Quando Stacy Tomkins, arquiteta web da Prefeitura de Greensboro, na Carolina do Norte, fala sobre o Jotform, ela não economiza elogios: “Não consigo falar o suficiente das coisas boas que ele oferece. Tem um pouco de tudo para todo mundo.”
Esse entusiasmo não é apenas pessoal. Para um governo municipal com quase 3.800 funcionários que atende mais de 300 mil moradores, cada vez mais acostumados a ter acesso rápido e otimizado para dispositivos móveis aos serviços públicos, o Jotform Enterprise se tornou essencial para o funcionamento de Greensboro.
Como muitos governos municipais, Greensboro opera com um orçamento enxuto, uma equipe grande e diversificada e a missão de atender todos os moradores de forma eficiente e equitativa.
O desafio: processos em papel em um mundo digital
A Prefeitura de Greensboro usa o Jotform desde 2018, mas, até a pandemia de COVID-19, ainda utilizava formulários em papel na maior parte de seus processos. Quando os atendimentos presenciais foram interrompidos durante a pandemia, a dependência de longa data dos formulários em papel se tornou insustentável, forçando a cidade a repensar o status quo.
“Percebemos que os formulários em papel, que normalmente usávamos na maior parte do nosso trabalho com o público, simplesmente não eram sustentáveis naquele período”, afirma Tomkins. “O Jotform realmente decolou aqui como ferramenta para coletar informações e atender solicitações.”
Os desafios eram claros: os formulários em papel eram caros. Os processos eram lentos. A equipe gastava um tempo valioso em tarefas manuais e repetitivas, como encaminhar solicitações, cobrar aprovações e gerenciar comunicações que poderiam ter sido automatizadas.
Além da pandemia, a cidade enfrentava outro desafio: atender às expectativas de comunicação de seus moradores. A maioria dos moradores de Greensboro acessa informações pelo celular e espera acessar os serviços públicos da mesma forma. Qualquer solução escolhida pela cidade precisava alcançar os moradores onde eles estavam.
Por que o Jotform Enterprise?
Quando chegou a hora de formalizar e ampliar a estratégia de formulários digitais da cidade e escolher uma ferramenta de software, o custo foi um fator importante, mas não o único.
“No fim das contas, escolhemos o Jotform porque o custo era muito menor do que o das licenças do Adobe para todos os nossos funcionários”, explica Tomkins.
Poderíamos ter uma solução sem papel que também fosse mais flexível do que o Adobe em termos de roteamento de e-mails e fluxos de trabalho. E a curva de aprendizado era muito, muito menor.
Stacy Tomkins, arquiteta web, Prefeitura de Greensboro,
Para um governo municipal que trabalha com restrições orçamentárias rigorosas, o valor era evidente. O Jotform Enterprise ofereceu recursos de nível empresarial sem o preço de nível empresarial.
Como Greensboro usa o Jotform Enterprise
A Prefeitura de Greensboro implementou o Jotform em praticamente todos os departamentos, com casos de uso que abrangem tanto operações internas quanto serviços voltados ao público.
Os fluxos de trabalho internos incluem:
- Formulários de integração de RH
- Pesquisas de satisfação dos funcionários
- Gestão de benefícios e solicitações de licença
Os formulários externos, voltados ao público, incluem:
- Solicitações de serviço de água
- Agendamento de acompanhamento em patrulha policial e de coleta de impressões digitais
- Inscrições de voluntários para iniciativas comunitárias de limpeza de lagos
Uma das melhorias de fluxo de trabalho mais significativas da cidade ocorreu em RH e benefícios. Os funcionários que precisavam solicitar licença não remunerada planejada costumavam enviar formulários em papel, que eram encaminhados manualmente aos responsáveis para aprovação — um processo lento e pouco transparente.
“Nosso fluxo de trabalho no Jotform automatizou tudo isso”, diz Tomkins. “Os funcionários enviam a solicitação e ela é encaminhada imediatamente a um dos vários responsáveis possíveis. Eles podem analisá-la na hora e, com um clique, aprová-la ou pedir mais informações. Nossa equipe de benefícios consegue ver, em qualquer etapa do processo, em que ponto está a solicitação de cada pessoa.”
O resultado: os responsáveis agora recebem as solicitações em tempo real, em vez de processar um acúmulo de pedidos no fim do período de inscrição. A equipe de benefícios tem visibilidade total das solicitações, e os funcionários recebem respostas mais rápido.
Um evento comunitário reinventado
Talvez nenhum exemplo ilustre o impacto da digitalização de forma tão clara quanto o Café da Manhã anual do Dia de Martin Luther King Jr. da cidade, uma tradição com mais de 40 anos.
