12 exemplos de automação com IA que equipes usam para economizar tempo

Muitas vezes, perdemos tempo de produtividade com as pequenas tarefas repetitivas que se acumulam todos os dias. Elas são tediosas e parecem nunca acabar. É por isso que muitas empresas estão recorrendo à automação com IA em 2026.

Aplicar a automação apenas ao trabalho intelectual poderia gerar cerca de US$ 430 bilhões a US$ 550 bilhões para as empresas a cada ano. Está claro que o tempo economizado está diretamente ligado ao dinheiro ganho.

Se você tem curiosidade sobre como as equipes automatizam seus fluxos de trabalho, este artigo apresenta exemplos de automação com IA que ajudam a economizar tempo nas tarefas do dia a dia.

O que é automação com IA e como ela pode ajudar o seu negócio?

A automação com IA usa inteligência artificial para executar tarefas complexas, com várias etapas, que normalmente exigem a intervenção humana. Você define a tarefa, estabelece as regras e conecta suas ferramentas. A IA conclui o fluxo de trabalho automaticamente. 

Há dois benefícios principais da automação de fluxos de trabalho com IA:

• Economia de tempo: a IA cuida das tarefas de baixo valor, para que sua equipe possa se concentrar no que realmente importa.
• Equipes mais enxutas: a IA assume o trabalho repetitivo, como a entrada de dados, e poupa você do custo de contratar mais funcionários.

Embora alguns casos de uso de automação com IA em grandes empresas possam exigir modelos de IA avançados, a maioria dos fluxos de trabalho empresariais não precisa deles. Os criadores de fluxos de trabalho com IA (como o Jotform) permitem criar agentes de IA personalizados em minutos, bastando descrever o que você deseja em um prompt de texto.

12 casos de uso para as marcas automatizarem o trabalho operacional com IA

A IA ajuda as organizações a executar fluxos de trabalho bastante complexos sem supervisão humana. Você pode se surpreender com o que é possível automatizar, principalmente com IA agêntica e uma infraestrutura adequada de orquestração de IA.

Confira 12 exemplos reais de como equipes de diferentes áreas e setores colocam a automação com IA para funcionar.

1. Simplificação da contratação e da integração de novos funcionários

Valor: Ao acelerar os processos de contratação e integração, a automação com IA pode reduzir os custos de recrutamento e proporcionar uma experiência mais tranquila aos candidatos desde o primeiro dia.

As equipes de RH podem reduzir quase pela metade a carga de trabalho usando IA para tarefas administrativas. Por exemplo, agentes de IA podem fazer a triagem de currículos, classificar candidatos, agendar entrevistas, enviar cartas de oferta e acionar fluxos de integração automaticamente. 

O AI Hiring Assistant do LinkedIn, por exemplo, automatiza até 80% das tarefas anteriores à oferta, desde a redação de descrições de vagas até o contato com candidatos. 

É possível obter resultados semelhantes nos processos de integração. A TRIO Upward Bound alcançou 100% de autointegração usando IA e cumpriu a meta federal de número de estudantes.  

2. Resumo de documentos e planilhas

Valor: Quase todo trabalho administrativo começa com a leitura de algo. A IA leva sua equipe direto ao ponto, com mais rapidez.

Quando sua equipe gerencia centenas de documentos em vários departamentos, só lê-los já pode consumir muito tempo. Os agentes de IA analisam contratos, relatórios e planilhas para extrair informações relevantes e sinalizar inconsistências em segundos, eliminando na prática a necessidade de seus colaboradores lerem os documentos do começo ao fim.

O ACNUR usou essa capacidade da IA para obter resultados. A organização trabalhou com a Deloitte para implantar agentes de IA que cuidavam do processamento de documentos, da preparação de materiais e do alinhamento com diretrizes. Essa automação, por sua vez, deu à equipe mais tempo para o trabalho de campo propriamente dito. O novo fluxo de trabalho tornou-se essencial depois que cortes orçamentários severos levaram à demissão de cerca de 4.000 funcionários.

