6 Tools Terbaik untuk Routing Formulir dan Approval Workflow di 2026

Ketika pengajuan formulir seperti pengajuan cuti dan purchase order diarahkan secara manual, formulir tersebut bisa dengan mudah terkubur di kotak masuk email. Akibatnya, sulit untuk melihat permintaan mana yang masih tertunda dan siapa yang perlu menggerakkan proses persetujuan ke tahap selanjutnya.

Alat terbaik untuk routing formulir dan approval workflow menghilangkan pekerjaan manual. Alih-alih seseorang meneruskan setiap pengajuan ke pihak terkait, alat-alat ini secara otomatis mengirimkan formulir ke pihak yang berwenang berdasarkan aturan khusus. Alat ini juga memungkinkan Anda melacak status formulir secara real time dan mengumpulkan tanda tangan secara elektronik.

Bagi tim yang menginginkan alat routing formulir yang mudah digunakan, Persetujuan Jotform bisa menjadi platform yang tepat. Perangkat lunak tanpa kode ini membantu Anda membuat otomatisasi proses bisnis persetujuan tanpa memerlukan keahlian teknis. Fitur-fiturnya mencakup persetujuan grup untuk melibatkan banyak pengambil keputusan, logika kondisional untuk mengarahkan permintaan formulir berdasarkan kriteria tertentu, persetujuan mobile untuk mengumpulkan persetujuan di mana saja, dan notifikasi instan untuk memberi tahu orang yang tepat saat tindakan diperlukan.

Namun, ada baiknya Anda mempertimbangkan opsi lain yang tersedia. Panduan ini membandingkan enam alat routing formulir terbaik untuk membantu Anda mengevaluasi alternatif dan memilih alat yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Alat	Terbaik untuk	Fitur utama routing & persetujuan	Harga
Jotform	Membuat approval workflow formulir tanpa kode	Pembuat alur kerja drag-and-drop dengan routing kondisional	Paket gratis; berbayar mulai $39/bulan
Formstack	Mengelola proses persetujuan yang kompleks	Logika alur kerja dan persetujuan yang dapat dikustomisasi	Tanpa paket gratis; uji coba gratis 14 hari; berbayar mulai $99/bulan
Kissflow	Mengotomatisasi proses persetujuan sederhana berbasis aturan	Routing kondisional, persetujuan berurutan dan paralel, serta eskalasi otomatis	Tanpa paket gratis, tetapi uji coba gratis setelah konsultasi; berbayar mulai $2.500/bulan
Fillout	Mengelola banyak pengajuan dengan anggaran terbatas	Logika kondisional dan pengembangan alur kerja terintegrasi	Paket gratis; berbayar mulai $19/bulan
DocuWare	Mengotomatisasi alur kerja dokumen di luar formulir	Otomatisasi alur kerja dokumen	Tanpa paket gratis; uji coba gratis 30 hari; harga khusus
monday.com	Membuat alur kerja tugas atau proyek	Otomatisasi alur kerja berbasis aturan	Paket gratis; berbayar mulai $12/pengguna/bulan

1. Jotform

Fitur utama: Pembuat alur kerja drag-and-drop dan alat routing formulir tanpa kode

Dengan Persetujuan Jotform, Anda dapat mengubah pengajuan formulir menjadi approval workflow otomatis, bahkan jika Anda tidak memiliki keahlian coding. Cukup tambahkan formulir yang sudah ada atau buat dari awal dengan fitur Pembuat Formulir dan Opsi Formulir Lanjutan. Jika Anda tidak ingin membuat formulir dari nol, Anda dapat menggunakan template formulir persetujuan, Jotform Workflows, atau AI Workflow Builder.

Selanjutnya, Anda tinggal drag and drop elemen untuk mengembangkan approval workflow yang dimulai saat seseorang mengirimkan formulir. Anda juga dapat mengatur pemicu khusus yang menentukan kapan alur kerja dimulai.

