Le Columbia County School District (CCSD), situé en Géorgie, regroupe 31 établissements, de l’école primaire au lycée. Sa mission : engager, enrichir et inspirer ses quelque 30 000 élèves. Pour y parvenir, le personnel du district s’appuie sur une multitude de formulaires. Il n’y a pas si longtemps, beaucoup d’entre eux étaient encore sur papier.
Les processus d’approbation étaient quasiment impossibles à suivre et prenaient beaucoup trop de temps. Pour rester informés, les enseignants devaient fouiller dans leurs e-mails et remonter d’interminables fils de discussion.
« Les formulaires papier, c’est toujours une perte de temps », explique Joahn Sperry, analyste des systèmes d’entreprise au CCSD. « Vous les soumettez par courrier interne ou vous les remettez en main propre — ça fait complètement dépassé aujourd’hui. »
On a affaire à des logiciels tellement en retard côté fonctionnalités que ça donne envie de s’arracher les yeux », confie-t-elle. « Jotform, lui, a su rester dans l’air du temps.
Joahn Sperry, analyste des systèmes d’entreprise, CCSD
Les administrateurs du CCSD cherchaient une meilleure solution et ont trouvé Jotform Entreprise. Désormais, les formulaires en ligne sont faciles à créer et à partager. Ils sont aussi plus simples à remplir. Les données soumises sont bien organisées et triables. Et comme les flux de travail sont automatisés, tout se fait plus vite. Les équipes administratives voient clairement où en sont les approbations, et les longs fils d’e-mails appartiennent au passé.
« Est-ce que la vie est plus simple avec Jotform ? Oui, à 100 % », résume Joahn Sperry.
Case study results at a glance
Une collaboration sur 31 établissements
3 600 employés, dont 1 800 enseignants, profitent de l’abandon des formulaires papier.
45 000 soumissions, et ça continue
Grâce à des flux de travail simplifiés, près de 30 000 élèves passent plus de temps de qualité avec leurs enseignants.
D’un fil de 15 e-mails à une source unique de vérité
Jotform simplifie le suivi des données et élimine les e-mails inutiles de chaque flux de travail.
Le Far West
Le district disposait déjà d’un système numérique pour les ressources humaines, la paie et la conformité. Mais comme le souligne Joahn Sperry, un district scolaire fonctionne avec bien plus que ces quelques processus.
« Rien que pour faire tourner la boutique, il faut un millier de formulaires administratifs différents », explique-t-elle, citant les demandes de carte de stationnement pour les lycéens ou les autorisations de sortie scolaire.
Avec autant de formulaires en circulation, impossible de suivre les soumissions. Le problème était particulièrement criant pour les demandes d’approbation de logiciels. « C’était devenu le Far West. Des écoles demandaient, voire installaient, des applications logicielles sans aucune procédure de validation officielle », raconte Joahn Sperry.
Joahn Sperry et Karin Edwards, secrétaire de direction, estiment qu’il fallait au moins 15 échanges d’e-mails pour traiter une seule demande d’approbation. « On faisait tout par e-mail, mais on n’avait aucune trace du processus réel », explique Joahn Sperry. « On peut toujours conserver les e-mails, mais ça ne nous aide pas vraiment à suivre le déroulement. »
Sans historique de suivi, les parties prenantes n’avaient aucun moyen de savoir si une demande avait été acceptée ou refusée. Pour un district qui compte 3 600 employés, dont 1 800 enseignants, ces flux de travail laborieux finissaient par peser lourd — et laissaient aux éducateurs bien trop de tâches fastidieuses.
Le district devait reprendre le contrôle et empêcher l’utilisation de logiciels sans validation officielle. Joahn Sperry a commencé par mettre en place un flux de travail d’approbation des logiciels avec Jotform Entreprise.
Trouver le bon équilibre technologique : les intégrations Google et Microsoft de Jotform préparent les élèves à des environnements variés après leurs études
Nous avons l’embarras du choix côté technologies au quotidien, et c’est la même chose pour les établissements scolaires. Certains travaillent avec Google, d’autres avec Microsoft.