3. Agilização do atendimento ao cliente com chatbots, SMS e gerenciamento de chamadas

Valor: Os clientes costumam esperar respostas quase instantâneas. Com a automação de fluxos de trabalho e a IA agêntica, você pode atender a essas expectativas.

No atendimento ao cliente, o retorno sobre o investimento (ROI) da automação com IA pode ser visto mais rapidamente. Diferentemente da automação robótica de processos, a IA consegue interpretar o contexto, processar dados não estruturados e tomar decisões com base em padrões, o que a torna mais adequada à imprevisibilidade das interações com clientes. 

A IA pode lidar com as consultas recebidas, encaminhar corretamente os casos complexos e fazer o acompanhamento em diversos canais. 

A Lemonade construiu seu modelo de seguros em torno desses recursos. Bots como Maya e Jim cuidam de todas as interações com os clientes, da integração à regulação de sinistros. Jim pagou uma indenização em três segundos (a Lemonade afirma que esse é um recorde mundial). Segundo a empresa, a IA é um dos principais motivos pelos quais ela ultrapassou US$ 1 bilhão em prêmios em vigor, mantendo os custos operacionais enxutos.

4. Automação da prospecção de vendas e do nutrimento de leads

Valor: A IA cuida de todo o ciclo de prospecção, desde a busca de leads até o nutrimento deles ao longo do funil de vendas, com supervisão mínima da sua equipe.

As unidades de negócios que usaram IA em marketing e vendas tiveram um aumento de 67% na receita, e não é difícil entender por quê. Você pode usar a IA para:

• Coletar e pontuar leads com base em dados firmográficos e comportamento.
• Personalizar em escala a prospecção ativa (cold outreach).
• Acionar sequências de acompanhamento quando um potencial cliente abre um e-mail ou visita uma página de preços.
• Usar o seu CRM para atualizar os dados após cada interação e encaminhar leads qualificados ao representante certo.

O resultado é um pipeline que praticamente funciona sozinho e uma equipe de vendas totalmente voltada para atividades que geram receita, como o nutrimento de leads.

5. Categorização e resposta de e-mails

Valor: Para gestores e qualquer pessoa que trabalhe em contato direto com clientes, o e-mail consome tempo o tempo todo. Felizmente, uma das formas mais produtivas de usar IA nos negócios é automatizar as conversas por e-mail.

O funcionário médio passa 57% do tempo de trabalho se comunicando por e-mail, chats e reuniões. Os usuários que mais utilizam e-mail passam 8,8 horas por semana na caixa de entrada, o que equivale a mais de um dia inteiro de trabalho.

As automações com IA podem economizar tempo ao categorizar as mensagens recebidas, sinalizar prioridades e redigir respostas. Muitas plataformas de IA oferecem soluções para esse problema. Suas ferramentas independentes de automação com IA (como o Agente do Gmail do Jotform) facilitam o gerenciamento da caixa de entrada, com recursos como resumos diários.

6. Análise do feedback e do comportamento dos clientes

Valor: Embora muitas equipes coletem enormes quantidades de feedback dos clientes, muitas vezes há dados demais para que alguém consiga analisá-los e agir com rapidez suficiente. A IA pode ajudar a acelerar esse processo.

A IA consegue processar milhares de interações com clientes ao mesmo tempo para identificar padrões e sinalizar pontos de atrito recorrentes. Ela também pode fornecer insights sobre elementos essenciais da experiência do cliente, como churn ou satisfação, sem que ninguém precise vasculhar uma planilha.

Você pode até usar a IA para detectar o que um cliente precisa antes mesmo de ele perceber. Assim, é possível entregar a mensagem certa, pelo canal certo, na hora certa. A consultoria McKinsey & Company chama isso de “next best experience” (a próxima melhor experiência), e as empresas que adotam essa abordagem viram a satisfação do cliente melhorar entre 15% e 20% e a receita aumentar entre 5% e 8%.

7. Agilização do suporte de TI

Valor: A IA resolve instantaneamente os problemas rotineiros de suporte de TI, para que você não precise gastar metade do dia resolvendo as mesmas cinco questões.

