In 2014 opende Cat Town het allereerste kattencafé in de Verenigde Staten, met het redden en adopteren van katten als kern van haar missie. Sindsdien openen er landelijk steeds meer kattencafés, waar bezoekers de kans krijgen om koffie te drinken en met schattige katten om te gaan — en dat alles terwijl ze helpen katten te laten adopteren.
Sinds het op gang brengen van deze landelijke beweging is Cat Towns toewijding aan haar missie nooit verzwakt. De non-profitorganisatie, gevestigd in Oakland, Californië, richt zich op het helpen van katten die moeite hebben om geadopteerd te worden in traditionele asielomgevingen. Het werk draait om katten die het grootste risico lopen om over het hoofd gezien te worden: oudere katten, gestreste katten, verlegen katten en katten met medische aandoeningen die speciale zorg vereisen.
Door gedragsondersteuning, pleeggezinnen, medische zorg en gemeenschapsinspanningen heeft de organisatie geholpen om het euthanasiepercentage voor asielkatten in Oakland met meer dan 70 procent te verlagen.
De kern van dat werk is verbinding. Zoals Quinn White, directeur ontwikkeling en adjunct-directeur van Cat Town, uitlegt: haar rol is om mensen te helpen zich te verbinden met de missie van de organisatie door verhalen te vertellen over individuele katten en supporters te laten zien hoe zij kunnen helpen.
Maar naarmate de organisatie groeide, konden de systemen van Cat Town de missie niet meer bijbenen.
Handmatig werk elimineren om processen te versnellen
Zoals veel non-profitorganisaties vertrouwde Cat Town aanvankelijk op een combinatie van spreadsheets, e-mail en Google Formulieren om de informatieverzameling en workflows te beheren. Dat werkte in het begin prima, maar het personeel realiseerde zich al snel de beperkingen van hun processen.
Vooral het proces voor het verwerken van adoptieaanvragen was overweldigend geworden.
“Alles kwam binnen via e-mail, en het was chaotisch en stressvol. Zó stressvol,” zegt White.
Voor een klein team dat meer dan 200 vrijwilligers beheert — naast pleegplaatsingen, donaties, adopties en evenementen — waren ongeorganiseerde workflows niet alleen lastig. Ze kostten tijd en energie die van de missie zelf werden afgenomen.
Vóór Jotform ontbrak het de organisatie ook aan een effectieve manier om terugkerende maandelijkse donaties te verzamelen, een cruciale behoefte voor non-profitorganisaties zoals Cat Town die sterk afhankelijk zijn van voortdurende individuele steun.
Toen wendde het personeel zich tot Jotform.
Het heeft alles veranderd.
Quinn White, Development & Deputy Director, Cat Town
Een flexibel, schaalbaar platform dat non-profitorganisaties zich daadwerkelijk kunnen veroorloven
Cat Town maakte kennis met Jotform via een medewerker die het platform bij een andere organisatie had gebruikt.
“De prijs klopte,” legt White uit.
Voor veel non-profitorganisaties is betaalbaarheid net zo belangrijk, zo niet belangrijker dan functionaliteit. Budgetten zijn krap, en organisaties hebben technische hulpmiddelen nodig die waarde creëren zonder de non-profit financieel onder druk te zetten.
White verwoordt het eenvoudig: “We zijn een kleine non-profitorganisatie, we hebben geen enorm budget — en Jotform past in ons budget.”
Die balans tussen toegankelijkheid en functionaliteit hielp Cat Town om het platform snel te omarmen. White omschreef Jotform als een platform met een “gebruiksvriendelijke interface,” zowel voor het personeel dat de formulieren maakt als voor de adoptanten, pleeggezinnen en gemeenschapsleden die ze invullen.
Het team waardeert ook de mogelijkheid om formulieren eenvoudig aan te passen en in de website van de organisatie in te sluiten. Door de unieke branding, lettertypen en kleuren van Cat Town toe te voegen, kunnen ze supporters een naadloze, samenhangende online-ervaring bieden.
“We werden vrijwel meteen grote Jotform-fans,” zegt White.
Gestroomlijnde workflows met een menselijke touch
Een van de grootste voordelen van Jotform is de mogelijkheid om administratief werk te vereenvoudigen en tegelijkertijd een betekenisvolle menselijke verbinding te behouden. En bij Cat Town werd dat voordeel vooral duidelijk tijdens de COVID-19-pandemie.
Vóór COVID-19 werden adopties voornamelijk afgehandeld via individuele gesprekken tussen adoptiecoördinatoren en potentiële adoptanten. Maar toen de lockdownmaatregelen van kracht werden en huisdieradopties begonnen te stijgen, had het team snel een schaalbare oplossing nodig.
“We kregen zoveel aanvragen dat we het niet aankonden,” herinnert White zich. “We zijn een klein team.”