“No passado, isso era feito pelo nosso departamento de direitos humanos com blocos de notas e ligações telefônicas”, diz Tomkins. “Havia um risco real de o nome de alguém ser anotado em um bloco de notas e acabar se perdendo.”
Hoje, todo o processo é feito pelo Jotform. Os participantes se inscrevem por meio de um formulário on-line, são direcionados automaticamente a um portal de pagamento após o cadastro e recebem uma confirmação instantânea. Nos bastidores, a equipe de direitos humanos consegue atribuir mesas, acompanhar pagamentos e entrar em contato com os inscritos, tudo a partir dos registros de envio no Jotform Tables, sem uma única ligação telefônica.
É um exemplo pequeno com uma grande mensagem: quando os processos governamentais funcionam sem atritos, a comunidade percebe.
Atendendo os moradores onde eles estão
Uma das maiores vantagens de usar o Jotform para Greensboro tem sido a experiência móvel que ele oferece. Como a maioria dos moradores acessa as informações da cidade pelo celular, a possibilidade de visualizar e otimizar os formulários para dispositivos móveis antes de publicá-los tornou-se prática padrão.
“Podemos testar todo o nosso conteúdo para ver como ele ficaria em um celular antes de publicá-lo”, diz Tomkins, “e assim ter certeza de que todos conseguem ver o formulário e o layout corretamente e enviar as informações sem nenhum problema.”
A conformidade com a acessibilidade é igualmente importante para uma entidade governamental. O verificador de acessibilidade integrado do Jotform dá à equipe a confiança de que seus formulários atendem aos requisitos federais.
O que a equipe mais gosta
Pergunte a Tomkins o que ela mais valoriza no Jotform Enterprise, e três pontos se destacam.
Flexibilidade e personalização. “Ele pode ser tão complexo ou tão simples quanto o usuário quiser. Podemos personalizar formulários, e-mails, PDFs e fluxos de trabalho — ou usar as configurações padrão. Funciona das duas formas.”
Modo rascunho. “Ele nos permite fazer alterações em formulários ativos de uso intenso e mostrar aos nossos parceiros departamentais como o formulário ficaria com essas mudanças antes de apresentá-lo ao público. Eles podem aprovar — ou nos dizer o que mais precisa ser ajustado.”
Suporte ao cliente. “É muito eficiente e rápido. E, se não conseguimos o que precisamos pelo suporte ao cliente, podemos usar o chatbot de IA.” O suporte, ela observa, geralmente responde em uma ou duas horas — o que é fundamental para uma equipe que gerencia serviços governamentais voltados ao público.
Os resultados
O impacto do Jotform Enterprise é sentido em toda a organização:
- Redução significativa dos custos com papel: a cidade reduziu os custos de impressão e distribuição ao digitalizar formulários que antes eram compartilhados em papel entre departamentos e com o público.
- Tempo dos funcionários recuperado: ao automatizar tarefas rotineiras, como notificações por e-mail, encaminhamento de aprovações e acompanhamento de solicitações, a equipe pode se concentrar em atividades de maior valor.
- Resposta mais rápida à comunidade: os moradores recebem confirmações instantâneas, atualizações em tempo real e experiências otimizadas para dispositivos móveis, que atendem às expectativas modernas em relação aos serviços públicos.
- Maior visibilidade operacional: os líderes dos departamentos conseguem ver exatamente em que etapa está qualquer solicitação, eliminando o vaivém comum nos fluxos de trabalho baseados em papel.
Conselhos para outras organizações governamentais
Para líderes municipais, gestores ou responsáveis comunitários que estejam considerando uma mudança semelhante, a recomendação de Tomkins é inequívoca.
Eu definitivamente recomendaria o Jotform a qualquer pessoa, porque ele realmente agiliza os processos e reduz muitas das tarefas repetitivas que consomem o tempo dos funcionários ao longo do dia. É fácil de aprender — você pode personalizá-lo ou deixá-lo como está — e funciona muito bem para organizações grandes e pequenas.
A facilidade de uso é um atrativo especial para equipes do setor público que podem ter receio de adotar novas tecnologias.
“O Jotform funciona com arrastar e soltar. E, com o assistente de IA, as pessoas podem digitar o que querem que o formulário diga, e ele o cria para elas. Não é preciso ser técnico para obter resultados reais.”
E para quem quer ir além? O limite é alto.
“Eu sempre gosto do desafio de ver se consigo fazer um formulário não apenas do jeito que foi solicitado, mas melhor”, diz Tomkins.
Para a Prefeitura de Greensboro, o Jotform Enterprise não é apenas uma ferramenta de formulários. É a infraestrutura por trás de aprovações mais rápidas, serviços públicos mais acessíveis, operações mais enxutas e um governo capaz de acompanhar o ritmo da comunidade que atende.
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