التوقيت هو كل شيء في أتمتة سير العمل. في حين أن تشغيل العمليات على الفور يعد أمراً رائعاً لمهام مثل إرسال الإشعارات السريعة، فإن سير العمل في العالم الحقيقي نادراً ما يحدث دفعة واحدة.
سواء كنت تقوم بتهيئة موظف جديد، أو إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل حدث ما، أو إدارة تجديدات العقود، فإن المهام الحاسمة غالباً ما تحتاج إلى الحدوث في أوقات محددة — وليس بمجرد إرسال النموذج.
لهذا السبب نحن متحمسون لتقديم عنصر الانتظار (Wait)، وهو ميزة جديدة قوية متاحة الآن في سير عمل جوت فورم (Jotform Workflows).
يمنح عنصر الانتظار الفِرق تحكماً أكبر في توقيت عملياتهم المؤتمتة. يمكنك إيقاف تنفيذ سير العمل مؤقتاً واستئناف الإجراءات تلقائياً عندما تحتاج إلى ذلك، مما يقضي على المتابعات اليدوية والحلول البديلة المعقدة.
ما هو عنصر الانتظار؟
عنصر الانتظار هو ميزة للمنطق الشرطي والتحكم في سير العمل في منشئ سير العمل (Workflow Builder) الخاص بـ جوت فورم والذي يعمل بنظام السحب والإفلات. فهو يتيح لك إيقاف تنفيذ سير العمل مؤقتاً وتأخير الخطوات اللاحقة بناءً على أوقات محددة أو بيانات ديناميكية من حقول النموذج. بدلاً من تشغيل بريد إلكتروني أو تعيين مهمة أو طلب موافقة فوراً عندما يرسل شخص ما نموذجاً، سيتوقف سير العمل الخاص بك مؤقتاً حتى يتم استيفاء شرط معين.
في الماضي، كان بناء توقيت دقيق لسير العمل المؤتمت يتطلب حلولاً بديلة معقدة أو متابعات يدوية. يمنح عنصر الانتظار عملاء jotform الأعمال طريقة بسيطة وسلسة لإنشاء أتمتة تعتمد على الوقت، بحيث تعمل كل خطوة من خطوات عمليتك في اللحظة المناسبة تماماً.
3 طرق مرنة لجدولة تنفيذ سير العمل
يمكنك العثور على عنصر الانتظار مباشرة في قائمة عناصر منشئ سير العمل. بمجرد إضافته إلى سير العمل الخاص بك، يمكنك الاختيار من بين خيارات الجدولة الثلاثة هذه.
1. الانتظار حتى تاريخ ووقت محددين
هل تحتاج إلى أن تتم خطوة في سير العمل في تاريخ تقويم ثابت؟ يمكنك ضبط عنصر الانتظار لإيقاف سير العمل مؤقتاً حتى تاريخ ووقت دقيقين. يعد هذا الخيار مثالياً لمهام مثل جدولة مراجعات نهاية الربع، وإعلانات إصدار المنتجات، والتذكيرات بالمواعيد النهائية.
2. الانتظار للحصول على بيانات حقل التاريخ من النموذج
غالباً ما تعتمد عملياتك على إدخالات المستخدم. يمكنك تكوين عنصر الانتظار للتوقف مؤقتاً حتى تاريخ محدد في نموذج داخل سير العمل الخاص بك. على سبيل المثال، إذا أرسل مستخدم نموذج تسجيل لحدث يحتوي على حقل “تاريخ الحدث”، فسيتوقف سير العمل مؤقتاً حتى ذلك التاريخ المحدد.
3. الجدولة قبل أو بعد حقل تاريخ
هل تريد إرسال رسالة تفقدية يوم واحد بعد موعد أو رسالة بريد إلكتروني تلقائية للتذكير يومين قبل انتهاء العقد؟ يتيح لك عنصر الانتظار جدولة الإجراءات على فترات زمنية بناءً على حقل تاريخ في نموذج، مثل عدد محدد من الأيام أو الساعات قبل أو بعد التاريخ. يمنحك هذا تحكماً أكبر في العمليات التي تعتمد على المواعيد النهائية.
حالات الاستخدام الشائعة لعنصر الانتظار
تمنح إضافة فترات توقف مؤقتة الفِرق طرقاً أكثر لأتمتة العمليات التجارية متعددة الخطوات. إليك بعض الأمثلة:
- الموارد البشرية والتهيئة: جمع وثائق الموظفين الجدد، وإيقاف سير العمل مؤقتاً، وإرسال مواد التوجيه تلقائياً قبل يومين من تاريخ البدء الرسمي للموظف الجديد.
- إدارة الأحداث: إرسال تأكيدات الحجز فوراً، والإيقاف المؤقت حتى 24 ساعة قبل الحدث لإرسال تذكيرات، والمتابعة بعد ثلاثة أيام من الحدث باستطلاع للرأي.
- تجديدات العقود والاشتراكات: إرسال إشعارات تجديد تلقائية قبل 30 و15 وسبعة أيام من تاريخ انتهاء الاتفاقية.
- تسجيل المواعيد: إرسال تعليمات الرعاية بعد الموعد أو تذكيرات الدفع بعد فترة تأخير محددة.
كيفية إعداد عنصر الانتظار في سير عمل جوت فورم
يستغرق إعداد عنصر الانتظار بضع نقرات فقط في منشئ سير العمل:
- افتح سير عمل جوت فورم، واسحب عنصر الانتظار من القائمة اليسرى إلى مساحة تصميم سير العمل الخاصة بك.
- ضعه بين الخطوات التي تريد أن يتوقف فيها سير العمل مؤقتاً ويستأنف عمله.
- انقر على الإعدادات (أيقونة الترس) لتكوين شروط استئناف سير العمل: تاريخ محدد، أو تاريخ من حقل نموذج، أو مقدار محدد من الوقت قبل أو بعد حقل تاريخ.
- احفظ إعداداتك وانشر سير العمل الخاص بك. ثم دع جوت فورم يتولى التوقيت تلقائياً.
تحكم في جداولك الزمنية المؤتمتة
باستخدام عنصر الانتظار في jotform الأعمال، يمكنك أتمتة العمليات الحساسة للوقت دون الاعتماد على المتابعات اليدوية أو الحلول البديلة. تعمل مسارات سير العمل وفقاً لجدولك الزمني، مما يمنح فريقك دقة ومرونة أكبر.
هل أنت مستعد لتبسيط أتمتتك الحساسة للوقت؟ سجل الدخول إلى حساب jotform الأعمال الخاص بك اليوم لتجربة عنصر الانتظار الجديد في سير عمل جوت فورم.
كتابة تعليق: