Auf dem Papier – oder genauer: in einer Tabellenkalkulation – wirkt die Rechnung zum Wachstum Ihrer zahnmedizinischen Versorgungsorganisation (DSO) ganz klar. Standorte hinzufügen, Umsatz steigern und dafür sorgen, dass die Verwaltungskosten nicht im gleichen Tempo mitwachsen.
Die Realität ist komplizierter. Jede übernommene Praxis bringt ihr eigenes Empfangsteam, ihre eigenen Arbeitsabläufe und ihren eigenen Umgang mit Verwaltungsaufgaben mit. Ohne einen gezielten Plan zur Standardisierung und Automatisierung dieser Aufgaben wächst der Verwaltungsaufwand nicht einfach nur – er potenziert sich. Wenn eine DSO 30 oder 50 Standorte erreicht, kann der Verwaltungsaufwand für den Betrieb des Netzwerks beginnen, die Marge aufzuzehren, die die Übernahmen überhaupt erst gerechtfertigt hat.
Die Lösung besteht nicht darin, Personal abzubauen. Es geht darum, die manuelle, sich wiederholende Arbeit zu beseitigen, die jeden Standort so wirken lässt, als bräuchte er mehr Personal als nötig – und sie durch automatisierte Arbeitsabläufe zu ersetzen, die ohne manuelles Eingreifen funktionieren.
Wohin die Verwaltungszeit tatsächlich fließt
Bevor Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren können, müssen Sie verstehen, wo er sich konzentriert. In den meisten Zahnarztpraxen verbringt das Empfangsteam einen unverhältnismäßig großen Teil seiner Zeit mit einer kleinen Zahl von Aufgaben: dem Erfassen der Patientenaufnahmedaten, dem Nachfassen fehlender Formulare vor Terminen, der manuellen Übertragung von Daten aus Papierunterlagen in das Praxisverwaltungssystem, dem Versenden von Erinnerungen und der Bearbeitung von Anrufen, die auch digital abgewickelt werden könnten.
Keine dieser Aufgaben erfordert klinisches Urteilsvermögen. Sie erfordern einen Prozess. Und Prozesse lassen sich, sobald sie definiert sind, automatisieren.
Der Engpass bei der Patientenaufnahme
Die Patientenaufnahme ist die Verwaltungsaufgabe mit dem höchsten Volumen in jeder Zahnarztpraxis. In einem DSO-Netzwerk ist sie zudem am anfälligsten für Inkonsistenzen. Wenn jeder Standort die Aufnahme anders handhabt – manche auf Papier, manche per E-Mail-PDF, manche mit einem Formular auf einem Tablet im Wartezimmer –, erhalten Sie schwankende Datenqualität, einen schwankenden Arbeitsaufwand für das Personal und keinen aussagekräftigen Überblick darüber, was im gesamten Netzwerk geschieht.
Die Patientenaufnahme zu digitalisieren und mit automatisierten Vor-Termin-Workflows zu standardisieren, ist eine der wertvollsten Verwaltungsverbesserungen, die die meisten DSOs vornehmen können. Wenn ein Patient seine Aufnahmeformulare bereits vor der Ankunft erhält und sie zu Hause ausfüllt, verlagert sich die Rolle des Empfangsteams beim Check-in von der Datenerfassung hin zur Patientenbegrüßung. Das Personal rennt keinen Klemmbrettern mehr hinterher. Es gibt keine Informationen mehr manuell ein. Und es muss keine unvollständigen Formulare mehr bearbeiten, während Patienten warten.
Die Zeitersparnis pro Termin ist bescheiden – jeweils ein paar Minuten. Doch bei Hunderten von Terminen pro Woche in einem Netzwerk mit mehreren Standorten ist die kumulierte Auswirkung auf die Arbeitsbelastung des Personals erheblich.
Automatisierte Benachrichtigungen und Weiterleitung
Über die Patientenaufnahme hinaus kann die Workflow-Automatisierung eine lange Reihe kleinerer Verwaltungsaufgaben beseitigen, die unbemerkt Zeit am Empfang verschlingen: die richtige Mitarbeiterin oder den richtigen Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn eine neue Einsendung eintrifft, Einverständniserklärungen an den zuständigen Behandler weiterzuleiten und unvollständige Einsendungen zu kennzeichnen, bevor sie zu einem Problem werden.
Eine Formularplattform mit bedingter Logik und automatisierten Benachrichtigungen erledigt all das ohne manuelle Sortierung. Einsendungen werden automatisch an die richtige Person weitergeleitet. Das Personal wird benachrichtigt, wenn eine Aktion erforderlich ist – und nur dann, wenn eine Aktion erforderlich ist. Der Koordinationsaufwand, der üblicherweise einer Praxismanagerin oder einem Empfangsleiter zufällt, schrumpft erheblich.
Was das für Ihr Personalmodell bedeutet
Das Ziel der Verwaltungsautomatisierung besteht nicht darin, einen Standort mit weniger Personal zu betreiben, als er benötigt. Es geht darum, sicherzustellen, dass die vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Zeit mit Aufgaben verbringen, die wirklich einen Menschen erfordern – Patientenbeziehungen, Terminentscheidungen, komplexe Versicherungsfragen – statt mit Dateneingabe und Papierkram.
Für eine DSO ist diese Unterscheidung auf Portfolioebene entscheidend. Ein Netzwerk, in dem jeder Standort schlank arbeitet, weil seine Verwaltungsabläufe gut durchdacht sind, ist ein grundlegend anderes Geschäft als eines, in dem jeder Standort überflüssigen Verwaltungsaufwand mit sich trägt, weil niemand die Arbeit jemals systematisiert hat.
Ersteres lässt sich skalieren. Letzteres nicht.
Erste Schritte
Jotform Enterprise gibt den Betriebsteams von DSOs die Werkzeuge an die Hand, um die Patientenaufnahme zu automatisieren, Formular-Workflows über alle Standorte hinweg zu standardisieren und die manuelle Dateneingabe zu beseitigen, die unnötigen Verwaltungsaufwand verursacht. Erstellen Sie ein kostenloses Konto und sehen Sie, was Sie erreichen können, wenn Sie wertvolle Zeit bei der Praxisverwaltung für das Empfangspersonal Ihres Netzwerks sparen.
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