A Lipscomb University, no Tennessee, tem fama de excelência. Em 2025, entrou na lista das melhores universidades dos Estados Unidos da Forbes, entre várias outras distinções.
Mas, até pouco tempo atrás, muitos processos importantes dependiam de formulários em papel, de uma enxurrada de e-mails e de tarefas passadas de mão em mão. O resultado? Documentos extraviados, pouca visibilidade sobre o andamento das tarefas, dados copiados à mão com risco de erro e muita ineficiência. Para um campus com mais de 200 cursos e quase 5 mil estudantes, esse jeito de trabalhar não se sustentava.
Quando Abby Bell, assistente executiva e diretora de operações acadêmicas, chegou à universidade em 2022, ela começou a procurar formas de modernizar os processos administrativos. Foi então que encontrou a Jotform e logo passou a testar a automação, começando pelo fluxo de contratação de professores horistas, que consumia muito tempo.
Com os recursos de automação da plataforma, Bell configurou o Jotform Workflows para encaminhar os formulários automaticamente a diretores, coordenadores e outros avaliadores. Os dados dos envios são fáceis de consultar e analisar, e as integrações da Jotform mandam as informações direto para provedores de nuvem de terceiros. Assim, ninguém precisa digitar dados manualmente, a precisão melhora e cerca de 300 professores em tempo integral passam a ter acesso a informações essenciais.
Só um desses fluxos já automatiza 80% das tarefas necessárias. Hoje, a Lipscomb tem mais de 100 fluxos automatizados pelo campus. Bell também usou um Agente de IA da Jotform para ajudar nas verificações de conhecimento de mais de 700 calouros. Aliás, ela acredita que os Agentes de Apresentação podem mudar a educação.
“Eu adoro a Jotform, e a gente virou mesmo um campus Jotform. Boa parte dos nossos processos e fluxos acadêmicos, quase tudo, migrou para a Jotform. Ela se tornou a nossa ferramenta de referência na reitoria acadêmica e em outras áreas do campus, como eventos, moradia estudantil e vida estudantil”, diz ela.
Case study results at a glance
80% do fluxo de contratação de professores horistas automatizado
O fluxo de contratação de professores horistas da Lipscomb era um peso. Com o Jotform Workflows, ele está quase todo automatizado.
117 fluxos de trabalho economizam tempo
Fluxos que automatizam comunicação, transferência de dados, notificações e muito mais poupam tempo em todos os departamentos da universidade.
752 calouros aprendem com um Agente de Apresentação de IA da Jotform
Um Agente de IA da Jotform faz a verificação de conhecimento dos calouros e dá uma amostra do futuro da IA na educação.
“Isso está me custando anos de vida”
Quando Bell começou a buscar soluções digitais para substituir os processos em papel na reitoria acadêmica, a prioridade mais urgente era melhorar o fluxo de contratação de professores horistas da Lipscomb.
“Eu levava de uma hora e meia a duas horas e meia só para resolver a papelada de um professor horista. Contratamos cerca de 300 por ano, então isso tomava tempo demais.
“E isso era só a minha parte. O processo também passava pelo coordenador e pelo diretor que precisavam contratar, e depois a nossa equipe ainda redigia os contratos dos professores horistas e do corpo docente. Naquela época, estávamos sem uma pessoa na equipe, então eu fazia o meu trabalho e o de outra pessoa. Pensei: ‘Não dá mais. Preciso achar uma solução. Isso está me custando anos de vida.’ Eu trabalhava em horários absurdos para dar conta de tudo.”
A contratação de horistas foi a preocupação inicial, mas vários outros fluxos em papel espalhados pelo campus também causavam problemas.
“Havia papel demais, e as coisas se perdiam. As pessoas diziam: ‘Mandei meu assistente aí com cinco documentos para assinar.’ E eu respondia: ‘Acho que a gente nunca recebeu. Você tem certeza de que mandou mesmo?’
“Ou seja, algumas coisas ficavam pelo caminho, porque não tínhamos um jeito claro de saber o que realmente tinha sido feito.”
Uma das coisas de que mais gosto na Jotform é o fluxo de trabalho nos bastidores. Ele facilita a minha vida 10 mil vezes. Adoro poder abrir a página de envios ou os relatórios e ver em que pé as coisas estão. Consigo abrir a caixa de entrada e ver quem ainda não assinou um formulário. Isso tem ajudado muito, muito mesmo.
