O College Football Playoff (CFP) é o evento de pós-temporada que determina o campeão nacional de futebol americano universitário em campo a cada ano. Mais de 30 milhões de pessoas assistiram ao Campeonato Nacional do CFP de 2026 em janeiro — uma audiência maior do que o Jogo 7 da World Series de 2025 e as Finais da NBA de 2026.
A pressão do Campeonato Nacional do CFP não é sentida apenas pelas equipes que trabalharam toda a temporada para chegar àquele campo sagrado. Ela também é sentida pela organização do CFP, incluindo a equipe de Eventos e Hospitalidade, cuja responsabilidade anual é proporcionar uma experiência de excelência incomparável à lista de convidados VIP do CFP.
Afinal, quando seus convidados registrados incluem centenas de VIPs — comissários de conferências, presidentes universitários e diretores atléticos, executivos de televisão, principais interessados e membros do comitê de seleção (Mark Dantonio, Gus Malzahn e o membro do Hall da Fama do futebol americano profissional Randall McDaniel, para citar alguns) — você precisa dar o seu melhor.
Inicialmente, a equipe de Eventos e Hospitalidade fazia malabarismos com vários tipos de confirmações de presença, necessidades de registro e processos de pagamento. A combinação de ferramentas que eles estavam usando para lidar com tudo isso era cara, não foi projetada para lidar com transações seguras e carecia da experiência do usuário final digna de uma organização de alto perfil.
Então, quando um dos fornecedores do CFP destacou a facilidade de uso do Jotform, a equipe de Eventos e Hospitalidade rapidamente descobriu o quão flexível ele poderia ser para seu processo de registro VIP. Simultaneamente, eles combinaram uma integração com o Square ao seu formulário de registro, criando um fluxo de trabalho unificado.
Em pouco tempo, os registros para o Campeonato Nacional do CFP, notificações automatizadas aos convidados, pagamentos seguros e reconciliação financeira pré e pós-evento se tornaram uma experiência com a marca digna do CFP.
Resultados do estudo de caso do College Football Playoff em resumo
Mais de 50%
O conjunto de ferramentas Jotform & Square gerou mais de 50% em economia para a equipe de Eventos & Hospitalidade do CFP (em comparação com a solução de registro anterior).
30+
A equipe de Eventos & Hospitalidade gerencia mais de 30 eventos anuais, desde reuniões de Bowl até votação de Voluntário do Ano.
Nenhum desenvolvedor é necessário para facilitar registros de eventos e depósitos. Jotform & Square capacitam a equipe a trabalhar com mais eficiência para que possam usar o tempo extra para o que fazem de melhor.
Múltiplos sistemas contribuem para uma experiência inferior ao cliente
Registrar convidados importantes, gerenciar convites, lidar com logística e agendar atividades são pontos problemáticos bastante comuns para todas as equipes de eventos.
No entanto, Allison Doughty (diretora sênior de Eventos e Hospitalidade) e Sam Berman (coordenador de Eventos e Hospitalidade) do CFP não são uma equipe de eventos comum.
É responsabilidade deles coordenar a logística de hospedagem e reuniões dos playoffs e facilitar experiências para convidados VIP no jogo do campeonato nacional (além de eventos importantes durante o ano). Mas as ferramentas que eles usavam para lidar com registros de jogos, coleta de pagamentos certificados PCI e credenciamento adequado eram caras, isoladas e insuficientes.
A abordagem fragmentada significava que os convidados tinham que navegar por várias plataformas durante o registro; como resultado, as informações dos convidados ficavam distribuídas em vários sistemas. Os pagamentos adicionavam outra camada de complexidade. Eles eram coletados separadamente dos registros (o rastreamento de pagamentos dependia de planilhas e e-mail), forçando a equipe a gastar tempo faturando manualmente alguns participantes após o registro.
