Usando o Formulários Google para automatizar tarefas na sua empresa

No mundo acelerado dos negócios de hoje, rapidez e agilidade deixaram de ser apenas vantagens competitivas — tornaram-se requisitos essenciais para empresas que desejam manter a rentabilidade. A automação de processos empresariais é um componente fundamental para alcançar maior eficiência, ao eliminar tarefas manuais e repetitivas e permitir fluxos de trabalho mais rápidos e simplificados. Implementar tecnologias de automação nos bastidores ajuda as organizações a apoiar seus colaboradores, aumentar a produtividade e a precisão, acelerar processos e reduzir os custos operacionais de forma geral.

Se você está em busca de um software para ajudar na automação de processos empresariais, é provável que já tenha se deparado com o Formulários Google. Essa plataforma gratuita permite criar pesquisas, formulários de inscrição, solicitações e outros documentos personalizados, facilitando o gerenciamento das respostas e dados coletados. Continue lendo para descobrir o que é possível alcançar com a automação do Formulários Google — e como esta pode se tornar uma parte central das operações da sua organização.

Pronto para migrar seus formulários para a Jotform?

Migrar Formulários para Jotform

Noções básicas da automação com Formulários Google

No essencial, a maioria dos processos empresariais envolve a coleta e a gestão de dados. A automação com o Formulários Google permite que os usuários criem formulários personalizados para coletar qualquer tipo de informação necessária e, automaticamente, acionem fluxos de trabalho de aprovação, notificação e processamento de dados.

Ao automatizar esses processos, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência, reduzir erros e fazer mais em menos tempo. Veja a seguir alguns exemplos de processos que podem ser automatizados com o Formulários Google:

1. Coleta e gestão de dados empresariais: O Formulários Google pode automatizar a coleta e gestão de uma ampla variedade de informações para todos os departamentos, incluindo perfis de clientes e histórico de compras, leads de vendas, feedback de produtos, solicitações de suporte, candidaturas de emprego e muito mais. Os usuários podem personalizar os formulários do Google para incorporar campos de dados específicos e armazenar automaticamente as respostas no Planilhas Google, facilitando a análise e a geração de relatórios.
2. Feedback e pesquisas: O Formulários Google pode automatizar o processo de coleta de feedback de clientes e pesquisas para equipes de vendas e marketing, assim como o feedback de funcionários para o departamento de RH. A plataforma permite que os usuários façam perguntas em diversos formatos, incluindo respostas em parágrafos abertos, grades de múltipla escolha e escalas de classificação.
3. Inscrições em eventos: Os usuários podem criar formulários para inscrições em eventos no Formulários Google para agilizar os processos de registro e confirmação de presença em conferências, workshops, webinars e outros eventos. Os formulários podem coletar informações dos participantes e suas preferências em relação aos eventos. Posteriormente, as partes interessadas podem usar esses dados para gerenciar a logística, enviar notificações e realizar outras comunicações de acompanhamento.
4. Integração de novos funcionários: Os departamentos de RH podem usar a automação do Formulários Google para coletar informações de novos contratados, como dados de contato e preferências de trabalho, otimizando os aspectos mais complexos do processo de integração. O melhor de tudo é que os formulários do Google armazenam automaticamente essas informações no Planilhas Google, eliminando a necessidade do gerenciamento manual de arquivos.
5. Atendimento ao cliente: As empresas também podem usar o Formulários Google para gerenciar o suporte ao cliente, facilitando o envio e o acompanhamento de chamados. Os usuários do departamento de experiência do cliente podem acompanhar facilmente cada chamado, manter notas em um local centralizado, atribuir prioridades a cada etapa do processo e encaminhar automaticamente os chamados para as partes interessadas responsáveis pela resolução.
6. Gestão de inventário: Os usuários podem criar formulários do Google para coletar e acompanhar informações sobre todo o estoque e inventário que entra e sai, otimizando o processo de monitoramento dos níveis de abastecimento. Ao usar o Formulários Google para inventário, é fácil notificar as partes interessadas sobre novos pedidos, acompanhar remessas e registrar informações dos pedidos.
7. Gestão de projetos: A automação do Formulários Google permite organizar detalhes de projetos com facilidade.

Jotform: Sua alternativa de automação ao Formulários Google

O Formulários Google é apenas um dos muitos criadores de formulários online gratuitos que você deve considerar para a automação de processos empresariais. Com uma ampla gama de integrações e uma biblioteca com mais de 20,000 modelos de formulários prontos, Jotform oferece todas vantagens do Formulários Google, além de muitos outros recursos avançados, integrações e possibilidades de personalização.

Para começar, o Criador de Formulários Jotform oferece funcionalidade de arrastar e soltar, tornando a criação de formulários mais intuitiva. Ele também disponibiliza muito mais formatos de perguntas. A plataforma se integra perfeitamente com mais de 100 aplicativos de terceiros (incluindo o Planilhas Google), facilitando para as empresas a criação, personalização e automação de quase todos os aspectos do seu negócio.

Confira alguns dos recursos avançados das ferramentas Jotform:

• Processamento de pagamentos: Jotform oferece diversos modelos de formulários para pagamentos online e se integra perfeitamente a mais de 30 plataformas de processamento de pagamentos, como Stripe, PayPal e Venmo, permitindo que os clientes efetuem pagamentos online com facilidade.
• Coleta de assinaturas eletrônicas: Jotform Assinaturas permite a coleta segura de assinaturas legalmente vinculativas diretamente em formulários online, proporcionando um processamento de documentos ultrarrápido. A ferramenta auxilia usuários dos setores imobiliário, de seguros, financeiro e outras indústrias a concluir processos de aplicação, arquivar contratos e registrar consentimentos sem a necessidade de papel ou de software adicional para assinaturas eletrônicas.
• Construtores de fluxos de trabalho: Jotform permite que os usuários transformem qualquer formulário em um fluxo de trabalho, automatizando rapidamente a coleta básica de dados, a gestão de projetos e os processos de aprovação, garantindo respostas mais ágeis.
• Gestão de e-commerce: O Criador de Lojas Jotform traduz todos os principais recursos da Jotform em uma plataforma robusta de gestão de lojas, que ajuda os usuários a criar rapidamente sites personalizados de e-commerce, gerenciar o estoque, acompanhar vendas e processar pagamentos.
• Conformidade com HIPAA: Jotform oferece uma série de recursos de conformidade com a HIPAA, especificamente projetados para atender às necessidades de organizações de saúde. Esses recursos permitem que os usuários coletem e armazenem informações sensíveis de forma segura, garantindo um processamento mais ágil — sem colocar em risco os pacientes ou seus dados.

A automação de processos empresariais está transformando completamente a forma como as organizações competem no mercado. No entanto, o sucesso da automação depende das soluções em que sua organização investe. Com seu criador de formulários intuitivo, extensa biblioteca de modelos e recursos avançados, Jotform permite que as empresas criem formulários personalizados adaptados às suas necessidades específicas e automatizem seus processos empresariais com facilidade.

Seja coletando feedback de clientes, gerenciando inventário ou processando pedidos, Jotform pode ajudar sua empresa a otimizar todos os aspectos das operações, reduzindo a carga dos funcionários e melhorando a experiência do cliente.

Foto por Yan Krukau