Abby Bell, assistente executiva e diretora de operações acadêmicas, Lipscomb University
As aprovações de eventos também precisavam de atenção imediata. O formulário do evento era preenchido em papel ou enviado por e-mail, e acompanhar os envios era difícil. “As coisas ficavam pelo caminho porque não estavam todas num só lugar”, conta Bell.
“Eu queria renovar tudo. Precisava que os processos fossem mais enxutos e eficientes de modo geral. E, no fim das contas, precisava de algo que eu pudesse implantar bem rápido.”
Como o campus virou um campus Jotform
Bell criou uma conta gratuita na Jotform e começou a montar formulários online na hora. A facilidade de uso da plataforma, junto com o apoio da equipe da Jotform, ajudou-a a criar exatamente o que tinha em mente.
“É muito fácil de usar e bem intuitiva”, diz Bell. “E sempre que eu precisava de ajuda, o suporte da Jotform me ajudava rapidinho a resolver um problema ou a fazer a coisa funcionar do jeito que eu achava que deveria.”
Bell defendeu uma conta da Jotform que atendesse todos os educadores da Lipscomb, e a universidade migrou para o Jotform Enterprise, que oferece:
- Criação ilimitada de formulários e ativos
- Espaços de trabalho para equipes
- Acesso baseado em funções
- Um centro de residência de dados local e seguro
- Um Console de Administrador que dá uma visão completa de usuários, formulários e muito mais
Com uma conta da Jotform que cresce conforme a necessidade, Bell passou a eliminar os outros processos em papel.
“Me reuni com a equipe de eventos e disse: ‘Preciso que vocês usem esta ferramenta.’ Eles logo criaram uma série de formulários que guia as pessoas por todo o processo. Primeiro, é preciso identificar qual é o evento e se haverá palestrantes.
“Depois, precisamos de aprovação para realizar o evento na universidade? Precisamos de aprovação porque haverá patrocínios? Quem mais precisa ser envolvido, como o marketing ou outras áreas? Assim que a equipe de eventos adotou o formulário, todo mundo no campus começou a usar. Hoje, a Jotform está presente em quase tudo.”
Os envios seguem automaticamente para as pessoas responsáveis pela aprovação, e cada etapa concluída do fluxo dispara uma notificação por e-mail. Os dados ficam armazenados com segurança na conta Jotform Enterprise da Lipscomb e podem ser consultados e organizados com facilidade no Jotform Tables, na Caixa de Entrada e no Report Builder.
Transformando a educação com a IA Jotform
Recentemente, Bell usou o Agente de Apresentação de IA Jotform para fazer uma verificação de conhecimento com 752 calouros da Lipscomb. Ela ficou impressionada com a capacidade do agente de envolver os alunos e se adaptar ao nível de cada um.
“O mais legal no Agente de Apresentação de IA Jotform é que ele se adapta a quem está usando. Montei a apresentação e incluí verificações de conhecimento para garantir que [os alunos] entendessem o que estava sendo ensinado.
“Se algo está fácil demais, o agente ajusta o ritmo do aprendizado. O aluno pode dizer: ‘Isso eu já sei. Dá para pular para a frente?’ Ou: ‘Pode me explicar mais sobre X, Y ou Z?’ Ele funciona de verdade como um tutor e ensina cada aluno conforme a sua necessidade.”
A Lipscomb também usa vários Agentes de IA para responder às perguntas mais frequentes, o que poupa ainda mais tempo dos educadores. Bell está na linha de frente dessa área em plena evolução na educação e tem grandes expectativas para o que vem por aí.
“Acabei de fazer uma apresentação em uma conferência sobre ‘ensinar com IA’ e mostrei o Agente de Apresentação de IA Jotform. Acredito de verdade que ele é especial. Acho que vai mudar a educação, principalmente o aprendizado assíncrono.”
“Uma das coisas de que mais gosto na Jotform é o fluxo de trabalho nos bastidores. Ele facilita a minha vida 10 mil vezes. Adoro poder abrir a página de envios ou os relatórios e ver em que pé as coisas estão. Consigo abrir a caixa de entrada e ver quem ainda não assinou um formulário. Isso tem ajudado muito, muito mesmo.”
É muito fácil de usar e bem intuitiva. E sempre que eu precisava de ajuda, o suporte da Jotform me ajudava rapidinho a resolver um problema ou a fazer a coisa funcionar do jeito que eu achava que deveria.