À medida que a organização e as expectativas cresciam, equilibrar eficiência operacional e uma experiência premium para os convidados se tornava cada vez mais difícil. Doughty e Berman se viram gastando tempo valioso reconciliando informações em vez de preparar suas operações para o fim de semana do Campeonato Nacional do CFP.
Um fluxo de trabalho com marca própria alimentado por Jotform e Square
Em um mundo perfeito, os convidados VIP do Campeonato Nacional do CFP completariam seu registro e pagamentos em uma experiência perfeita e com marca própria — refletindo uma organização de primeira linha. Isso também daria à equipe melhor visibilidade de cada transação.
“Estávamos usando uma mistura de plataformas e fluxos de trabalho”, explicou Doughty, “diferentes sites, e algumas coisas que estávamos apenas lidando internamente via e-mail. Então estávamos realmente procurando por um sistema operacional único.”
Um teste do Jotform levou à descoberta de que eles poderiam coletar informações de cartão de crédito com segurança através da integração com o Square. E quando fizeram upgrade para o Jotform Enterprise, ganharam acesso a formulários ilimitados e a capacidade de personalizar seus formulários com marca própria em um fluxo de trabalho com a marca do CFP.
Em pouco tempo, Doughty e Berman consolidaram logísticas complexas como registro, hotel, transporte e muito mais em um único fluxo de trabalho.
Em vez de pedir que VIPs ocupados naveguem por vários sistemas, o CFP agora oferece uma experiência de registro com marca própria onde os participantes VIP podem
- Confirmar presença
- Selecionar opções de eventos e ingressos
- Receber confirmações e lembretes por e-mail automatizados
- Concluir pagamentos em um único lugar
Doughty ficou animada. “O Jotform foi ótimo para nós porque realizou tudo o que estávamos procurando fazer usando diferentes plataformas, tudo em uma única solução.”
Square simplifica a coleta de pagamentos
“Fechar o círculo” para o CFP foi a capacidade de incorporar a coleta de pagamentos seguros diretamente no fluxo de trabalho de registro do jogo.
“Usamos a integração com o Square dentro do Jotform para que nossos convidados comprem ingressos para o jogo do campeonato nacional, e é perfeito”, disse Berman. “Não há necessidade de gastar tempo verificando se um convidado comprou ingressos e/ou quantos. Eu sei que eles já foram pagos.”
Usamos a integração com o Square dentro do Jotform para que nossos convidados comprem ingressos para o jogo do campeonato nacional, e é perfeito.
Sam Berman, Coordenador de Eventos e Hospitalidade, CFP
Para Berman e a equipe do CFP, incluir o Square como parte da solução atende a várias caixas importantes: os pagamentos são coletados imediatamente (com notificações enviadas ao CFP), as transações são seguras e certificadas PCI, a reconciliação é muito mais simples e, talvez mais importante, a experiência do convidado é melhor. Os convidados agora têm confiança de que tudo (incluindo recuperação fácil de recibos) foi tratado em uma única sessão.
“O que é realmente bom é o recurso de lembrete (no Square)”, diz Berman. “Você apenas define quando deseja lembrar os convidados sobre o pagamento, e ele continuará enviando essas notificações se eles ainda não pagaram, o que é super útil.
“No lado da reconciliação, a interface do Square é realmente fácil de navegar. Posso digitar o nome de alguém e classificar o que está pago e devido. O formulário VIP cobre um grande grupo de pessoas. Então eles entram, escolhem quantos ingressos querem e a que preço. Isso vai direto para o Square. Jotform e Square realmente andam de mãos dadas. Isso apenas torna meu trabalho mais fácil.”
Uma experiência VIP digna de uma lista A de convidados
Jotform e Square agora ajudam a equipe de Eventos e Hospitalidade a gerenciar mais de 250 registros VIP para o fim de semana do Campeonato Nacional do CFP — e facilitar aproximadamente 500 experiências para convidados VIP — a cada ano.