Les intégrations de Jotform s’inscrivent dans la stratégie du CCSD, qui veut préparer ses élèves à maîtriser les deux systèmes d’exploitation. Au besoin, les administrateurs peuvent transférer automatiquement les données des soumissions vers Google Sheets ou Microsoft Excel grâce aux intégrations Google et Microsoft de Jotform.
« De la maternelle au CM2, on utilise Google Classroom », précise Joahn Sperry. « Mais à partir de la sixième, on intègre progressivement Microsoft. Comme ça, quand les élèves partent, ils sont plus polyvalents dans leurs apprentissages. »
Jotform propose des centaines d’intégrations. Et avec les webhooks de Jotform, il n’y a pratiquement aucune limite au nombre d’applications externes que vous pouvez connecter à Jotform.
Des solutions numériques toutes simples
Quand Joahn Sperry s’est lancée dans la création de flux de travail, le générateur de flux de travail sans code de Jotform lui a grandement facilité la tâche. Elle pouvait construire ses flux elle-même, sans surcharger son équipe informatique.
Son flux de demande de logiciel démarre avec un formulaire qui recueille les informations dont elle a besoin, comme le service à l’origine de la demande. La logique conditionnelle dirige ensuite chaque soumission vers les bonnes personnes et les bons services, pour que tout le monde reste informé.
« Aujourd’hui, les utilisateurs sont guidés pour fournir des informations précises dans le formulaire. La demande me parvient ensuite pour validation », explique Joahn Sperry. « Je contacte l’éditeur du logiciel, j’évalue l’outil, puis la demande suit le processus d’approbation en passant par les différents approbateurs. »
Karin Edwards, qui aide à gérer ce flux de demande de logiciel, apprécie cette nouvelle visibilité sur les approbations. « Avant, il arrivait que quelqu’un ne réponde pas au dernier e-mail », raconte-t-elle. « On n’avait pas tout le déroulement au même endroit. Maintenant, tout est là, sous les yeux. »
Comme le flux est facile à suivre, Joahn Sperry peut confirmer les décisions passées. « Ça m’a sans doute sauvé la mise une fois ou deux, quand j’ai pu dire : “Non, on a bien fait ceci, et voici la preuve” », confie-t-elle.
Est-ce que la vie est plus simple avec Jotform ? Oui, à 100 %.
Joahn Sperry, analyste des systèmes d’entreprise, CCSD
Le district a également amélioré son processus de demande de congé professionnel grâce à Jotform. Ce flux reposait auparavant sur le papier. Pour Joahn Sperry, convertir les formulaires papier en flux de travail en ligne avec Jotform s’est révélé plus simple qu’avec d’autres logiciels dont dépend le district.
« On a affaire à des logiciels tellement en retard côté fonctionnalités que ça donne envie de s’arracher les yeux », dit-elle. « Jotform, lui, a su rester dans l’air du temps. »
Jotform Entreprise aide Joahn Sperry et son équipe à créer des flux de travail complexes étonnamment faciles à gérer. « Pouvoir me connecter, créer quelque chose en quelques heures et consulter ensuite tout l’historique, c’est énorme. »
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Moins de tâches fastidieuses, plus de travail qui compte
En numérisant son « Far West » fait de paperasse et de fils d’e-mails, le Columbia County School District a remplacé des processus éclatés par des flux de travail fluides et transparents. Avec Jotform Entreprise, les longues chaînes d’e-mails appartiennent désormais au passé, et des historiques de suivi centralisés garantissent la traçabilité sur l’ensemble des 31 établissements.
Plus de 45 000 soumissions plus tard, le district continue de tourner le dos aux formulaires papier inefficaces et aux relances manuelles, au profit de solutions agiles et sans code. Le résultat ? Les éducateurs passent moins de temps à suivre les approbations et à courir après la paperasse — et plus de temps à engager, enrichir et inspirer leurs 30 000 élèves.
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