Perangkat lunak ini memungkinkan Anda menugaskan pihak yang berwenang dan menentukan tindakan yang dapat mereka lakukan, seperti menandatangani, memberikan komentar, atau meminta informasi tambahan. Anda juga dapat membuat hasil persetujuan khusus selain menolak atau menyetujui pengajuan formulir.

Sistem persetujuan formulir otomatis ini menggunakan routing formulir kondisional untuk mengarahkan pengajuan ke jalur yang berbeda berdasarkan detailnya. Misalnya, Anda dapat membuat alur kerja satu langkah yang mengarahkan pengajuan ke pihak yang berwenang berdasarkan departemen tujuan pengajuan tersebut.

Jika sebuah grup perlu meninjau permintaan secara bersamaan, Anda dapat membuat jalur alur kerja paralel yang mengarahkan permintaan ke beberapa anggota tim secara simultan. Setiap orang dalam grup dapat memberikan umpan balik dan menyetujui permintaan secara independen. Anda juga dapat menetapkan aturan penyelesaian grup, seperti mengharuskan setiap anggota tim merespons sebelum alur kerja berlanjut.

Selain membantu Anda membuat alur kerja hanya dalam beberapa klik, Persetujuan Jotform juga memudahkan pengelolaannya. Anda dapat melacak proses persetujuan dari perangkat apa pun melalui

• Kotak Masuk Jotform
• Jotform Table
• Aplikasi Jotform Mobile Forms
• Email

Menggunakan fitur routing email kondisional dari perangkat lunak ini, Anda dapat secara otomatis memberi tahu pihak yang berwenang saat ada pengajuan yang memerlukan perhatian mereka dan memperbarui responden formulir saat permintaan mereka disetujui atau ditolak.

Harga:

• Starter: Gratis
• Bronze: $39 per bulan
• Silver: $49 per bulan
• Gold: $129 per bulan
• Enterprise: Harga khusus

2. Formstack

Fitur utama: Logika alur kerja dan persetujuan yang dapat dikustomisasi

Formstack memungkinkan Anda menambahkan beberapa pihak yang berwenang, mengatur urutan peninjauan pengajuan, dan memungkinkan mereka menyetujui atau menolak permintaan langsung dari email. Pihak yang berwenang yang sudah menggunakan Formstack dapat mengakses dan meninjau permintaan di platform tersebut.

Anda dapat menambahkan logika kondisional untuk menentukan kapan seorang pihak yang berwenang perlu meninjau pengajuan. Misalnya, Anda mungkin melibatkan manajer penjualan hanya ketika formulir diajukan ke departemen penjualan. Anda dapat membuat beberapa aturan kondisional untuk setiap pihak yang berwenang, sehingga memberikan kontrol lebih besar atas siapa yang meninjau pengajuan dan kapan.

Jika pihak yang berwenang memiliki akun Formstack, Anda dapat mengharuskan mereka masuk ke akun sebelum melihat, menyetujui, atau menolak permintaan yang diajukan. Anda juga dapat mengatur pesan persetujuan dan penolakan otomatis.

Formstack menyediakan dasbor admin terpusat untuk melacak status persetujuan semua pengajuan. Anda dapat melihat posisi setiap pengajuan dalam proses persetujuan tanpa perlu memeriksa formulir satu per satu atau mengejar pihak yang berwenang untuk mendapatkan pembaruan. Dari dasbor tersebut, Anda dapat melewati pihak yang berwenang tertentu, mengesampingkan persetujuan atau penolakan, atau meninggalkan catatan pada pengajuan tanpa mengubah hasilnya.

Karena merupakan salah satu alat routing paling mahal yang kami ulas, Formstack mungkin tidak cocok untuk tim dengan anggaran terbatas. Selain itu, Formstack tidak menawarkan paket gratis, dan paket tingkat awalnya tidak mencakup alur kerja routing dan persetujuan.

