L’équilibre travail-vie personnelle est essentiel si l’on veut que les employés soient satisfaits dans le cadre de leur travail, et il a un impact indéniable sur le succès de votre entreprise. De nombreuses entreprises offrent la possibilité de choisir leurs congés payés afin que les employés puissent prendre leurs jours quand ils le souhaitent ou quand ils en ont besoin.
Qu’un employé demande un jour de congé pour des raisons familiales ou qu’il veuille partir en vacances, votre entreprise doit mettre en place un processus d’approbation des congés clair, car cela peut vous aider à gérer la planification de l’équipe et à coordonner le travail lors de l’absence d’un ou plusieurs salariés.
Sans un processus solide en place, vous risquez de générer des problèmes de communication ou de répartition du travail au sein de votre équipe, ce qui peut entraîner des dysfonctionnements majeurs lorsque quelqu’un est en congés. Heureusement, il est facile d’éviter ces problèmes en mettant en place un processus d’approbation numérique des congés au sein de votre entreprise.
Comment mettre en place une politique de congés et un processus de demande peuvent aider votre entreprise
Chaque entreprise doit avoir mis en place une politique de congés, avec des directives définies pour gérer le temps de vacances disponible pour chaque employé. Souvent, le système de paie accumule automatiquement des vacances en fonction du nombre d’heures que l’employé travaille chaque semaine. Une fois qu’il a accumulé suffisamment d’heures, l’employé peut demander un congé, avec l’avantage d’être payé comme s’il était au travail même lorsqu’il n’y est pas.
Exploiter un système de demande de congés structuré réduit la probabilité d’absences à court terme et vous donne la possibilité de planifier à l’avance tout impact sur votre flux de travail. Cela minimise également les risques de pénurie de personnel ou de voir survenir d’autres surprises, et garantit que les lignes de communication entre les gestionnaires et les membres de l’équipe restent ouvertes.
Comment fonctionne un processus d’approbation des congés
S’il est essentiel d’encourager vos employés à équilibrer vie privée et vie professionnelle, vous devez également vous assurer que leur absence n’affecte pas le reste de votre équipe ou votre capacité à respecter les délais impartis au sein de vos projets. Un processus d’approbation des congés donne aux responsables la possibilité d’examiner les demandes de congés faites et de déterminer quels ajustements, le cas échéant, doivent être apportés.
Montrez à vos employés que vous respectez leurs demandes de congés grâce à un processus organisé et accessible de soumission et d’approbation des congés. Voici un exemple de flux d’approbation de congés typique :
- L’employé soumet un formulaire pour demander un congé.
- Le gestionnaire reçoit la demande et passe en revue les jours et heures où l’employé sera absent.
- Le gestionnaire confirme la réception de la demande de congé et détermine s’il accepte ou refuse la demande.
- L’employé reçoit un e-mail lui indiquant si ses congés ont été validés ou refusés.
- D’autres membres de l’équipe peuvent recevoir une notification concernant cette demande, à des fins organisationnelles.
Dans la plupart des situations, une approbation en une seule étape est suffisante. Mais certaines entreprises préfèrent une vérification en deux étapes si plusieurs responsables doivent examiner la demande avant de donner à l’employé une réponse à la demande de congés de l’employé.
Les employés demandent régulièrement des congés, c’est pourquoi il est logique d’automatiser ce processus. Exploiter les flux d’approbations dématérialisés permet à votre entreprise d’économiser du temps, de l’argent et des efforts en minimisant le travail manuel, et cela élimine aussi souvent les problèmes de communication.
Quelle solution sans codage utiliser pour créer un flux d’approbation de congés ?
Jotform propose une variété de solutions pour rationaliser divers processus RH, y compris les demandes de congés. Vous pouvez créer un système entièrement dématérialisé pour votre entreprise avec des formulaires en ligne permettant aux employés de demander des jours de congé. Combinez ces trois outils Jotform pour concevoir un processus d’approbation de vacances efficace :
- Créer un formulaire de demande de congé. Choisissez un modèle de formulaire de demande de congé ou concevez un formulaire personnalisé à partir de zéro. Des entreprises de toutes les tailles utilisent ces formulaires pour que les employés puissent demander des congés payés ou des congés maladie d’un simple clic de souris.
- Construire le flux d’approbation. Un générateur d’approbation par glissé-déposé vous offre la possibilité de concevoir le flux de demande d’approbation de congés. Vous pouvez affecter des approbations à un responsable spécifique et envoyer des notifications supplémentaires au service RH pour traitement.
- Approuver ou refuser les demandes. Lorsqu’un employé soumet le formulaire de demande de congés, les responsables reçoivent une notification concernant la soumission du formulaire et peuvent automatiquement approuver ou refuser la demande. Un menu déroulant donne au gestionnaire la possibilité de choisir entre deux options : approuver ou refuser. Vous pouvez également créer un processus d’approbation en plusieurs étapes qui nécessite plusieurs niveaux d’examen.
- Faire un suivi des soumissions et des approbations de formulaires. Enfin, gardez une trace des demandes de congés approuvées à l’aide des tableaux Jotform pour voir toutes les demandes de congés des employés à venir. Cet outil facilite le tri et l’organisation des soumissions et des approbations. Les Tableaux Jotform vous permettent également de travailler de manière collaborative, améliorant ainsi la communication entre les membres de l’équipe susceptibles d’être affectés par l’absence de l’employé.
Générer un processus d’approbation des congés permet de tenir tout le monde informé des jours de congé à venir. Lorsque vous savez que les employés vont être absents du bureau, vous pouvez mieux planifier ces changements de personnel. La clé pour vous assurer d’avoir suffisamment d’aide chaque jour est de rester organisé avec les demandes de congés et les approbations.
Envoyer un commentaire: