Ficar por dentro de tudo ficou mais fácil. O novo recurso de notificações de equipe do Jotform Enterprise permite personalizar quem recebe atualizações sobre as atividades da equipe, para que as notificações cheguem exatamente a quem precisa. Agora, você controla quem é notificado sobre o quê nas suas Equipes do Jotform.
A possibilidade de personalizar as notificações nas Equipes está entre os recursos mais solicitados pelos nossos clientes Enterprise. Agora, os administradores da equipe podem decidir exatamente quem é notificado sobre eventos específicos da equipe. Chega de alertas padronizados para todo mundo. Apenas a informação certa para as pessoas certas.
Os administradores da equipe agora podem selecionar os destinatários das notificações diretamente em Configurações da equipe > Notificações. Você pode atribuir notificações a membros individuais da equipe ou a funções específicas. Por exemplo, se quiser que todos os gerentes recebam alertas de solicitação de acesso, basta configurar isso com alguns cliques.
O que você pode configurar
Confira a lista de eventos para os quais você pode gerenciar os destinatários das notificações:
- Membro adicionado à equipe: os destinatários são notificados quando um novo membro entra na equipe.
- Solicitação para participar: os destinatários são notificados quando alguém pede para entrar na sua equipe.
- Solicitações de acesso: acompanhe de perto as solicitações de acesso a ativos antes que elas se tornem gargalos.
- Comentários na Caixa de entrada: garanta que as pessoas certas vejam os comentários publicados na Caixa de entrada do Jotform.
- Atividade de documentos do Jotform Sign: acompanhe quando um documento é aberto, assinado ou recusado, ou quando o prazo de assinatura expira. Isso agora inclui formulários com automação do Sign, que podem ser gerenciados no mesmo lugar que as outras notificações de documentos do Sign.
Primeiros passos
Configurar as notificações leva menos de um minuto. Veja como fazer.
- No espaço de trabalho de uma Equipe, clique no botão Configurações da equipe no canto inferior esquerdo.
- Clique na guia Notificações no painel esquerdo.
- Para os eventos listados (por exemplo, a entrada de um novo membro na sua equipe), selecione quem deve ser notificado, seja por membros individuais da equipe ou por funções específicas da equipe.
- Clique em Salvar alterações.
Pronto, é só isso. Para ver um passo a passo detalhado, confira nossos guias práticos:
- Como gerenciar os destinatários das notificações da equipe
- Como gerenciar os destinatários das notificações de comentários da Caixa de entrada em Equipes
Mais controle sobre as notificações de formulários
Esta atualização combina bem com outra melhoria recente: mais flexibilidade nas notificações de envio de formulários.
Anteriormente, as notificações só podiam ser enviadas para uma equipe inteira ou para endereços de e-mail individuais. Agora, no Criador de formulários, você pode selecionar uma equipe e escolher exatamente quais membros dela recebem as notificações de um formulário específico, de modo que os membros da equipe sejam alertados apenas sobre os envios de formulários que sejam relevantes para eles.
Você pode gerenciar isso em Configurações > E-mails no Criador de formulários. Veja o guia prático completo.
Benefícios em diferentes setores
As notificações de equipe geram ganhos de eficiência significativos para praticamente todos os setores que dependem de fluxos de trabalho coordenados.
Na área da saúde, os administradores de clínicas podem garantir que apenas os chefes de departamento certos sejam alertados quando funcionários solicitarem acesso a formulários sensíveis de admissão de pacientes, mantendo a conformidade rigorosa sem sobrecarregar a linha de frente com avisos irrelevantes.
Os escritórios de advocacia e as empresas de serviços profissionais podem atribuir as notificações de assinatura de documentos aos sócios ou paralegais responsáveis por cada caso, para que nenhum prazo de assinatura passe despercebido.
Para as equipes de e-commerce e de operações, direcionar os alertas de solicitação de acesso aos gerentes por função significa que os novos contratados recebem seus acessos mais rápido, sem criar gargalos de aprovação em períodos de pico.
As instituições de ensino que gerenciam formulários de matrícula ou de autorização podem configurar as notificações de comentários da Caixa de entrada para que orientadores e administradores fiquem por dentro dos envios que realmente lhes dizem respeito.
E nas imobiliárias, em que vários corretores colaboram em uma única conta de equipe, os alertas de atividade de documentos do Sign podem ser enviados aos corretores e coordenadores ligados a cada transação, reduzindo o excesso de avisos e garantindo que nada crítico passe despercebido.
Considerações finais
O recurso de notificações de equipe não serve apenas para organizar a sua caixa de entrada: ele ajuda a criar fluxos de trabalho mais inteligentes e com mais responsabilidade compartilhada.
Quando as pessoas certas recebem os alertas certos, as decisões são tomadas mais rápido, os ativos não ficam parados à espera de aprovação e tarefas importantes não passam despercebidas só porque uma notificação foi para a pessoa errada. Seja você responsável por uma startup de cinco pessoas ou por uma grande equipe corporativa, esse nível de controle preciso acompanha o seu crescimento.
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