L’efficacité ne se limite pas à exécuter des tâches. Chez Jotform, elle consiste à réduire les frictions, centraliser les données et garantir que chaque flux de travail progresse de la soumission d’un formulaire jusqu’à une tâche finalisée, sans intervention manuelle superflue.
C’est pourquoi nous sommes ravis d’annoncer une nouvelle intégration. Jotform s’intègre désormais de manière transparente avec Todoist, l’une des principales plateformes de gestion des tâches sur le marché.
C’est dans cette logique que nous sommes ravis d’annoncer une nouvelle intégration. Jotform s’intègre désormais de manière fluide avec Todoist, l’une des plateformes de gestion de tâches les plus reconnues du marché.
Disponible dès maintenant dans le Générateur de formulaires Jotform, cette intégration permet de transformer automatiquement chaque soumission en tâche exploitable dans Todoist. Plus besoin de saisie manuelle ni de copier-coller entre différents outils : vos flux de travail deviennent plus fluides, et votre travail est instantanément structuré.
Un mappage flexible pour un contrôle optimal
Cette intégration ne se limite pas à ajouter un simple lien Jotform dans une tâche Todoist. Elle intègre un système avancé de mappage des champs, qui vous permet de définir précisément comment les données circulent de vos formulaires vers vos flux de travail de gestion de projet.
Voici comment cela fonctionne.
- Accédez à votre formulaire dans le Générateur de formulaires Jotform et cliquez sur Paramètres en haut dans la barre de navigation orange.
- Dans le volet qui s’ouvre à gauche, cliquez sur Intégrations.
- Dans la section Intégrations, recherchez Todoist et cliquez dessus.
- Cliquez sur le bouton S’authentifier.
- Dans la fenêtre modale de connexion Todoist qui s’affiche, connectez-vous à votre compte Todoist et accordez l’accès. Si vous vous êtes déjà connecté auparavant, sélectionnez simplement votre compte Todoist dans le menu déroulant et cliquez sur S’authentifier. Pour utiliser un autre compte, cliquez sur le lien Utiliser un autre compte.
- Une fois que vous avez connecté Jotform avec Todoist, configurez les éléments suivants :
- Projets : choisissez le projet Todoist dans lequel la tâche sera créée. Cela détermine son emplacement, ainsi que les paramètres, flux de travail et autorisations associés.
- Champs de tâche : sélectionnez les champs Todoist à gauche et associez-les aux champs de votre formulaire à droite. Pour en ajouter d’autres, cliquez sur Ajouter un champ.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer, et le tour est joué.
Lorsqu’un formulaire est soumis, l’intégration déclenche automatiquement l’action Créer une tâche dans Todoist, en transférant précisément les données selon vos besoins. Vous pouvez mapper directement les champs Jotform aux propriétés des tâches Todoist :
- Contenu : définissez le titre de la tâche à partir des données du formulaire.
- Description : intégrez des informations détaillées, explications ou notes clients directement dans la tâche.
- Sélection de projet : acheminez les soumissions vers des projets Todoist spécifiques et prédéfinis.
- Priorité : mappez les menus de niveau de priorité dans Jotform aux paramètres de priorité de Todoist.
- Date d’échéance : planifiez automatiquement les tâches en fonction des champs de date limite.
- Étiquettes : catégorisez les tâches entrantes pour faciliter le filtrage et les rapports multi-projets.
- Utilisateur responsable : attribuez immédiatement la tâche à un membre spécifique de l’équipe dès la soumission du formulaire.
Impact concret : 4 cas d’utilisation pour optimiser votre efficacité
Cette intégration comble le fossé entre la collecte de données et l’exécution opérationnelle. Voici comment exploiter cette combinaison afin d’optimiser vos flux de travail.
1. Centralisation des tâches et planification quotidienne
L’un des principaux défis de la planification quotidienne réside dans la priorisation des demandes entrantes. Que vous gériez un service d’assistance interne ou une boîte de réception dédiée aux demandes marketing, Jotform devient votre point d’entrée centralisé pour structurer les informations.
- Scénario : un formulaire de service d’assistance informatique à fort trafic.
- Flux de travail : lorsqu’un utilisateur soumet un ticket, le champ Résumé du problème alimente le titre de la tâche (Contenu) dans Todoist, tandis que le champ Date souhaitée est mappé à la date d’échéance.
- Résultat : le responsable du service d’assistance commence sa journée avec une vue Aujourd’hui déjà structurée et priorisée dans Todoist, sans avoir à trier un volume important d’emails, pour une planification immédiate, basée sur des données exploitables.
2. Simplification des contrôles récurrents et des rappels de conformité
Pour les équipes en charge de la conformité réglementaire, des audits de sécurité ou des vérifications d’équipements, l’enjeu principal est d’assurer un suivi régulier sans oubli.
- Scénario : une inspection de sécurité mensuelle obligatoire.
- Flux de travail : un responsable des installations réalise une inspection et soumet un formulaire d’inspection. La prochaine inspection est automatiquement planifiée.
- Mappage : la soumission du formulaire est mappée à une Étiquette #Conformité dans Todoist tandis qu’un champ masqué dans Jotform (par ex., Prochaine date de révision) est automatiquement mappé au champ Date d’échéance dans Todoist.
- Résultat : le fait de terminer la tâche actuelle via Jotform planifie automatiquement la prochaine inspection dans Todoist, garantissant que vous ne manquez jamais une fenêtre de conformité.
3. Accélération de la gestion de projet et des objectifs
Mapper les nouvelles demandes de tâches aux projets stratégiques est essentiel pour atteindre vos objectifs trimestriels.
- Scénario : un formulaire « Lancement de nouveau client » utilisé par l’équipe commerciale.
- Flux de travail : dès qu’un client remplit le formulaire, la soumission est acheminée vers un Projet dédié « Intégration client » dans Todoist.
- Mappage : les détails stratégiques d’un champ comme « Résumé de l’objectif client » sont mappés à la Description, tandis qu’un menu déroulant « Valeur du contrat » peut être mappé aux Étiquettes de priorité (par exemple, #ClientNiveau1).
- Résultat : les chefs de projet visualisent immédiatement les nouvelles initiatives dans le bon projet, entièrement contextualisées et pour planifier les objectifs et priorités.
4. Collaboration fluide et visibilité sur la productivité
Un flux de travail perd toujours en efficacité dès lors que les responsabilités ou les tâches ne sont pas clairement attribuées. L’intégration Jotform + Todoist permet d’éliminer toute ambiguïté sur l’affectation des tâches.
- Scénario : un formulaire interne de demande de créations graphiques à l’échelle d’un service.
- Flux de travail : lorsqu’un responsable marketing soumet une demande, il sélectionne un designer via un champ « Designer assigné ».
- Mappage : ce champ est directement relié au champ Responsable assigné dans Todoist.
- Résultat : le membre de l’équipe créative concerné est immédiatement notifié qu’une nouvelle tâche lui est attribuée. Les managers peuvent ensuite exploiter la vue tableau de Todoist pour visualiser le pipeline de production et ajuster la charge de travail en temps réel, à partir des données issues des formulaires.
Essayez l’intégration Jotform + Todoist dès aujourd’hui
L’intégration Jotform + Todoist est désormais disponible directement dans le Générateur de formulaires Jotform pour les utilisateurs disposant d’un forfait Bronze, Argent ou Or. Connectez dès maintenant vos flux de données à vos flux de travail, et gagnez en efficacité opérationnelle !
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