Assim como o atendimento ao cliente, o suporte de TI se baseia na repetição. Envolve muitas perguntas rotineiras e um vaivém constante de mensagens. A IA pode automatizar muitos desses fluxos de trabalho, o que faz da TI uma das áreas mais populares para as empresas implementá-la. Segundo a PwC, 53% das empresas dos EUA que implantam agentes de IA os utilizam em TI e segurança cibernética. 

A aplicação no suporte de TI é especialmente útil para pequenas empresas. A maioria não tem uma equipe de TI dedicada, então vale a pena usar soluções de IA para as solicitações rotineiras que, de outra forma, atrapalhariam o restante da equipe. 

Muitas vezes, apenas mapear e padronizar seus fluxos de trabalho já pode economizar bastante tempo, principalmente em atividades de grande volume, como os tickets de suporte. Para isso, você pode usar criadores de fluxos de trabalho gratuitos, como o Jotform Workflows, ou ferramentas de fluxograma com IA, como o Gerador de Fluxogramas com IA do Jotform.

8. Processamento de faturas

Valor: Toda equipe financeira tem um acúmulo de faturas para processar. A IA dá conta delas com mais rapidez e menos erros do que qualquer fluxo de trabalho manual.

Para a maioria das equipes financeiras, o processamento de faturas envolve acessar portais de fornecedores, navegar pelas seções de cobrança, baixar documentos e carregá-los em um sistema separado. O processo pode ser repetitivo e lento. 

No entanto, pesquisas recentes mostram que equipes que usam automação processam faturas em cerca de três dias, contra 17 dias para equipes que dependem de fluxos de trabalho manuais. 

O Financial Controller Agent da Payhawk, por exemplo, acessa os portais de fornecedores, localiza as faturas, preenche todos os campos obrigatórios e as envia em seu nome. A empresa espera processar 500 mil faturas em 2026, o que, segundo ela, vai poupar aos clientes cerca de quatro anos de trabalho manual somado.

9. Aprimoramento da gestão da cadeia de suprimentos e do estoque

Valor: As cadeias de suprimentos têm partes móveis demais. A IA monitora tudo e mantém o fluxo em andamento, para que nada passe despercebido.

Gerenciar uma cadeia de suprimentos significa acompanhar de perto os prazos dos fornecedores, os níveis de estoque, as previsões de demanda e os ciclos de compras. Qualquer lacuna de visibilidade pode resultar em atrasos nas entregas, armazéns superlotados ou pedidos perdidos. Os agentes de IA para automação conseguem monitorar tudo isso em tempo real. 

Esses assistentes digitais também podem sinalizar anomalias, acompanhar o desempenho dos fornecedores e oferecer recomendações estratégicas com base no que observam.

Em um exemplo de uso eficaz de agentes de IA nessa área, uma empresa química que testou agentes de IA para a busca autônoma de fornecedores registrou um aumento de 20% a 30% na eficiência da equipe de compras. Os agentes cuidaram de tudo, da preparação de licitações e da pré-qualificação de fornecedores à análise de propostas e ao gerenciamento de dúvidas dos fornecedores. Esse trabalho exigia antes uma coordenação manual significativa, consumindo horas de tempo valioso.

10. Pesquisa em bases de conhecimento internas

Valor: A IA torna anos de conhecimento institucional instantaneamente pesquisáveis para toda a equipe.

As equipes de grandes empresas costumam ter mais conhecimento interno do que qualquer pessoa tem tempo de encontrar e usar. Documentos de conformidade, guias de processos e dados de produtos muitas vezes ficam enterrados sob camadas de pastas ou isolados em silos entre as equipes. Se você criar uma base de conhecimento, todos os colaboradores poderão usar a IA para consultá-la, sem precisar enviar e-mails nem esperar por uma resposta.

A Unilever criou um sistema desse tipo para sua equipe de sustentabilidade. Cansado das solicitações de dados (algumas com mais de 100 perguntas), um integrante da equipe carregou um conjunto selecionado de documentos da empresa no Microsoft Copilot Studio para facilitar o acesso. 

