Como elaborar uma estimativa de trabalho

Seja você um designer gráfico, escritor freelance, encanador, eletricista, construtor ou qualquer outro tipo de contratante ou prestador de serviços independente, é preciso encontrar a maneira certa de criar e compartilhar estimativas de trabalho de aparência profissional com ambos seus clientes atuais e potenciais.

O que é uma estimativa de trabalho

Uma estimativa de trabalho é um documento que você deve fornecer a um cliente em potencial. Este descreve os detalhes do serviço sobre o qual foi demonstrado interesse, incluindo algumas ou todas as seguintes informações:

  • Os serviços a serem fornecidos
  • Os prazos para a conclusão do trabalho
  • Uma linha do tempo contendo marcos do projeto a serem atingidos
  • O custo dos materiais e serviços para a conclusão do projeto
  • Uma estimativa do custo total

Uma estimativa de trabalho ajuda o cliente a planejar o orçamento do projeto e, em muitos casos, também o ajuda a determinar com qual prestador de serviços trabalhar – já que provavelmente solicitarão orçamentos de mais de um contratante ou fornecedor de serviços.

Tenha em mente que uma estimativa de trabalho é apenas isso – uma estimativa. Este é um palpite informado sobre os custos e prazos potenciais, baseado em sua experiência na área e em outros projetos semelhantes que você concluiu. Inicialmente, você pode não ter todos os detalhes necessários para fornecer um orçamento definitivo e aprofundado, mas ainda pode fornecer uma estimativa aproximada.

A diferença entre estimativas de trabalho, orçamentos e faturas

Uma estimativa de trabalho é diferente de um orçamento; esta fornece um custo aproximado para um projeto e não é legalmente obrigatória, enquanto um orçamento fornece o custo fixo exato de um trabalho. Na maioria dos casos, você não pode alterar um orçamento depois deste ser aprovado pelo cliente. Além disso, um orçamento geralmente se destina a um período de tempo específico, portanto, pode incluir linguagem como “válido por 30 dias”.

Uma fatura é uma conta cobrada pelos serviços prestados. É o documento que você fornece ao cliente após ser oficialmente contratado para o projeto. As faturas geralmente contêm custos detalhados e condições de pagamento, como vencimento no recebimento, em 30 dias, em 60 dias, etc.

Você pode fornecer uma estimativa inicial do trabalho após se reunir com um cliente sobre um projeto e, em seguida, um orçamento formal assim que este o selecionar para o trabalho e você tiver todos os detalhes necessários para prever com precisão os custos do projeto. Uma vez que o cliente aceitar o orçamento, você deverá enviá-lo uma fatura.

O que incluir em uma estimativa de trabalho

O que você deve incluir em sua estimativa de trabalho depende do tipo de serviço fornecido, mas confira abaixo alguns princípios básicos a serem considerados:

  • Informações de contato da empresa
  • Uma descrição/visão geral dos serviços a serem fornecidos
  • Os custos relacionados à aquisição dos materiais necessários para entregar os serviços
  • O que não está incluído no projeto
  • Cronogramas e datas de conclusão do projeto
  • Custo total dos serviços
  • Termos de pagamento
  • Outros termos e condições

Dicas para ajudá-lo a elaborar uma boa estimativa de trabalho

Ao criar uma estimativa de trabalho, você não deve tratá-la como apenas mais um item na lista de tarefas da sua empresa. Na verdade, esta é uma ferramenta de vendas – ela lhe dá a chance de se destacar da concorrência. Como você provavelmente estará competindo com outros contratantes ou prestadores de serviços pelo projeto que está estimando, faça tudo o que estiver ao seu alcance para apresentar estimativas profissionais e persuasivas.

Confira abaixo algumas formas de escrever uma estimativa de trabalho eficaz:

Reúna-se com o cliente para discutir suas necessidades e certifique-se de tomar boas anotações. Esclareça quaisquer dúvidas que você tenha e responda a quaisquer perguntas que eles tenham para fornecer a estimativa mais precisa possível. Fazer mais perguntas significa que você poderá fornecer uma estimativa mais detalhada e completa, e isso gera mais confiança com o cliente em potencial.

Não reduza o custo do projeto apenas para conseguir o trabalho. Claro, você provavelmente não é o único prestador de serviços que o cliente está considerando, mas tentar oferecer o preço mais baixo apenas para conseguir o trabalho não irá ajudá-lo. Apresente o preço pelo qual você ficaria feliz em realizar o trabalho. Se o cliente recusar, provavelmente não era o certo para você.

Se você está apenas começando no ramo, pode sentir que precisa aceitar seus primeiros projetos a uma taxa mais baixa até obter mais experiência. Apenas certifique-se de cobrir seus custos e gerar algum lucro.

Apresente sua estimativa de trabalho rapidamente. Idealmente, você deve fornecer a estimativa ao potencial cliente 24 a 48 horas após a reunião ou conversa com ele. Isso comunica que você é profissional e está entusiasmado com o trabalho. Além disso, alguns clientes querem começar rapidamente, então o primeiro a enviar uma estimativa pode ganhar o trabalho.

Considere incluir um bônus. Escolha algo simples que você possa fazer para impressionar o cliente.

Se você é um copywriter (redator de sites), poderia incluir uma sessão de estratégia de web marketing com seu pacote padrão? Se você é um designer gráfico, poderia adicionar um cabeçalho do Twitter ou Instagram ao seu pacote de logotipo padrão? Se você é um profissional que auxilia em mudanças, poderia fornecer caixas extras e material para embalagem que o cliente pode usar para se organizar ao se instalar em sua nova casa?

A chave é escolher algo que não ocupe muito do seu tempo, mas que agregue valor – e um pouco de boa vontade – à experiência do cliente.

Use um modelo profissional para suas estimativas de trabalho. A apresentação é importante, e usar um modelo profissional lindamente elaborado é mais uma forma de se destacar da concorrência. Para dar aquele toque extra especial, adicione as cores e o logotipo da sua marca.

Onde você pode encontrar modelos para estimavas profissionais

Com sua ampla variedade de modelos, a ferramenta Jotform é a solução ideal para pequenas empresas e empreendedores que desejam começar seu negócio de serviços e gerenciar suas próprias estimativas.

A ferramenta Jotform oferece 17 modelos para estimativas gratuitos para ajudá-lo a gerenciar facilmente suas estimativas de trabalho online. Apenas escolha um modelo com base em seu tipo de serviço e preencha um formulário para popular automaticamente sua planilha com custos de mão de obra, custos de material e outras informações relevantes. Você poderá gerenciar suas estimativas em qualquer dispositivo, compartilhá-las com colegas e baixá-las como arquivos CSV, PDF ou Excel.

Você pode personalizar qualquer um dos modelos para estimativas disponíveis adicionando linhas e colunas, incluindo guias extras e escolhendo novos nomes e cores de rótulos. Você também pode fazer o upload de documentos complementares para sua planilha.

Para descobrir outras maneiras de se organizar e gerenciar melhor suas estimativas online, confira os seguintes modelos Jotform: modelo para estimativas de trabalho, formulário para estimativas de serviço, formulário para estimavas básicas e formulário para solicitação de trabalho.

Sua estimativa de trabalho é outra ferramenta de vendas que você pode usar para converter mais leads em clientes. Usando as dicas apresentadas nesta postagem e os modelos da ferramenta Jotform, você poderá criar belas estimativas que lhe renderão mais trabalho.

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