Harga:

• Forms: Mulai $99 per bulan
• Suite: Mulai $299 per bulan
• Salesforce Solutions: Harga khusus
• Enterprise Solutions: Harga khusus

3. Kissflow

Fitur utama: Persetujuan berurutan dan paralel dengan jejak audit

Kissflow adalah platform manajemen proses bisnis untuk membangun approval workflow tanpa menulis kode. Anda dapat mengotomatisasi routing dan persetujuan, bahkan jika Anda tidak memiliki keahlian teknis.

Kissflow memungkinkan Anda mengatur tahapan persetujuan dengan menentukan urutan peninjauan pengajuan oleh pihak yang berwenang. Routing berurutan sangat penting dalam proses bisnis yang memerlukan persetujuan tingkat bawah sebelum berlanjut ke manajemen senior.

Anda juga dapat membuat cabang persetujuan paralel sehingga beberapa orang dapat meninjau pengajuan secara bersamaan. Ini mengurangi waktu persetujuan ketika departemen yang berbeda perlu menyetujui permintaan yang sama secara independen.

Anda juga dapat mengonfigurasi routing kondisional (menggunakan bahasa sederhana, bukan rumus atau kode). Saat menangani permintaan pembelian, misalnya, Anda dapat menetapkan aturan yang mengharuskan manajer keuangan menyetujui pengeluaran yang melebihi jumlah tertentu.

Anda juga dapat menetapkan aturan eskalasi. Misalnya, Anda dapat membuat aturan yang meneruskan permintaan ke manajer yang lebih tinggi jika pihak yang berwenang tidak mengambil tindakan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Kissflow melacak tenggat waktu dan mengirimkan notifikasi eskalasi secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu menindaklanjuti secara manual. Lebih dari itu, Kissflow mencatat setiap tindakan dalam proses persetujuan, sehingga Anda dapat membuktikan siapa yang menyetujui apa dan kapan saat tinjauan kepatuhan.

Potensi kekurangan platform ini: Beberapa pengguna Kissflow di G2 mengatakan platform ini bisa terasa terbatas saat membangun alur kerja yang kompleks. Pengguna lain berharap adanya fungsionalitas seluler yang lebih canggih.

Harga:

• Basic: Mulai $2.500 per bulan
• Enterprise: Harga khusus

4. Fillout

Fitur utama: Approval workflow terintegrasi

Fillout menggabungkan pembuatan formulir dengan otomatisasi alur kerja, sehingga Anda dapat memicu proses persetujuan tanpa bergantung pada platform otomatisasi terpisah. Pembuat formulir approval workflow-nya membantu Anda membuat alur kerja untuk formulir yang sudah ada dan memilih siapa yang harus meninjau setiap pengajuan.

Ketika pihak yang berwenang perlu meninjau pengajuan, Anda dapat memberi tahu mereka melalui email atau Slack. Jika Anda menangani banyak pengajuan, dasbor terpusat Fillout memungkinkan Anda mengelola persetujuan dari satu tempat, dengan visibilitas lengkap tentang siapa yang menyetujui apa dan kapan. Anda juga dapat mengotomatisasi notifikasi penerimaan dan penolakan.

Fillout mendukung logika kondisional, memungkinkan Anda membuat jalur persetujuan yang berbeda berdasarkan informasi yang diajukan dalam formulir. Fillout juga terintegrasi dengan alat bisnis populer, termasuk Slack, Salesforce, Excel, dan SAP. Ini memungkinkan Anda menghubungkan alur kerja formulir ke sistem yang sudah Anda gunakan; tidak perlu mengekspor data secara manual dari berbagai alat.

Paket gratis Fillout mendukung formulir dan pengguna tanpa batas, serta hingga 1.000 pengajuan per bulan. Ini menjadikannya pilihan praktis bagi individu dan tim kecil yang ingin mengotomatisasi routing formulir dan persetujuan tanpa berkomitmen pada paket berbayar.

Fillout juga dilengkapi dengan AI untuk merangkum, mengklasifikasikan, atau menganalisis insight dari pengajuan formulir Anda, yang membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi informasi dan pola penting tanpa meninjau setiap pengajuan satu per satu.

Tim dengan proses manajemen persetujuan yang sangat kompleks mungkin menganggap Fillout kurang berguna dibandingkan alternatif yang lebih canggih seperti Jotform. Beberapa pengguna di G2 mengatakan Fillout memiliki kemampuan visualisasi data yang terbatas. Pengguna lain merasa frustrasi karena beberapa fitur utama hanya tersedia pada paket dengan harga lebih tinggi.

Harga:

• Paket gratis
• Starter: $19 per bulan
• Pro: $49 per bulan
• Business: $89 per bulan

5. DocuWare

Fitur utama: Otomatisasi dan manajemen alur kerja dokumen

Berbeda dengan pembuat formulir yang berfokus pada pengumpulan dan routing pengajuan formulir, DocuWare membantu bisnis mengelola dan mengotomatisasi proses persetujuan untuk semua jenis dokumen, termasuk kontrak.

Anda dapat membuat alur kerja yang secara otomatis mengarahkan dokumen ke pihak yang berwenang berdasarkan kriteria tertentu, seperti departemen dan kategori dokumen. Routing dapat dilakukan dengan cara berikut:

• Berurutan: Mengirim dokumen ke pihak yang berwenang satu per satu, mengikuti urutan yang telah ditetapkan.
• Paralel: Mengirimkan dokumen ke beberapa pihak yang berwenang secara bersamaan, sehingga mereka dapat meninjaunya secara independen.
• Kondisional: Mengarahkan dokumen ke pihak yang berwenang yang berbeda ketika kondisi tertentu terpenuhi.

Untuk persetujuan berbasis tim, pihak yang berwenang dapat meninjau konten di satu tempat dan berkolaborasi dengan memberikan anotasi pada dokumen serta mengakses file terkait. Kontrol versi DocuWare memastikan semua pihak yang berwenang lintas fungsi dapat mengakses dokumen terbaru dalam alur kerja.

Anda juga dapat menyertakan tanda tangan elektronik sebagai bagian dari alur kerja manajemen dokumen Anda. Platform ini mendukung beberapa tingkat keamanan tanda tangan elektronik:

• Sederhana: Cocok untuk dokumen internal yang kurang sensitif
• Lanjutan: Memverifikasi identitas penandatangan
• Berkualifikasi: Memberikan tingkat jaminan tertinggi untuk memverifikasi keaslian tanda tangan

DocuWare cocok untuk perusahaan yang menangani dokumen dalam jumlah besar atau membutuhkan lebih dari sekadar routing formulir dasar. Namun, ketika Anda hanya perlu mengumpulkan pengajuan dan mengirimkannya untuk disetujui, kemampuan manajemen dokumennya yang lebih luas dapat membuatnya terasa lebih kompleks dibandingkan pembuat formulir khusus. Beberapa pengguna di G2 mengatakan platform ini memiliki integrasi yang terbatas dan membutuhkan waktu untuk dipahami.

Jika sistem ini tidak terasa cocok, evaluasi alternatif DocuWare dan bandingkan alat terbaik untuk routing formulir dan persetujuan.

Harga:

DocuWare menawarkan penawaran harga khusus alih-alih tingkatan harga tetap. Faktor-faktor yang memengaruhi harga meliputi

• Jumlah pengguna dalam sistem manajemen dokumen Anda
• Kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan untuk file Anda
• Cakupan dan kecanggihan fitur perangkat lunak
• Siklus pembayaran (bulanan atau tahunan)
• Lokasi penerapan perangkat lunak (di cloud atau on-premises)

Biaya bulanan per pengguna untuk DocuWare berbasis cloud biasanya berkisar antara $30 hingga $125+.