Abby Bell, assistente executiva e diretora de operações acadêmicas, Lipscomb University
Recentemente, a Lipscomb lançou um fluxo para simplificar os pedidos de estabilidade e promoção na carreira docente. Esses processos costumam ser puxados, e Bell diz que a Jotform trouxe um alívio.
“Do meu lado, tem sido ótimo, porque consigo ver quais pedidos já foram concluídos. Continuamos construindo em cima dos diferentes fluxos. E descobrimos jeitos novos e divertidos de usar a Jotform.”
A Lipscomb também usa outras ferramentas populares de tecnologia educacional, como o Google Workspace. Com a integração da Jotform com o Google, Bell transfere os dados na hora para o Google Drive da universidade. Assim, ninguém precisa digitar nada manualmente, o que economiza tempo e deixa os dados mais precisos.
“Está tudo lá. Não preciso ficar mudando as coisas de lugar. Tudo o que preciso fica num só lugar. Poder mandar os dados direto para o Google Drive é simplesmente fabuloso.”
Em poucos anos, Bell e os colegas criaram mais de 100 fluxos automatizados. Cada um deles alivia a carga administrativa da equipe. É o caso do fluxo de contratação de professores horistas, que reduziu em 80% o trabalho desse processo.
Jotform para tudo
A contratação de horistas já foi um trabalho de tempo integral para Bell. Hoje, ela leva só uma fração do tempo para ser concluída.
“Isso abriu muito espaço para a pessoa que cuida disso como trabalho. Eu diria que uns 15 a 20% da função são as tarefas dos horistas, e os outros 80% vão para outras coisas de que a universidade realmente precisa. Ela é a nossa analista, então analisa dados de carga horária, orçamentos e muito mais. Foi uma virada de jogo.”
Viramos mesmo um campus Jotform. Muitos dos nossos processos e fluxos acadêmicos, quase todos, migraram para a Jotform. Ela virou a nossa ferramenta de referência na reitoria acadêmica e em outras áreas do campus, como eventos, moradia estudantil e vida estudantil.
Abby Bell, assistente executiva e diretora de operações acadêmicas, Lipscomb University
E esse é só um dos fluxos. Então, quantos fluxos a Lipscomb tem hoje? O Console de Administrador do Jotform Enterprise respondeu.
“Segundo os dados, que consigo consultar porque tenho acesso à plataforma de análises do administrador, que é fabulosa, temos 117 fluxos e 249 formulários”, conta Bell. “Quase todos os nossos formulários estão ligados a um fluxo.”
O trabalho importante anda mais rápido e também sai melhor. Acabaram-se os papéis perdidos e as aprovações confusas. Os educadores acompanham cada etapa do processo em tempo real. Os dados são registrados uma única vez e ficam guardados num só lugar, prontos para serem reaproveitados em todo o campus.
“O tempo que a gente economiza é enorme. Também temos dados melhores, porque antes era preciso recolher os formulários e digitar à mão as informações do papel numa planilha. Enfim, estamos usando para tudo.”
A administração é a espinha dorsal de qualquer instituição de ensino. Em poucos anos, a Lipscomb University melhorou bastante os seus processos com o Jotform Enterprise. Bell e os colegas criam esses fluxos sem precisar da ajuda da equipe técnica, e assim encontram soluções versáteis com rapidez.
“Sei o quanto a Jotform tem nos ajudado”, diz Bell. “É muito fácil de usar. Nunca vou conseguir exagerar o quanto ela é maravilhosa.”
Faça mais com a Jotform
Bell mostrou que é possível fazer melhorias operacionais significativas em grande escala com apenas uma educadora à frente. Mas ela não estava sozinha. O suporte da Jotform esteve ao seu lado sempre que ela precisou de uma mãozinha.
“A equipe de vocês sempre nos ajudou muito quando tivemos algum problema ou dúvida, e isso fez toda a diferença para simplificar tudo.”
Na Lipscomb University, o tempo dos formulários de papel extraviados e dos fluxos quebrados ficou para trás, e a universidade está só começando. Com o Jotform Enterprise, não há limite para o tempo que dá para economizar, para os processos que dá para melhorar nem para os alunos que podem se beneficiar quando os educadores deixam a burocracia de lado e se dedicam ao que realmente importa: preparar os estudantes para um futuro próspero.
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