Hoe Scripture Union Northern Ireland jaarlijks voor 7.000 jongeren zorgt met Jotform Enterprise

Elk jaar neemt Scripture Union Northern Ireland (SUNI) de zorg op zich voor 7.000 kinderen en jongeren tussen 3 en 18 jaar, verspreid over honderden locaties.

SUNI is een goed doel op het gebied van geloofsonderwijs en helpt kinderen en jongeren de Bijbel en de boodschap ervan te lezen en te begrijpen. De organisatie draait zomerkampen, lokale activiteiten en programma’s op scholen in heel Noord-Ierland, allemaal met vrijwilligers.

Voor Kathy Croskery, operations manager bij SUNI, betekent dat het hele jaar door zoeken naar manieren om al die programma’s soepel te laten verlopen, en bovenal veilig.

Croskery is de allereerste operations manager van SUNI. Die functie is pas kort geleden in het leven geroepen om de organisatie beter te laten draaien. Vaak zet ze systemen helemaal vanaf nul op en kijkt ze overal waar het kan hoe het beter kan.

“Ik probeer steeds te bedenken hoe ik dingen kan stroomlijnen, sneller kan laten verlopen en toegankelijker kan maken voor mensen”, vertelt ze.

7.000 inschrijvingen per jaar samengebracht in één systeem

Om processen te versnellen en inzichtelijker te maken, moest SUNI eerst de papieren werkwijzen digitaliseren. Vroeger deed de organisatie alles op papier, van het inschrijven van kampdeelnemers tot het screenen van vrijwillige leiders.

“Voor elk kind en elke jongere die bij ons binnenkomt, hebben we een ingevuld toestemmingsformulier nodig”, vertelt Croskery. “Als we de verantwoordelijkheid van de ouders overnemen, hebben we ook informatie nodig over dieetwensen en medische zaken.”

Ik denk niet dat we beseften hoeveel [Jotform Enterprise] voor ons kon betekenen, totdat we het eenmaal hadden.

Kathy Croskery, Operations Manager, Scripture Union Northern Ireland

Al die informatie met papieren formulieren verzamelen was op z’n zachtst gezegd omslachtig, en het maakte het lastig om gegevens van deelnemers centraal bij te houden. Toen de coronapandemie uitbrak, moest SUNI de overstap naar digitaal verzamelen van gegevens in sneltreinvaart maken.

Medewerkers moesten coronabesmettingen melden bij de lokale gezondheidsdienst, maar dat via papieren formulieren doen zou traag en onpraktisch zijn geweest. Ze kozen voor Jotform, waarmee ze de gegevens eenvoudig konden verzamelen, samenbrengen en delen.

“Tijdens corona was digitalisering de dringendste behoefte”, zegt Croskery. “En dat we de gegevens daarna centraal konden bewaren, was ook een enorme winst voor ons. Ik denk niet dat we beseften hoeveel [Jotform Enterprise] voor ons kon betekenen, totdat we het eenmaal hadden.”

Dankzij één centrale plek voor alle deelnemersgegevens hebben alle medewerkers nu toegang tot dezelfde informatie, die realtime wordt bijgewerkt zodra er een formulier binnenkomt. Niemand hoeft nog in papieren dossiers te zoeken naar belangrijke gegevens, zoals de voedselallergieën van een kind.

Met de functie Teams van Jotform Enterprise hebben medewerkers van verschillende afdelingen, zoals kampen, scholen en operations, hun eigen werkruimte. Elke werkruimte heeft z’n eigen formulieren, tabellen en andere onderdelen, allemaal makkelijk bij de hand. Informatie die vroeger verspreid zat in e-mailketens of op papieren formulieren, is nu meteen beschikbaar.

En met het Jotform Enterprise-account worden de gegevens van SUNI opgeslagen op een server binnen de EU, waardoor de organisatie voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Medewerkers kunnen daarnaast de toegang regelen, rechten instellen voor verschillende rollen en acties op de server volgen, wat voor extra veiligheid en verantwoording zorgt.