Met Jotform maakte Cat Town een adoptie-interesseformulier om de informatie van aanvragers te organiseren en het gemakkelijker te maken om de beste matches tussen katten en hun adoptanten te vinden. Het personeel kon snel de huisdierervaring, woonsituatie en voorkeuren van de potentiële adoptant bekijken om weloverwogen plaatsingsbeslissingen te nemen.
De resultaten waren krachtig. Omdat de organisatie sterke matches kon maken, werden er minder katten na adoptie teruggebracht.
“We redden meer levens, en ik weet dat we het sneller en efficiënter doen [met Jotform],” zegt White.
Vrijwilligers, pleeggezinnen en donateurs versterken
Naarmate Cat Town zijn gebruik van Jotform uitbreidde, raakte het platform diep geïntegreerd in bijna elk onderdeel van de activiteiten van de organisatie.
“We gebruiken het op elke mogelijke manier,” zegt White.
De non-profitorganisatie vertrouwt nu op Jotform om terugkerende donaties te verzamelen via de Stripe-integratie, maar ook voor evenement-RSVP’s, vrijwilligerscoördinatie, aanvragen voor kattenpleegzorg en benodigdhedenverzoeken, donaties voor online veilingen, vergoedingen, juridische documentatie en e-handtekeningen.
“Het heeft alles veranderd,” zegt White.
Een goed voorbeeld is het pleegprogramma. Ongeveer de helft van de katten van Cat Town leeft in pleeggezinnen in de omgeving van Oakland, en de non-profitorganisatie gebruikt Jotform om aanvragen te verzamelen, de omgeving en voorkeuren van elke aanvrager te begrijpen en ideale plaatsingen te vinden.
“Het helpt ons om een goede match te vinden voor onze pleeggezinnen,” zegt White.
Ze gebruiken ook formulieren voor benodigdhedenverzoeken, zodat pleeggezinnen snel en eenvoudig voedsel, medicatie, speelgoed en andere pleegbenodigdheden kunnen aanvragen. Dit helpt het team van Cat Town georganiseerd te blijven en zorgt er tegelijkertijd voor dat pleeggezinnen hun tijd kunnen besteden aan de katten die ze verzorgen — in plaats van logistieke hindernissen te moeten overwinnen.
Elke keer dat ik tegen een probleem aanloop, is Jotform er om het weer makkelijk te maken.
Quinn White, Development & Deputy Director, Cat Town
Naarmate het personeel van Cat Town Jotform bleef implementeren, bleven ook hun toepassingen groeien. Onlangs implementeerde Cat Town Jotform Sign om e-handtekeningen te verzamelen voor de belangenverstrengelingsformulieren die vereist zijn voor haar raad van bestuur.
“De toepassingen waren gewoon zo breed,” zegt White. “Het was zoiets als: ‘Oh, laten we gewoon Jotform gebruiken, laten we gewoon Jotform gebruiken,’ en al snel gebruiken we het voor alles.”
Kleine teams helpen een grote impact te maken
Naast het gebruiksgemak en het brede toepassingspotentieel werd de klantenservice-ervaring van Jotform een ander belangrijk voordeel van het platform.
“[Het supportteam van Jotform] is zo grondig en vriendelijk, en het is duidelijk dat er een echt persoon helpt, wat echt fijn is,” zegt White.
Toegang tot supportforums en praktische hulp hielp de organisatie om nieuwe workflows te blijven bouwen naarmate haar behoeften evolueerden.
White vat het zo samen: “Elke keer dat ik tegen een probleem aanloop, is Jotform er om het weer makkelijk te maken.”
Missie-impact versterken met technologie
Sinds de implementatie van Jotform heeft Cat Town niet alleen de processen voor gegevensverzameling en -beheer verbeterd — het heeft ook meer tijd en ruimte vrijgemaakt voor betrokkenheid bij de gemeenschap en missiegedreven werk.
Volgens White heeft Jotform Cat Town geholpen de relaties met adoptanten, pleeggezinnen, donateurs, vrijwilligers en gemeenschapsleden te versterken, terwijl het administratieve werk dat zich achter de schermen afspeelt wordt vereenvoudigd.
Het ondersteunt het Legacy of Love-programma, dat helpt ervoor te zorgen dat katten worden verzorgd nadat een eigenaar is overleden. Het regelt de vergoedingen voor het In It For Life-programma, dat hospicekatten helpt levenslange zorg en ondersteuning te ontvangen na adoptie. Het helpt ook bij het organiseren van donateursondersteuning, evenementenbeheer, juridische naleving en gemeenschapsbereik.
Het belangrijkste is dat het het kleine team van Cat Town meer tijd en energie geeft om zich te richten op het vinden van een definitief thuis voor moeilijk te plaatsen katten, en daardoor meer levens te redden.
Als uw non-profitorganisatie op zoek is naar manieren om workflows te versnellen, tijd te besparen en uw impact te vergroten, maak dan vandaag nog een gratis Jotform-account aan om te ontdekken hoe het platform uw missie kan ondersteunen.
Verstuur Opmerking: