A promessa que a Dra. Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, da KwikPsych, faz a todos os seus pacientes é o acesso rápido ao tratamento de saúde mental. Ela oferece desde avaliação de TDAH até serviços de telepsiquiatria e acompanhamento de medicação psiquiátrica.
Só que essa promessa esbarrava na papelada da admissão de pacientes, em um sistema de prontuário eletrônico (EHR) pouco flexível e em uma solução de formulários online sem recursos dinâmicos. Foi aí que ela conheceu a Jotform.
Sem dúvida, a Jotform facilitou muito o agendamento dos pacientes e a vinda deles ao nosso consultório.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, fundadora e diretora médica, KwikPsych Clinics
Com a Jotform, a equipe da KwikPsych passou a personalizar os formulários com lógica condicional, o que deixou a admissão mais ágil e o acesso ao atendimento mais rápido.
“Seja para coletar dados de convênio principal ou secundário, ou quando o paciente é menor de idade, cada pessoa vê só as informações que fazem sentido para ela”, conta Thangada.
A KwikPsych também usa a integração da Jotform com o Google Agenda e uma conexão via API com o sistema de prontuário eletrônico para simplificar o agendamento. Os pacientes podem solicitar atendimento para vários dos serviços listados no site da clínica.
“Sem dúvida, a Jotform facilitou muito o agendamento dos pacientes e a vinda deles ao nosso consultório”, diz Thangada.
Admissão de pacientes mais simples com formulários para celular e assinaturas eletrônicas
Os pacientes também saem ganhando com os campos de envio de arquivos e fotos da Jotform, presentes no formulário de admissão da KwikPsych. Pelo celular, eles tiram uma foto da carteirinha do convênio ou do documento com foto e enviam direto para a Jotform. Chega de escanear arquivos ou digitar tudo à mão.
Assim que o paciente envia o formulário de admissão, recebe automaticamente um e-mail de confirmação. Ele ainda ganha lembretes automáticos da consulta, na véspera e no próprio dia.
Como a KwikPsych usa a Jotform com HIPAA, o formulário exibe no rodapé um selo de conformidade com a HIPAA. Assim, quem preenche fica tranquilo de que seus dados estão protegidos.
“Nossos pacientes estão mais confiantes e, como preencher o formulário da Jotform leva menos tempo do que o papel, o nosso fluxo de trabalho ficou mais rápido”, diz Thangada.
O Jotform Sign nos livrou de escanear papéis e de precisar de espaço para guardá-los.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, fundadora e diretora médica, KwikPsych Clinics
O caminho para um consultório sem papel
A solução de formulários online que a KwikPsych usava antes não coletava assinaturas eletrônicas. Por isso, todo formulário que exigia assinatura precisava ser impresso, preenchido à mão e arquivado.
Com o Jotform Sign, a equipe coleta assinaturas eletrônicas com trilha de auditoria integrada. O resultado é um arquivo de registros sem papel e sem preocupação.
“O Jotform Sign nos livrou de escanear papéis e de precisar de espaço para guardá-los”, afirma Thangada.
Segundo os cálculos de Thangada, a equipe economiza mais de 30 minutos por consulta ao deixar de coletar assinaturas manualmente. Com o volume atual de pacientes, isso equivale a um funcionário de meio período. Como cada etapa é automatizada, a eficiência da KwikPsych sustenta o crescimento da clínica.
“Nosso consultório está crescendo”, conta Thangada. “A Jotform nos poupa muito tempo e garante que nossos pacientes conheçam todas as nossas políticas.”
Automação para ampliar o consultório e o cuidado com os pacientes
Thangada admite que abrir um consultório pode parecer assustador, mas continua animada com as possibilidades de crescimento. Nos próximos meses, ela pretende automatizar a verificação de convênios com as clearinghouses por meio da API da Jotform. “Isso vai facilitar ainda mais o nosso fluxo de trabalho”, diz.
“Queremos automatizar o máximo possível para reduzir o trabalho manual, então contar com a API flexível e as integrações da Jotform é uma grande vantagem para nós”, afirma Thangada.
Na visão dessa profissional, a Jotform ajuda a aliviar as dores mais comuns de quem está abrindo um consultório. “Eu com certeza recomendaria a Jotform”, diz Thangada. “Ela é compatível com a conformidade com a HIPAA e deixa os fluxos de trabalho e as integrações mais simples. Incluir a Jotform no seu consultório é uma decisão fácil de tomar.”
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