Meer dan 2.000 vrijwilligers beheren en ondersteunen, de meesten jonger dan 25

De medewerkers van SUNI begeleiden elk jaar zo’n 2.000 vrijwilligers, de meesten tussen de 17 en 25 jaar, die de programma’s in kampen, op scholen en bij lokale evenementen verzorgen.

Die vrijwillige leiders zitten verspreid over honderden locaties in het hele land, dus ze moeten onderweg bij hun materialen kunnen. En omdat de meeste vrijwilligers jonger zijn dan 25, zijn communicatiekanalen als e-mail gewoon niet praktisch, zegt Croskery.

“Sommigen appen zelfs nauwelijks”, vertelt ze.

Om de vrijwilligers te bereiken op de manier die bij hen past, bouwde het team met Jotform Apps een eigen mobiele app speciaal voor de vrijwillige leiders. Via die app hebben vrijwilligers snel toegang tot bijvoorbeeld:

• contactgegevens van medewerkers
• beleidsstukken en materialen rond veiligheid en bescherming
• veelgebruikte formulieren, zoals toestemmingsformulieren en bestelformulieren voor materialen
• actuele deelnemerslijsten van iedereen die zich voor hun activiteiten heeft aangemeld (in Jotform tabellen)
  

Via de app kunnen medewerkers ook pushmeldingen versturen, zodat de informatie die vrijwilligers nodig hebben altijd binnen handbereik is.

In plaats van e-mails te sturen en maar te hopen dat vrijwilligers ze lezen, komen appmeldingen binnen op een apparaat “dat ze altijd in hun hand hebben”, zegt Croskery. “De kans dat ze het meekrijgen, is groter dan dat ze een hele e-mail doorlezen.”

Al die goedkeuringen en achterliggende zaken zouden dagenlang heen-en-weergemail hebben gekost, terwijl er nu gewoon een kort pingetje in hun inbox verschijnt.

Kathy Croskery, Operations Manager, Scripture Union Northern Ireland

Croskery vertelt dat de medewerkers staan te popelen om de nieuwe WhatsApp-meldingsfunctie voor Jotform Apps te gebruiken. Die functie kan vooral handig zijn in kritieke situaties, bijvoorbeeld als iemand een vermoeden van misbruik of een ander incident rond gezondheid en veiligheid moet melden. Medewerkers krijgen dan meteen een melding van een ingediend formulier via WhatsApp in plaats van per e-mail, waardoor ze sneller kunnen reageren.

“In plaats van steeds onze e-mail te verversen om te zien of er een formulier is ingediend, krijgen we dat nu direct binnen”, zegt Croskery. “Zo zit er geen vertraging op de informatie die we moeten doorgeven aan de hulpverlening.”

Achter de schermen soepeler werken

Naast het beheren van gegevens over deelnemers en vrijwilligers kijkt Croskery ook steeds naar manieren om andere interne processen van de organisatie te verbeteren.

Zo zette ze geautomatiseerde workflows op voor het goedkeuren van onkostenvergoedingen van medewerkers. Met de voorwaardelijke logica van Jotform in de declaratieformulieren stuurt ze goedkeuringen automatisch naar de juiste budgethouder.

“Al die goedkeuringen en achterliggende zaken zouden dagenlang heen-en-weergemail hebben gekost”, zegt ze, “terwijl er nu gewoon een kort pingetje in hun inbox verschijnt.”

Croskery bouwde ook een mobiele app voor medewerkers, met links naar formulieren om maandelijkse onkosten in te dienen, verlof aan te vragen, apparatuur te reserveren en facturen te laten betalen. Ook staan er snelkoppelingen in naar gedeelde mappen, bestanden op SharePoint en de contactgegevens van collega’s. Er is zelfs een rooster voor wie er snacks meeneemt.

De tijd die Jotform Enterprise bespaart, geeft SUNI de ruimte om het aanbod te blijven verbeteren en uitbreiden. Croskery zegt dat ze het bestuur van SUNI graag laat weten dat hun investering in Jotform z’n geld dubbel en dwars waard is.Dankzij Jotform, zegt ze tegen hen, kunnen zij en haar collega’s hun werk efficiënter doen, waardoor ze meer kunnen bereiken met minder en de organisatie kan blijven groeien.