Plus de contrôle et de précision avec les Flux de travail Jotform

Depuis leur lancement en 2024, les Flux de travail Jotform sont devenus essentiels aux processus d’approbation et de tâches pour de nombreux utilisateurs. Mais il restait encore quelques défis en matière de création de flux de travail.

Certains utilisateurs souhaitent en effet tester leur flux de travail pour s’assurer que son comportement est correct (avant de le déployer). D’autres ont besoin de s’assurer que certaines actions de leur flux de travail se produisent au bon moment, tandis que d’autres veulent personnaliser leur flux de travail pour le connecter à des outils tiers. Et aujourd’hui, tout cela est possible.

Nous avons relevé les défis pour satisfaire les besoins métier de nos utilisateurs en introduisant trois nouvelles fonctionnalités aux Flux de travail :

1. Prévisualiser
2. Pause
3. Webhook

Ces fonctionnalités vous permettent de simuler vos flux en temps réel, de contrôler leur synchronisation et de gérer facilement les connexions afin de vous offrir toute la flexibilité nécessaire pour optimiser vos flux de travail.

Fonctionnalité Prévisualiser

Créer des flux de travail peut sembler complexe. Combien de fois vous êtes-vous demandé : « Est-ce qu’ils vont fonctionner correctement ? » ou « À quel moment la logique risque-t-elle de bloquer ? »

Avec la nouvelle fonctionnalité Prévisualiser, vous pouvez exécuter votre flux de travail dans un simulateur et vérifier comment chaque étape s’exécute en temps réel. Au fur et à mesure que les étapes progressent, vous pouvez inspecter les données, suivre les chemins de décision et repérer rapidement le moment où les conditions échouent ou la logique diverge de ce que vous aviez prévu, sans deviner.

La fonctionnalité de prévisualisation est disponible dans le Générateur de flux de travail (dans le coin supérieur droit). Elle apparaîtra une fois que vous aurez configuré au moins un déclencheur dans votre flux de travail.

Lorsque vous parcourez les étapes de votre flux de travail, vous pouvez choisir de consulter le Résumé de l’exécution en cliquant sur le symbole de hiérarchie situé à droite.

Lorsque votre flux de travail est terminé, le résumé d’exécution révèle les résultats de votre test et affiche les erreurs éventuelles en rouge.

Élément Pause

Parfois, un flux de travail nécessite qu’une action se déclenche au moment idéal, et pas forcément juste après l’étape précédente. Par exemple, les approbations de bourses d’étude peuvent varier selon les étudiants, mais tous les emails d’acceptation doivent être envoyés à une date précise.

Grâce à l’élément Pause, vous pouvez intégrer ce type de timing personnalisé directement dans votre flux de travail. La pause peut durer de quelques minutes à plusieurs mois, ou jusqu’à une date et une heure spécifiques. Une fois le délai écoulé, le flux de travail reprend automatiquement là où il s’était arrêté, sans intervention nécessaire.

L’élément Pause est disponible dans le volet Éléments de flux de travail dans le Générateur de flux de travail dans la section Logique.

Dans les propriétés de l’élément Pause, vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il attende jusqu’à une date et une heure spécifiques.

Vous pouvez également mettre en pause pour une durée définie (par exemple, quelques jours ou une heure).

Une fois que le flux de travail lancé, son propriétaire garde le contrôle total : il peut reprendre l’exécution à tout moment en mettant fin manuellement à la pause, simplement en cliquant sur Continuer depuis sa boîte de réception Jotform.

Lorsque la pause prend fin, le flux de travail continue automatiquement avec l’action suivante.

L’élément Pause offre un contrôle précis sur le timing et permet de s’assurer que vos flux de travail automatisés sont coordonnés et fiables.

Élément Webhook

Depuis les débuts du logiciel, un besoin fondamental s’impose : connecter les données d’un système à un autre.

Aussi créatives (et parfois bancales 🙄) que puissent être certaines solutions de contournement, comme l’ajout de liens dans des emails de notification, nous proposons désormais une alternative robuste : un élément Webhook dédié, capable d’envoyer des données en temps réel vers une autre application, directement depuis votre flux de travail.

Les webhooks peuvent s’exécuter sous certaines conditions à n’importe quelle étape du flux de travail, que ce soit après une soumission de formulaire ou une approbation, ou sur la base d’une logique SI-ALORS. Ce type d’élément de flux de travail est parfaitement adapté aux utilisateurs travaillant sur des flux de travail personnalisés ou ceux qui travaillent avec des systèmes d’automatisation internes.

Par exemple, imaginons qu’un formulaire de demande d’achat est soumis. Il passe par l’étape d’approbation et, une fois approuvé, un webhook envoie les données approuvées (article, quantité, demandeur) à un système financier externe pour initier le paiement.

La demande passe d’abord par le manager pour approbation.

Après qu’il l’a approuvée, un webhook envoie les données approuvées au système financier.

Ce n’est qu’un exemple. Les webhooks peuvent être utilisés pour de nombreuses autres utilisations : l’envoi de données de formulaire vers une base de données SQL, l’obtention de notifications par email instantanées en utilisant votre serveur de messagerie et bien plus encore.

Pour en savoir plus comment créer, configurer et tester un élément Webhook, consultez notre guide intitulé Comment créer un webhook dans les Flux de travail Jotform.

Conclusion

Nous espérons que les nouvelles fonctionnalités Prévisualiser, Pause et Webhook vous offriront encore plus de flexibilité pour automatiser vos données de soumission exactement selon vos besoins.

Et pour rappel, les flux de travail Jotform réunissent déjà en une seule solution les approbations, emails, intégrations, logique conditionnelle, signatures électroniques et gestion des tâches, afin de simplifier et d’optimiser l’ensemble de vos processus.

Essayez sans plus attendre les nouvelles fonctionnalités des Flux de travail Jotform !