6. monday.com

Fitur utama: Otomatisasi alur kerja berbasis aturan

monday.com pada dasarnya adalah platform manajemen proyek, tetapi tetap menjadi salah satu alat terbaik untuk routing formulir dan persetujuan. Anda dapat membuat alur kerja dengan menyesuaikan papan monday.com yang sudah ada atau membuat yang baru. Di dalam papan Anda, tambahkan dan beri nama kolom dengan detail seperti item, pihak yang berwenang, status persetujuan, dan tanggal.

Anda dapat menugaskan orang untuk persetujuan di kolom yang sesuai. Di kolom status, Anda dapat menggunakan label khusus dan kode warna agar status persetujuan mudah dipahami. Misalnya, Anda dapat menggunakan kuning untuk menunggu, hijau untuk disetujui, dan merah untuk ditolak.

Setelah papan Anda memiliki struktur dasar untuk mengelola persetujuan, Anda membangun logika alur kerja menggunakan otomatisasi persetujuan monday.com. Misalnya, Anda dapat menggunakan template otomatisasi untuk memberi tahu pihak yang berwenang ketika formulir atau dokumen menunggu peninjauan. Anda juga dapat menetapkan aturan yang secara otomatis menugaskan pihak yang berwenang ketika item baru dibuat.

monday.com menawarkan pembuat alur kerja untuk mengotomatisasi proses routing dan persetujuan, dengan representasi visual alur kerja serta blok seret dan lepas untuk membangun dan mengedit langkah-langkah alur kerja.

Untuk mempertimbangkan opsi lain sebelum memilih yang paling cocok untuk Anda, pertimbangkan alternatif monday.com.

Harga:

• Paket gratis
• Basic: $12 per pengguna, per bulan
• Standard: $14 per pengguna, per bulan
• Pro: $24 per pengguna, per bulan
• Enterprise: Harga khusus

Hilangkan hambatan operasional dengan routing formulir otomatis

Dengan otomatisasi approval workflow, Anda menentukan aturan dan jalur untuk mengarahkan pengajuan formulir ke orang yang tepat. Ini membantu memastikan bahwa

• Tidak ada permintaan yang melewatkan tinjauan kepatuhan atau keuangan yang diperlukan.
• Langkah-langkah persetujuan mengikuti hierarki dan kebijakan manajemen dokumen Anda.
• Persetujuan berjalan cepat, dengan sedikit atau tanpa tindak lanjut atau pelacakan manual.

Dengan proses persetujuan manual, permintaan dapat dengan mudah hilang di kotak masuk email. Perangkat lunak routing formulir mengarahkan pengajuan secara otomatis menggunakan aturan yang telah ditetapkan. Ini menjaga persetujuan tetap berjalan tanpa penerusan manual untuk setiap permintaan. Perangkat lunak ini juga memberi Anda tempat terpusat untuk melacak permintaan, dengan tampilan real-time tentang posisi setiap pengajuan dalam proses, siapa yang perlu bertindak, dan apa yang terjadi selanjutnya.

Yang terpenting, alur kerja otomatis menciptakan catatan dari setiap langkah dalam proses persetujuan. Dengan jejak audit dari pengajuan dan tindakan pihak yang berwenang, Anda dapat melihat bagaimana setiap permintaan ditangani dan menggunakan detailnya untuk membuktikan kepatuhan.

Jika Anda siap mengganti proses persetujuan manual dengan alur kerja otomatis, Persetujuan Jotform memudahkan Anda untuk memulai. Pembuat alur kerja tanpa kode dan template approval workflow-nya membantu Anda mengotomatisasi routing formulir, menetapkan aturan persetujuan, dan melacak permintaan di satu tempat.

Coba Persetujuan Jotform secara gratis, dan lihat bagaimana alat ini menyederhanakan otomatisasi routing dan persetujuan.