada. No es demasiado compleja, pero debería tener al menos algunos conocimientos técnicos antes de intentarlo.
Además, aunque esta sea una buena solución, la opción más sencilla casi siempre es la mejor. Existe otra forma de conectar los datos del formulario a una base de datos sin necesidad de realizar configuraciones complejas.
Consulte también la guía detallada de Jotform sobre Google Forms.
Cómo funciona Jotform como una solución todo en uno
Como mencionamos, Google Forms es una herramienta más antigua que surgió antes de que las integraciones y otras soluciones modernas fueran habituales. Las aplicaciones web creadas en esa época se centraban más en funcionar como aplicaciones de escritorio tradicionales. Hoy en día, el enfoque consiste en formar parte de una red de herramientas más conectada.
Si desea aprovechar este enfoque moderno, una opción es utilizar una herramienta como Jotform. Esto es especialmente útil si desea acceder a los datos de su formulario desde una base de datos.
Jotform incluye una herramienta de gestión de datos llamada Jotform Tablas. Jotform Tablas conecta las funciones de las hojas de cálculo con las de las bases de datos. Además, todos los datos que recopile de sus formularios se almacenan automáticamente en Jotform Tablas.
Jotform Tablas tiene tipos de datos predefinidos, al igual que una base de datos. También le permite conectar varias tablas entre sí. Además, al ser una herramienta moderna, ofrece funciones de colaboración e integraciones integradas.
Además de Jotform Tablas, Jotform ofrece un conjunto de herramientas que ayudan a las empresas a realizar diversas tareas. Por ejemplo, cuenta con un creador de aplicaciones, un Editor PDF, una herramienta de firmas electrónicas y una herramienta para configurar flujos de trabajo.
Además, Jotform y todas sus aplicaciones se pueden utilizar de forma gratuita. Si utiliza Jotform de forma intensiva, es posible que necesite actualizar a un plan de pago, pero no existe ninguna obligación.
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