Os convidados completam registro, compras de ingressos e confirmações através de um fluxo de trabalho simplificado. É uma experiência refinada que reflete a marca do CFP do começo ao fim.
“Tornamos o processo de registro e a experiência geral do CFP para nossos convidados super sofisticada — mas também fácil”, explicou Berman. “O Jotform realmente nos permitiu colocar tudo em um só lugar, então a experiência do convidado do começo ao fim está conectada.”
Protegendo a receita com Jotform e Square
A mudança para o conjunto de ferramentas Jotform e Square gerou economia de mais de 50 por cento para a equipe de Eventos e Hospitalidade do CFP em comparação com a solução anterior de registro VIP para jogos de campeonato nacional anteriores. Além disso, ao automatizar o pagamento dentro do fluxo de trabalho de registro, Doughty e Berman gastam menos tempo enviando faturas e respondendo solicitações de recibos e mais tempo oferecendo uma experiência excepcional no Campeonato Nacional do CFP.
Doughty enfatizou a diferença: “Frequentemente, no espaço de convites esportivos, as pessoas optam pela solução realmente cara porque acham que é disso que precisam. Em comparação, o Jotform não é caro. E antes da integração com o Square, provavelmente estávamos deixando dinheiro na mesa porque a cobrança estava sendo feita via planilhas ou anotações. A integração dentro do site garantiu que estamos coletando todos os pagamentos de que precisamos.”
No espaço de convites esportivos, as pessoas optam pela solução cara porque acham que é disso que precisam. Em comparação, o Jotform não é caro.
Allison Doughty, Diretora Sênior de Eventos e Hospitalidade, CFP
Jotform Enterprise capacita a equipe do CFP
Além de consolidar fluxos de trabalho, o Jotform Enterprise dá à equipe de Eventos e Hospitalidade do CFP propriedade sobre sua experiência de registro VIP. A equipe pode construir e editar formulários por conta própria, atualizar registros em tempo real e personalizar formulários para refletir cada cidade anfitriã do Campeonato Nacional do CFP. Eles também podem usar o Jotform em outros departamentos e para diferentes tipos de eventos.
Como exemplo, a plataforma se expandiu além dos registros VIP do Campeonato Nacional do CFP para apoiar mais de 30 reuniões e eventos anualmente. Agora é usada para tudo, desde votação de voluntários até solicitações de inventário interno.
“O formulário de inventário é um pequeno exemplo”, disse Berman. “Mas criou um processo simbólico dentro do escritório. Queremos que todas as nossas reuniões e eventos — sejam internos ou externos — mostrem nossa marca, e o Jotform nos permitiu fazer isso.”
Em vez de depender de um fornecedor terceirizado remoto para fazer esse trabalho — ou para ajudá-los a montar seus processos — a equipe está capacitada para gerenciar projetos e criar ou personalizar formulários quando e como precisarem. “Todas as ferramentas são fornecidas para nós pelo Jotform, e estamos no controle desse processo”, diz Doughty.
O que começou como uma solução para registros VIP do Campeonato Nacional do CFP evoluiu para uma plataforma operacional mais ampla, apoiando operações internas e gerenciamento de eventos em toda a organização.
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Ao usar Jotform e Square, a equipe de Eventos e Hospitalidade do CFP conseguiu consolidar operações de eventos fragmentadas em um único fluxo de trabalho com marca própria, dando à equipe controle, protegendo a receita e apoiando uma experiência premium para os convidados.
“Um dos nossos valores do CFP é excelência e elevar consistentemente o desempenho. Pode parecer bobo falar sobre um site nesse sentido, mas é realmente isso que o Jotform fez: Elevou o desempenho da nossa equipe”, disse Doughty.
“Somos capazes de ser mais eficientes porque temos a solução tecnológica no Jotform e Square. Quando os VIPs estão se registrando para o jogo do campeonato nacional, há uma experiência perfeita para nós e uma experiência de registro elevada para nossos convidados.”
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