Cómo IBEW Local 26 acelera las solicitudes de miembros en un 92 % con Jotform Empresarial

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Resultados de un vistazo

Tiempo de cumplimentación de solicitudes reducido en

92%

N.º de solicitudes procesadas en 2025

3.000+

Aumento del n.º de solicitudes procesadas anualmente desde 2018

77%

Si actualmente diriges un sindicato u otra organización sin fines de lucro, es probable que estés haciendo malabares con el reclutamiento, la incorporación, el cumplimiento normativo, los reportes y cientos de tareas intermedias. Te importa profundamente tu misión, pero con demasiada frecuencia el papeleo y los procesos manuales te roban tiempo y energía que podrías dedicar al impacto que intentas lograr.

Eso es exactamente donde se encontraba IBEW Local 26 hace apenas unos años.

Fundado en 1892, IBEW Local 26 es una sección del sindicato International Brotherhood of Electrical Workers que representa a electricistas en Washington, DC, Maryland y Virginia. La organización aboga por salarios justos, buenas prestaciones y condiciones de trabajo seguras, al tiempo que capacita a la próxima generación de electricistas cualificados. Su misión es clara: empoderar a los miembros con una formación de primer nivel, proteger sus derechos y ofrecer excelencia en cada obra.

Pero incluso las organizaciones impulsadas por una misión y con más de un siglo de historia pueden acabar dependiendo de procesos obsoletos.

Transformar montañas de papel en eficiencia digital

Antes de adoptar Jotform, el reclutamiento y la incorporación de miembros en IBEW Local 26 eran procesos basados en papel. Los candidatos asistían a sesiones presenciales y pasaban casi una hora rellenando seis o siete páginas de papeleo, a menudo duplicando información en distintos formularios.

Como explica el organizador Mark Pontello, el proceso consumía mucho tiempo y era ineficiente. Los organizadores gestionaban un «batiburrillo de plantillas de Dropbox y Outlook» para mantener todo en marcha. Hacer un seguimiento de lo que se había enviado —y de lo que aún faltaba— requería un seguimiento manual.

Pontello descubrió Jotform a través de un formulario en línea que su esposa estaba rellenando. Dice que de inmediato se dio cuenta: esta era la solución que la organización necesitaba para digitalizar sus flujos de trabajo y seguir atendiendo a los miembros sin interrupciones.

«Una vez que lo encontré y descubrí cómo usarlo para nuestras solicitudes, despegamos sin mirar atrás», dice Pontello.

El sindicato pasó directamente de los formularios de membresía en papel a solicitudes totalmente digitales.

El impacto fue drástico. El papeleo que antes llevaba una hora completar se convirtió en un único formulario en línea que se puede rellenar en cinco minutos: una reducción del 92 por ciento en el tiempo de solicitud.

En 2018, IBEW Local 26 procesaba alrededor de 700 solicitudes de membresía al año. Para 2025, esa cifra superó las 3.000: un aumento del 77 por ciento.

Es un cambio radical.

Mark Pontello, organizador, IBEW Local 26

Digitalizar no solo los formularios, sino flujos de trabajo completos

Muchos líderes de organizaciones sin fines de lucro temen que la transformación digital requiera proyectos de TI complejos o consultores costosos. La experiencia de Pontello sugiere lo contrario.

Empezó con un plan de un solo usuario para gestionar las solicitudes de membresía. Al ver el valor que ofrece la plataforma, la organización pasó a Jotform Enterprise para ampliar el acceso entre departamentos.

Hoy, su proceso de solicitud de membresía —incluida la recopilación de documentos y las aprobaciones— se gestiona a través de Jotform. «Nos ayuda a llevar un control de lo que hemos recibido y de lo que necesitamos de nuestros solicitantes», explica Pontello.

Dado que la experiencia profesional necesaria para convertirse en miembro debe verificarse con documentación, la función de carga de archivos de Jotform resultó esencial. En lugar de perseguir archivos adjuntos a través de cadenas de correo electrónico, los solicitantes podían subir todo de forma segura, lo que permitía al personal de IBEW Local 26 acceder a todo en un solo lugar.

Pontello incluso creó él mismo un sofisticado flujo de trabajo de aprobación de varios pasos. Se ríe al decir que lo logró a base de «ensayo y error», pero los resultados son potentes. Las solicitudes avanzan por las aprobaciones sin interminables correos de ida y vuelta, y las partes interesadas adecuadas reciben notificaciones automáticamente.

«Los envíos automáticos de correos electrónicos fueron de gran ayuda para los miembros de nuestro equipo», dice Pontello.

Ahora están en lo que Pontello llama la versión 2.0 de su proceso de solicitud, perfeccionándolo y mejorándolo continuamente a medida que se lanzan nuevas funciones de Jotform.

Empoderar a los miembros del equipo

A medida que las organizaciones sin fines de lucro crecen, la coordinación se vuelve más difícil. Varios miembros del personal necesitan acceder a la misma información, pero los bloqueos de permisos y los sistemas aislados pueden generar confusión.

Con Jotform Enterprise, IBEW Local 26 opera desde una base de datos centralizada. Todos trabajan a partir de la misma fuente de verdad.

«Simplemente hace que sea mucho, mucho más fácil y fluido que todos estemos en sintonía», dice Pontello.

Para los líderes de organizaciones sin fines de lucro que gestionan personal, voluntarios y administraciones, ese nivel de claridad puede ser transformador. En lugar de dedicar las reuniones a conciliar hojas de cálculo, los equipos pueden centrarse en la estrategia y la prestación de servicios.

Pontello cree que los beneficios van mucho más allá de los sindicatos.

«Trasciende no solo a los oficios; cualquier oficina de reclutamiento o incorporación se beneficiaría de ello», dice Pontello.

Mirando hacia el futuro

A medida que IBEW Local 26 amplía su uso de Jotform Enterprise hacia lo que Pontello llama un «despliegue completo de Enterprise», el personal trabaja con el objetivo de implementar la plataforma en el resto de sus departamentos, proporcionando a cada miembro del personal sus propios permisos y la capacidad de gestionar sus propios procesos digitales.

«Creo que en los próximos meses vamos a desplegar realmente todo nuestro potencial con la plataforma», dice Pontello.

Su consejo para sus colegas es claro: las organizaciones —especialmente en los oficios— deben mantenerse al día con la tecnología. La plataforma adecuada no reemplaza tu misión. La fortalece.

O, como lo expresó Pontello: «Es un cambio radical».