Case study results at a glance
# der Formulare
170+
# der Einsendungen
2.700+
# der Integrationen
4+
Aligner Dental Academy verfolgt eine einfache Mission: Zahnärzte zu Invisalign-Anbietern auszubilden. Diese Mission umzusetzen, ist eine ganz andere Sache.
Die Academy ist der exklusive Bildungspartner von Align Technology, dem Hersteller von Invisalign, in Großbritannien, Irland und der EMEA-Region. Sie bietet Programme an, die von der Grundlagenausbildung bis hin zu vollständigen Diplomen reichen – alle mit Fokus auf transparente Zahnschienen – für Anbieter in mehreren Ländern und Sprachen.
„Das klingt ganz einfach“, sagt Sam Hickson, Chief Technology Officer der Aligner Dental Academy, „aber es ist ein sehr komplexes Geschäft – all die Variablen, all die Ärzte, all die verschiedenen Sprachen, all die verschiedenen Programme, an denen sie teilnehmen.“
An die Grenzen früherer Tools stoßen
Als Hickson seine jetzige Position antrat, nutzte die Academy Typeform zur Datenerfassung, wobei die Antworten in Tabellenkalkulationen von Drittanbietern verwaltet wurden. Oberflächlich betrachtet funktionierte die Software gut genug, doch die Einschränkungen wurden schnell deutlich.
Den von ihnen verwendeten Tabellenkalkulations-Tools fehlten Zugriffskontrollen, sodass sich versehentliche Änderungen unbemerkt einschlichen. Die Dateneingabe war ein ständiges Ärgernis. Und die Integration von Typeform mit monday.com, der Projektmanagement-Plattform des Teams, bot nicht alle Funktionen, die das Team benötigte, sodass es für manche Aufgaben auf manuelle Schritte oder Drittanbieter-Konnektoren angewiesen war.
„Typeform sieht von Haus aus großartig aus, ist aber sehr eingeschränkt“, sagt Hickson. „Wir sind gegen so viele Mauern gelaufen.“
Eine Plattform wählen, die für die Langstrecke gebaut ist
Hickson geht an jedes neue Tool mit einer Frage heran: Wie zukunftssicher ist es? Nach der Prüfung der Optionen stach Jotform Enterprise aus drei Gründen hervor. Der auf Unternehmensniveau ausgerichtete Ansatz für das Datenmanagement war etwas, das das Unternehmen zuvor nicht in Betracht gezogen hatte. Es unterstützte eine benutzerdefinierte Domain, sodass die Formular-URLs zur Marke der Academy passten – eine Möglichkeit, die das Team mit seiner vorherigen Konfiguration nicht hatte. Und seine Flexibilität, insbesondere die bedingte Logik in Formularen, ging weit über das hinaus, was er anderswo gesehen hatte.
„Jede Herausforderung, die wir mit Typeform hatten, konnte Jotform – das wusste ich – beseitigen“, sagt er.
Es war einfach eine klare Entscheidung. Ich sehe eine lange Zukunft mit Jotform.
Sam Hickson, Chief Technology Officer, Aligner Dental Academy
Der Wechsel zu Jotform Enterprise war einfacher als erwartet. Mit mehr als 100 zu verschiebenden Formularen nutzte das Team KI, um den Großteil der Migration zu übernehmen, anstatt jedes einzelne von Hand neu zu erstellen. Als technisch versierte Gruppe gelang der Einstieg ohne praktische Hilfe. „Das gesamte Onboarding verlief wirklich reibungslos“, sagt Hickson.
Formulare im Herzen der Community der Academy
Heute treibt Jotform Enterprise mehrere der sichtbarsten Programme der Academy an. Ein Beispiel ist das Feature „Case of the Month“. Zahnärzte reichen Invisalign-Fälle ein, auf die sie stolz sind, komplett mit Fotos, über Jotform. Das klinische Team der Academy prüft die Einsendungen und wählt vier aus. Anschließend stimmt die größere Community, die sich über die Peer-to-Peer-Mentoring- und Ressourcenplattform der Academy vernetzt, mithilfe eines zweiten Formulars für den Gewinner ab.
Die Academy nutzt Jotform außerdem für Marketingformulare und interne Genehmigungsworkflows. Einsendungen fließen direkt in monday.com, und Hickson bezeichnet die Integration als „wirklich einfach“. In den seltenen Fällen, in denen das Team zusätzliche Funktionen benötigt, nutzt es die Automatisierungsplattform n8n, obwohl laut Hickson nur wenige ihrer Anforderungen über das hinausgehen, was Jotform von sich aus leistet.
Zeit gespart und Raum zum Entdecken
Der unmittelbarste Nutzen der Verwendung von Jotform Enterprise war die Zeitersparnis. Manuelle Datenverarbeitung und Behelfslösungen von Drittanbietern gehören der Vergangenheit an, und die Tabellenkalkulationsrisiken, die das Team einst beunruhigten, wurden durch administratorgesteuerte Zugriffsberechtigungen ersetzt.
Der Support war ein weiterer Lichtblick. Hickson hat ihn nur einige wenige Male genutzt, doch er sagt, die Antworten seien schnell und gründlich gewesen. „Sie gehen ziemlich in die Tiefe und enthalten ein kleines Video und einen Screenshot“, sagt er. „Das war immer hilfreich.“
Dennoch kann er keine Lücke im Angebot der Plattform benennen. „Jotform macht ohnehin schon zu viel“, sagt er lachend. „Ich glaube, wir sind nie auf Herausforderungen gestoßen, die Jotform nicht für uns löst.“
Eine Verlängerung ohne jede Diskussion
Als es an der Zeit war, den Jotform Enterprise-Plan der Academy zu verlängern, war die Entscheidung in Nullkommanichts getroffen. „Es war einfach eine klare Entscheidung“, sagt Hickson. „Ich sehe eine lange Zukunft mit Jotform.“
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