Como criar um termo de responsabilidade no Google Forms

Coletar um termo de responsabilidade assinado costuma ser uma etapa que não dá para pular. E seja para um novo cliente que vai fazer a primeira aula ou para um novo contratado que está começando o primeiro dia, o Google Forms costuma ser o ponto de partida mais óbvio: é gratuito, e a maioria das pessoas já sabe como usar o Google Forms.

Mas um termo de responsabilidade é um documento de consentimento, e o Google Forms coleta dados, não assinaturas. Não existe um campo de assinatura de verdade, então você acaba usando uma caixa de texto e pedindo que as pessoas digitem o próprio nome. Se você também precisa de um termo de responsabilidade para impressão, terá que criá-lo e formatá-lo separadamente no Google Docs, já que o Google Forms não consegue transformar uma resposta em um termo finalizado por conta própria. 

É aí que entra o Jotform. Com o Jotform Sign, você pode adicionar campos de assinatura eletrônica diretamente aos seus formulários. Os formulários online de termo de responsabilidade do Jotform coletam o consentimento para que o seu termo de responsabilidade online sirva como registro.

Neste guia, vamos mostrar como criar um termo de responsabilidade no Google Forms, onde ele deixa a desejar para o consentimento formal e como o Jotform simplifica todo o processo. 

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Como criar um termo de responsabilidade no Google Forms

Você pode criar um termo de responsabilidade no Google Forms em cerca de 10 minutos usando os tipos de pergunta padrão da plataforma. Veja como criar um termo de responsabilidade no Google Forms:

1. Acesse forms.google.com e selecione Formulário em branco (o sinal de mais) para começar do zero.
2. Dê um nome ao formulário e cole o texto completo do termo de responsabilidade na descrição do formulário, para que os participantes possam ler as condições antes de responder.
3. Adicione perguntas de resposta curta para o nome completo, a data e o endereço de e-mail da pessoa, a fim de coletar os dados dos participantes.
4. Para adicionar uma pergunta de consentimento, insira uma pergunta de múltipla escolha, como “Li e concordo com os termos acima”, com uma única opção “Eu concordo”, e ative a opção Obrigatória para que ninguém consiga enviar o formulário sem marcá-la.

5. Como não existe um campo de assinatura, adicione uma pergunta de resposta curta pedindo que o participante digite o nome completo como assinatura ou considere usar um complemento de assinatura de terceiros.
6. Abra as Configurações para garantir que o formulário colete endereços de e-mail, depois clique em Publicar e copie o link do respondente para compartilhar o formulário.

Um nome digitado em uma caixa de texto não oferece a mesma experiência nem a mesma verificação que uma assinatura digital desenhada. Qualquer pessoa pode digitar o nome de outra, e o Google Forms não registra o horário da assinatura nem faz verificação de identidade para vincular o consentimento a uma pessoa específica. Isso pode ser suficiente para um reconhecimento interno, mas, para um termo de responsabilidade eletrônico de uso empresarial, que deve proteger você juridicamente, surgem dúvidas sobre se o consentimento sequer tem validade.

Os problemas de usar o Google Forms para termos de responsabilidade

O maior problema é aquele que você já percebeu: não existe uma assinatura digital de verdade no Google Forms, apenas um nome digitado em uma caixa de texto. Um nome digitado não prova nada sobre quem realmente preencheu o formulário e, sem um registro de assinatura, você fica com um consentimento fácil de contestar. Em um documento cujo objetivo é justamente a proteção, essa é uma lacuna séria. 

Algumas outras limitações agravam o problema:

• Sem PDF automático: o Google Forms armazena as respostas em uma planilha. Para obter um documento de termo de responsabilidade limpo e individual para cada participante, é preciso exportar e reformatar manualmente ou configurar um script para fazer isso.
• Sem verificação de identidade: não há registro de data e hora vinculado a quem assinou, nem confirmação por e-mail da cópia assinada, nem trilha de auditoria, então você não consegue provar quando o termo foi preenchido nem por quem.
• Segurança e controle limitados: qualquer pessoa com o link pode editar as respostas antes de enviar, e não é possível bloquear o texto do termo, então há pouco que impeça as condições de serem alteradas ou ignoradas.

Precisa de termos de responsabilidade de verdade? Use o Jotform

Quando um termo de responsabilidade realmente precisa proteger o seu negócio, o Jotform cobre as lacunas que o Google Forms deixa. 

• Assinaturas eletrônicas de verdade: o Jotform inclui campos de assinatura dedicados, para que os participantes assinem com o dedo ou com o mouse. Isso oferece uma experiência profissional de assinatura eletrônica que uma simples caixa de texto não consegue igualar.
• Registros em PDF automáticos: sempre que alguém assina, o Jotform pode gerar um PDF limpo e com a sua marca e enviar uma cópia por e-mail para você e para o participante, sem exportações nem scripts da sua parte.
• PDFs inteligentes: já tem termos de responsabilidade prontos? Transforme-os em formulários em PDF inteligentes preenchíveis, sem precisar recriá-los do zero.
• Conformidade de termos de responsabilidade: mantenha a sua coleta alinhada aos padrões internos da empresa. O Jotform oferece uma experiência privada e protegida, na qual o signatário não consegue alterar o texto do seu termo.
• Otimizado para dispositivos móveis por padrão: os participantes podem assinar em um tablet na recepção ou no próprio celular antes de chegar. O melhor de tudo: eles não precisam de uma conta para isso, o que agiliza o check-in.
• Modelos que combinam com a sua marca: comece com centenas de modelos de formulário de termo de responsabilidade ou explore a biblioteca completa com mais de 20.000 modelos de formulário e ajuste o visual para refletir a sua identidade.

Juntos, esses recursos transformam um formulário de consentimento básico em um termo de responsabilidade no qual você pode realmente confiar quando for preciso.

Transfira seus formulários do Google Forms para termos de responsabilidade do Jotform com um único clique

O Google Forms consegue coletar um nome e uma caixa de seleção, mas um termo de responsabilidade precisa de uma assinatura de verdade, de um registro limpo e de um texto que ninguém possa alterar. Mais do que uma alternativa ao Google Forms, o Jotform faz tudo isso sem gambiarras. 

Se você já criou o seu termo de responsabilidade no Google Forms, também não precisa começar do zero. Você pode transferir do Google Forms para o Jotform com um único clique e adicionar os recursos de assinatura e PDF que faltavam nos seus termos. Experimente o Jotform gratuitamente e transforme o seu formulário de consentimento básico em um que realmente protege o seu negócio.