Le mancate presentazioni sono uno dei problemi più frustranti (e costosi) per le medical spa.
La buona notizia? Nella maggior parte dei casi i clienti non disdicono di proposito. Semplicemente dimenticano l’appuntamento, perché la vita è frenetica. Fortunatamente, il giusto sistema di promemoria può ridurre in modo significativo gli appuntamenti saltati, senza alcun lavoro extra da parte tua.
Ecco come configurarlo.
Perché i clienti non si presentano (e perché i promemoria funzionano)
I clienti non ti stanno ignorando: spesso hanno solo bisogno di una spintarella. Un promemoria via e-mail o SMS inviato al momento giusto fa esattamente questo. Inoltre, dimostra che la tua attività è organizzata e professionale.
La sfida è inviare i promemoria con costanza senza sovraccaricare il tuo staff. Chiamare o scrivere manualmente a ogni cliente prima del suo appuntamento non è una soluzione scalabile, soprattutto man mano che la tua attività cresce.
È qui che entra in gioco l’automazione. Si occupa lei dei solleciti al posto tuo, ogni singola volta, senza che nessuno debba ricordarsi di farlo.
Configura promemoria automatici con Jotform
Che tu stia scoprendo Jotform adesso o lo usi già per raccogliere le richieste di appuntamento, sei più vicino di quanto pensi ad avere un sistema di promemoria completo. Ecco come aggiungere elementi ai tuoi moduli di prenotazione Jotform per ridurre le mancate presentazioni.
1. Crea il tuo modulo di prenotazione appuntamenti
Crea un modulo di prenotazione appuntamenti utilizzando il costruttore moduli di Jotform o uno dei nostri modelli per spa già pronti per le medical spa. Raccogli nome, numero di telefono, e-mail, tipo di trattamento, data e orario preferiti del cliente.
2. Imposta una e-mail di conferma automatica
Jotform può inviare automaticamente un’e-mail di conferma non appena il cliente compila il modulo. Usa la funzione di risposta automatica per personalizzare il messaggio di conferma con il nome del cliente, i dettagli dell’appuntamento ed eventuali istruzioni da seguire prima del trattamento. Questo primo contatto definisce subito le aspettative.
3. Aggiungi un’e-mail di promemoria prima dell’appuntamento
Con Jotform Workflows puoi programmare l’invio di un’e-mail di promemoria 24-48 ore prima dell’appuntamento. Mantienila cordiale e breve, ad esempio: “Ti ricordiamo che domani alle 14:00 hai un appuntamento con noi. Non vediamo l’ora di vederti!”
Inserisci anche la tua politica di cancellazione, così i clienti sanno come disdire o riprogrammare l’appuntamento in caso di necessità. Ad esempio, se prevedi una politica di cancellazione con preavviso di 24 ore, comunica ai clienti se verrà addebitata una penale in caso di disdetta effettuata meno di 24 ore prima dell’appuntamento.
4. Richiedi una caparra al momento della prenotazione
Niente riduce le mancate presentazioni quanto un impegno economico. Aggiungi un campo di pagamento al tuo modulo di prenotazione e richiedi subito una piccola caparra. Jotform si integra con Square, Stripe, PayPal e altri popolari sistemi di pagamento, così i clienti possono pagare in modo sicuro al momento della prenotazione. Chi ha già pagato ha molte più probabilità di presentarsi.
Alcuni consigli per promemoria di appuntamento efficaci
Oltre ad automatizzare i promemoria, tieni a mente queste buone pratiche per ridurre le mancate presentazioni.
- Personalizza i promemoria. Adatta ogni messaggio inserendo il nome del cliente e lo specifico trattamento prenotato.
- Rendi semplice riprogrammare. Inserisci nei promemoria un link diretto al tuo modulo di prenotazione, così i clienti possono cambiare appuntamento senza dover telefonare. Più è facile per i clienti riprogrammare, meno è probabile che semplicemente non si presentino, e più è probabile che prenotino di nuovo anziché sparire del tutto.
- Analizza ogni trimestre i dati sulle mancate presentazioni. Le tabelle Jotform ti permettono di tenere traccia di tutte le compilazioni dei moduli in un unico posto, così puoi individuare gli andamenti, ad esempio se determinati giorni o tipi di trattamento registrano tassi più alti di mancate presentazioni, e intervenire di conseguenza.
In sintesi
La semplice combinazione di un modulo di prenotazione, una conferma automatica, un promemoria inviato al momento giusto e una caparra anticipata può fare una vera differenza sul tasso di mancate presentazioni. Una volta configurato un sistema di promemoria in Jotform, funziona in autonomia.
Pronto a iniziare? Scopri i modelli di prenotazione appuntamenti di Jotform e comincia a ridurre le mancate presentazioni già da oggi.
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