Rotinas para o novo normal: Como organizar coffee breaks virtuais

Apesar do fato da maioria dos trabalhadores estarem trabalhando de casa no momento – em torno de 62%, de acordo com o Gallup – agora pode ser o melhor momento para implementar um novo ritual de “pausa para o café” com sua equipe.

No escritório, estes coffee breaks tendem a ser espontâneos – você passa pela mesa de um colega e pergunta se ele pode dar uma escapadinha por meia hora. Contudo, com os funcionários trabalhando de casa, não existe o fator espontaneidade. Em vez disso, precisamos fazer um esforço deliberado para nos conectarmos com nossos colegas.

Para Sid Sijbrandij, cofundador e CEO do GitLab, uma empresa totalmente remota com funcionários em mais de 39 países, coffee breaks virtuais já eram comuns para sua equipe mesmo antes da pandemia da COVID-19. Sijbrandij afirma que tais “interações cara a cara são provavelmente ainda mais importantes em um ambiente remoto, pois podem ajudar a prevenir um potencial desgaste e isolamento.”

Os funcionários do GitLab não apenas encontram seus amigos para coffee breaks virtuais. A empresa utiliza o canal Slack #donut_be_strangers, onde membros da equipe são unidos aleatoriamente em pares para coffee breaks por um bot chamado Donut.

Se sua equipe está trabalhando remotamente, descobrir novos rituais de socialização pode ajudar a diminuir o impacto emocional dos últimos meses. Confira abaixo algumas dicas para ajudá-lo a incorporar coffee breaks virtuais em sua rotina diária.

Agende-os regularmente

Sem reuniões. Sem deslocamento. Um ambiente de trabalho menos confortável.

Estas são algumas das mudanças mais óbvias no cenário “trabalhando em casa”. Contudo, muitos de nós não valorizamos as interações sociais não-estruturadas da vida diária no escritório.

Como explica o professor da Harvard Business School, Tsedal Neeley:

As pessoas perdem aquelas conversas não planejadas ao tomar água ou um cappuccino com colegas no trabalho remoto. Estas são partes significativas e importantes do dia de trabalho que impactam diretamente o desempenho.

É por isso que Neeley explica que, em um ambiente de trabalho remoto, a frequência de contato entre colegas não pode diminuir.

Coffee breaks virtuais são uma ótima maneira de manter conexões, logo, procure agendá-los regularmente, da mesma forma que o faria no escritório.

“Existem diversas pesquisas que mostram que equipes virtuais podem ser completamente idênticas àquelas localizadas em um mesmo ambiente em termos de confiança e colaboração,” escreve Neely.

É preciso disciplina para não permitir que esses intervalos sociais diminuam, mas mantê-los pelo menos uma vez por semana pode trazer benefícios importantes.

Estabeleça algumas regras básicas

Com as reuniões virtuais se tornando o novo normal, Neeley recomenda definir um conjunto de regras específicas. Recomendo fazer o mesmo para reuniões não profissionais, como os coffee breaks. Dessa forma, você pode garantir que estas sirvam ao propósito de ajudar as pessoas a se conectarem, elevar os ânimos e voltar ao trabalho com mais foco, em vez de cair na armadilha de se tornarem uma frustrante perda de tempo.

Por exemplo, implemente algumas regras gerais: desliguem os celulares, parem de olhar seus e-mails, sejam pontuais, etc. Na Jotform, para tornar nossos coffee breaks virtuais mais agradáveis, mas também eficientes, repassamos um de nossos formulários para solicitação de reunião para definir horários e convidar participantes.

Sabemos que é impossível evitar totalmente discussões sobre a pandemia, mas tente adicionar alguma leveza à conversa também. Inicie conversas sobre filmes que você assistiu, livros que você está lendo e quaisquer outros projetos que você está realizando. Estive cozinhando mais ultimamente, e frequentemente compartilho meus acertos – e erros – na cozinha com a minha equipe.

Mantenha um menor número de participantes ou divida-os em grupos

Uma das vantagens dos coffee breaks é que estes permitem que as pessoas, especialmente os introvertidos, se abram mais do que o fariam em reuniões maiores e mais estruturadas. Quando tomo um café ou almoço com um funcionário, muitas vezes descubro algo novo sobre ele, seja algo pessoal, como seu destino turístico favorito, ou profissional, como uma ideia que ele está desenvolvendo.

Em coffee breaks virtuais, tente cultivar a mesma atmosfera íntima mantendo grupos menores. Como a YouTuber e anfitriã do happy hour virtual, Natalie Lynch, disse ao New York Times,

Coloque muitas pessoas em um Google Hangout e este se tornará um caos. Mais de oito a 10 pessoas e as conversas simplesmente não podem acontecer sem deixar algumas pessoas de fora.

Meu número mágico é de dois ou três participantes, mas por tentativa e erro, você pode descobrir o que funciona para sua equipe.

Opte pela visualização em grade

O objetivo de utilizar videochamadas como alternativa aos e-mails ou chamadas de voz é aproximar o mundo como o vemos. Quando saímos para tomar café com amigos, nos posicionamos ao redor de uma mesa, onde vemos todos, mas concentramos nossa atenção no orador. Quer você esteja usando o Google Hangouts ou o Zoom, a visualização em grade é a segunda melhor opção aos coffee breaks da vida real.

Como reportado pelo New York Times, como o Zoom destaca a pessoa que está falando (ou fazendo barulho), esta é uma importante sugestão visual para alertar aos demais participantes que alguém está prestes a falar, o que acaba por minimizar o número de pessoas falando umas por cima das outras.

Sei que provavelmente estamos todos ansiosos para retornar para algumas de nossas antigas rotinas. Por enquanto, aqueles de nós trabalhando em casa podemos tentar desfrutar de algumas das vantagens do novo normal, como o tempo em família, momentos de reflexão e uma vida menos acelerada. Além disso, também podemos criar novos rituais para nos mantermos conectados.

AUTOR
Aytekin Tank é Fundador e CEO da Jotform. Um desenvolvedor com a alma de um contador de histórias, ele escreve sobre sua jornada como empreendedor e compartilha conselhos com outras startups. Ele adora ouvir as histórias dos usuários Jotform. Você pode entrar em contato com Aytekin através do e-mail AytekinTank@Jotform.com

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