O Lilli, assistente de IA da McKinsey, reúne mais de 100 mil documentos internos de mais de 40 fontes de conhecimento. Todos os funcionários da empresa (mais de 7.000) podem acessar esses dados.

11. Recomendação de produtos e serviços aos clientes

Valor: A IA pode sugerir o produto certo no momento certo, o que aumenta as conversões e o valor médio dos pedidos.

A IA pode recomendar produtos analisando as buscas, o histórico de compras e o comportamento de navegação do cliente. O Walmart, por exemplo, está testando esse recurso por meio de um assistente de compras com IA. O Sparky, o agente virtual da rede varejista, pode recomendar produtos, ajudar os consumidores a encontrar itens compatíveis e até sugerir receitas com base na foto da geladeira do cliente.

As grandes empresas não são as únicas a ajudar os clientes a fazer compras com IA. Qualquer loja, grande ou pequena, on-line ou física, pode se beneficiar de fluxos de recomendação de produtos com tecnologia de IA. Em 2026, 58% das lojas de comércio digital têm um sistema de recomendação. 

12. Implementação da manutenção preditiva

Valor: Use agentes de IA para prever falhas em equipamentos antes que aconteçam, reduzindo o tempo de inatividade e evitando reparos caros.

Em vez de esperar que máquinas ou veículos quebrem, as empresas estão usando a IA para prever falhas com antecedência. Sensores podem coletar dados sobre temperatura, vibração e desempenho, e modelos de machine learning sinalizam padrões que indicam possíveis problemas.

Na indústria automotiva, por exemplo, a ZF Friedrichshafen AG criou um agente de IA autônomo chamado TempAI para prever a temperatura em sistemas de propulsão elétricos. Segundo a S&P Global, a inovação melhorou a precisão da previsão de temperatura em mais de 15%.

Para fabricantes e operadores de frotas, esse tipo de insight significa menos falhas inesperadas e mais tempo entre os reparos.

Se inspirou? Coloque a IA para trabalhar agora mesmo com os Agentes de IA do Jotform

Se você quer explorar a automação de processos de negócios com IA, os Agentes de IA do Jotform são um ótimo ponto de partida. Eles transformam formulários comuns em experiências conversacionais, nas quais um agente de IA faz perguntas e orienta os respondentes ao longo do processo, passo a passo. 

Em vez de preencher um formulário estático, as pessoas interagem com o agente de IA em uma interface no estilo de chat, enquanto o fluxo de trabalho é executado em segundo plano. Você pode treinar o agente com documentos ou instruções personalizadas para que ele entenda o seu processo e faça as perguntas certas. 

E o melhor: dependendo das preferências do seu público ou da finalidade do formulário, você pode implantar o agente de várias maneiras, incluindo bots de voz, plataformas sociais e até um aplicativo de agente de IA personalizado, que permite implementar a IA do seu jeito.

Aqui estão alguns agentes de IA pré-configurados para começar:

• Agente de IA de Suporte ao Cliente: coleta todas as informações importantes dos clientes em formato conversacional, para que os atendentes tenham o contexto completo ao responder
• Agente de IA de Qualificação de Leads: interage com os leads que chegam, faz perguntas de acompanhamento e ajuda você a pontuar os prospects de maneira mais ágil
• Agente de IA de Relatório de Reunião: registra os detalhes da reunião por meio de perguntas de acompanhamento estruturadas e transforma as respostas em um relatório de reunião formatado
• Agente de IA de Checklist para Abertura de Empresas: orienta os fundadores de pequenas empresas nas principais etapas de abertura (como planejar as finanças e providenciar a documentação necessária), fazendo perguntas e ajudando a acompanhar o progresso
• Agente de IA de Informações de Funcionários: atua como um assistente interno de RH que faz perguntas aos funcionários sobre seu cargo, os requisitos da função e muito mais, para coletar e manter bancos de dados precisos 

O Jotform tem mais de 7.000 agentes de IA à sua disposição. Cadastre-se gratuitamente e crie seu agente de IA em minutos.