Les rendez-vous non honorés sont l’un des problèmes les plus frustrants (et les plus coûteux) pour les centres de médecine esthétique.
La bonne nouvelle ? La plupart du temps, ces absences ne sont pas volontaires. Les gens oublient leurs rendez-vous. Le quotidien est chargé. Heureusement, un bon système de rappel peut réduire considérablement le nombre de rendez-vous manqués, sans aucun travail supplémentaire de votre part.
Voici comment le mettre en place.
Pourquoi les clients ne se présentent pas (et pourquoi les rappels fonctionnent)
Vos clients ne vous ignorent pas : ils ont souvent simplement besoin d’un petit coup de pouce. Un rappel par e-mail ou par SMS envoyé au bon moment remplit exactement ce rôle. Il montre également que votre entreprise est organisée et professionnelle.
Le défi consiste à envoyer des rappels de manière régulière sans alourdir la charge de travail de votre équipe. Appeler ou envoyer un SMS manuellement à chaque client avant son rendez-vous n’est pas viable à grande échelle, surtout à mesure que votre activité se développe.
C’est là que l’automatisation entre en jeu. Elle s’occupe du suivi à votre place, à chaque fois, sans que personne n’ait à y penser.
Configurer des rappels automatiques avec Jotform
Que vous découvriez Jotform ou que vous l’utilisiez déjà pour recueillir des demandes de rendez-vous, vous êtes plus proche que vous ne le pensez de disposer d’un système de rappel complet. Voici comment ajouter des éléments à vos formulaires de rendez-vous Jotform pour réduire les rendez-vous non honorés.
1. Créer votre formulaire de prise de rendez-vous
Créez un formulaire de prise de rendez-vous avec le générateur de formulaires de Jotform ou à l’aide de l’un de nos modèles de spa de médecine esthétique prêts à l’emploi. Recueillez le nom du client, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, le type de soin, ainsi que la date et l’heure souhaitées.
2. Configurer un e-mail de confirmation automatique
Jotform peut envoyer automatiquement un e-mail de confirmation dès que le client soumet le formulaire. Utilisez la fonctionnalité de réponse automatique pour personnaliser le message de confirmation avec le nom du client, les détails du rendez-vous et d’éventuelles instructions à suivre avant le soin. Ce premier point de contact permet de fixer immédiatement les attentes.
3. Ajouter un e-mail de rappel avant le rendez-vous
Grâce à Jotform Workflows, vous pouvez programmer l’envoi d’un e-mail de rappel 24 à 48 heures avant le rendez-vous. Restez cordial et concis, par exemple : « Nous vous rappelons que vous avez rendez-vous avec nous demain à 14 h. Nous avons hâte de vous accueillir ! »
Mentionnez également votre politique d’annulation dans ce message, afin que vos clients sachent comment annuler ou reporter leur rendez-vous si nécessaire. Par exemple, si vous appliquez une politique d’annulation de 24 heures, précisez si des frais seront facturés en cas d’annulation moins de 24 heures avant le rendez-vous.
4. Demander un acompte lors de la réservation
Rien ne réduit autant les rendez-vous non honorés qu’un engagement financier. Ajoutez un champ de paiement à votre formulaire de réservation et demandez un petit acompte dès la prise de rendez-vous. Jotform s’intègre à Square, Stripe, PayPal et à d’autres solutions de paiement courantes, ce qui permet à vos clients de payer en toute sécurité au moment de la réservation. Lorsqu’une personne a déjà payé, elle est beaucoup plus susceptible de se présenter.
Quelques conseils pour des rappels de rendez-vous efficaces
En plus d’automatiser vos rappels, gardez ces bonnes pratiques à l’esprit pour réduire les rendez-vous non honorés.
- Personnalisez vos rappels. Adaptez chaque message en y indiquant le prénom du client et le soin précis qu’il a réservé.
- Facilitez le report des rendez-vous. Incluez un lien direct vers votre formulaire de réservation dans les rappels de rendez-vous afin que vos clients puissent modifier leur rendez-vous sans avoir à appeler. Plus il est simple pour vos clients de reporter, moins ils risquent de ne tout simplement pas venir, et plus ils sont susceptibles de reprendre rendez-vous plutôt que de disparaître complètement.
- Analysez vos données de rendez-vous non honorés chaque trimestre. Les tableaux Jotform vous permettent de suivre toutes vos soumissions de formulaires au même endroit, afin de repérer des tendances, par exemple si certains jours ou certains types de soins affichent des taux d’absence plus élevés, et d’ajuster votre organisation en conséquence.
En résumé
La combinaison simple d’un formulaire de réservation, d’une confirmation automatique, d’un rappel envoyé au bon moment et d’un acompte versé à l’avance peut réellement faire baisser votre taux de rendez-vous non honorés. Une fois votre système de rappel configuré dans Jotform, il fonctionne tout seul.
Prêt à vous lancer ? Découvrez les modèles de réservation de rendez-vous de Jotform et commencez dès aujourd’hui à réduire les rendez-vous non honorés.
Envoyer un commentaire: