Ergebnisse der Fallstudie auf einen Blick
Anzahl der Formulare
170+
Anzahl der Einreichungen
2,700+
Anzahl der Integrationen
4+
Die Aligner Dental Academy verfolgt eine einfache Mission: Zahnärzte zu Invisalign-Anbietern auszubilden. Die Umsetzung dieser Mission ist jedoch eine andere Sache.
Die Academy ist der exklusive Bildungspartner von Align Technology – dem Hersteller von Invisalign – für das Vereinigte Königreich, Irland und die EMEA-Region. Sie bietet Anwendern in verschiedenen Ländern und Sprachen Programme an, die von Basisschulungen bis hin zu umfassenden Diplomlehrgängen reichen und sich durchgehend auf transparente Zahnschienen (Aligner) konzentrieren.
„Es klingt ziemlich einfach“, sagt Sam Hickson, Chief Technology Officer der Aligner Dental Academy, „aber es ist ein sehr komplexes Geschäft – all die Variablen, all die Ärzte, all die verschiedenen Sprachen, all die unterschiedlichen Programme, die sie nutzen.“
An Grenzen stoßen mit bisherigen Tools
Als Hickson seine aktuelle Rolle antrat, nutzte die Akademie Typeform zum Sammeln von Daten, wobei die Antworten in Tabellenkalkulationen von Drittanbietern verwaltet wurden. Oberflächlich betrachtet funktionierte die Software recht gut, doch die Einschränkungen wurden schnell deutlich.
Den verwendeten Tabellenkalkulations-Tools fehlte es an Zugriffsbeschränkungen, sodass sich versehentliche Änderungen unbemerkt einschlichen. Die Dateneingabe war ein ständiges Ärgernis. Zudem fehlte es der Integration zwischen Typeform und monday.com – der vom Team genutzten Projektmanagement-Plattform – an bestimmten Funktionen, weshalb das Team für die Erledigung einiger Aufgaben auf manuelle Schritte oder Connectoren von Drittanbietern angewiesen war.
„Typeform sieht von Haus aus großartig aus, ist aber sehr eingeschränkt“, sagt Hickson. „Wir sind immer wieder auf unüberwindbare Hindernisse gestoßen.“
Die Wahl einer auf Langfristigkeit ausgelegten Plattform
Hickson betrachtet jedes neue Tool unter einem entscheidenden Gesichtspunkt: Wie zukunftssicher ist es? Nach einer Prüfung der verschiedenen Optionen stach Jotform Enterprise aus drei Gründen hervor. Der auf Großunternehmen ausgerichtete Ansatz für das Datenmanagement war ein Aspekt, den das Unternehmen zuvor nicht in Betracht gezogen hatte. Die Plattform unterstützte eine benutzerdefinierte Domain, sodass die Formular-URLs zur Marke der Academy passten – eine Möglichkeit, über die das Team bei seiner bisherigen Lösung nicht verfügt hatte. Zudem übertraf die Flexibilität des Systems – insbesondere die bedingte Logik innerhalb der Formulare – bei Weitem alles, was er bisher anderswo gesehen hatte.
„Ich wusste, dass Jotform jede Herausforderung, die wir mit Typeform hatten, beseitigen könnte“, sagt er.
Die Entscheidung war absolut naheliegend. Ich sehe eine langfristige Zukunft mit Jotform.
Sam Hickson, Chief Technology Officer, Aligner Dental Academy
Der Wechsel zu Jotform Enterprise verlief einfacher als erwartet. Da mehr als 100 Formulare übertragen werden mussten, nutzte das Team KI für den Großteil der Migration, anstatt jedes einzelne Formular manuell neu zu erstellen. Als technisch versiertes Team konnten sie das Onboarding ohne praktische Unterstützung von außen bewältigen. „Der gesamte Onboarding-Prozess verlief absolut reibungslos“, sagt Hickson.
Formen im Mittelpunkt der Gemeinschaft der Akademie
Heute bildet Jotform Enterprise die technische Basis für einige der bekanntesten Programme der Academy. Ein Beispiel hierfür ist die Rubrik „Fall des Monats“ (Case of the Month). Zahnärzte reichen über Jotform Invisalign-Fälle ein, auf die sie besonders stolz sind – inklusive der dazugehörigen Fotos. Das klinische Team der Academy prüft die Einreichungen und trifft eine Vorauswahl von vier Fällen. Anschließend stimmt die Community – die sich über die Plattform der Academy für Peer-to-Peer-Mentoring und Informationsaustausch vernetzt – über ein zweites Formular für den Gewinner ab.
Die Academy nutzt Jotform zudem für Marketing-Formulare und interne Genehmigungsprozesse. Die übermittelten Daten fließen direkt in monday.com ein, und Hickson bezeichnet die Integration als „wirklich einfach“. Sollte das Team in seltenen Fällen zusätzliche Funktionen benötigen, greift es auf die Automatisierungsplattform n8n zurück – wobei Hickson anmerkt, dass nur wenige Anforderungen über das hinausgehen, was Jotform ohnehin abdeckt.
Zeitersparnis und Raum zum Erkunden
Der unmittelbarste Vorteil beim Einsatz von Jotform Enterprise ist die Zeitersparnis. Manuelle Datenverarbeitung und Workarounds über Drittanbieter gehören der Vergangenheit an, und die mit Tabellenkalkulationen verbundenen Risiken, die dem Team einst Sorgen bereiteten, wurden durch administrativ gesteuerte Zugriffsrechte ersetzt.
Auch der Support war ein weiterer Pluspunkt. Hickson hat ihn zwar nur wenige Male in Anspruch genommen, berichtet aber von schnellen und ausführlichen Antworten. „Sie sind sehr detailliert und enthalten oft ein kleines Video sowie einen Screenshot“, sagt er. „Das war immer hilfreich.“
Dennoch kann er keine Lücke im Angebot der Plattform ausmachen. „Jotform bietet ohnehin schon zu viel an“, sagt er lachend. „Ich glaube nicht, dass wir jemals auf Herausforderungen gestoßen sind, die Jotform nicht für uns bewältigen kann.“
Eine Verlängerung, die keiner Debatte bedurfte
Als die Verlängerung des Jotform-Enterprise-Plans für die Akademie anstand, fiel die Entscheidung im Handumdrehen. „Das war eine absolut klare Sache“, sagt Hickson. „Ich sehe eine langfristige Zukunft mit Jotform.“
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