Cognito Forms vs Google Forms: ¿Cuál es el creador de formularios adecuado para ti?

Puedes notar la diferencia física entre una hoja de inscripción y una solicitud de varias páginas. Sin embargo, en el mundo digital, ambas se clasifican como formularios en línea, aunque una implica una captura básica de datos y la otra activa un proceso de varios pasos que incluye revisiones y aprobaciones.

En este escenario, Google Forms es la hoja de inscripción. Es rápido, gratuito y hace que la recopilación básica de datos sea increíblemente sencilla. Cognito Forms es la solicitud. Está diseñado para mayor complejidad: con un solo formulario, puedes calcular totales, enrutar envíos, recopilar firmas electrónicas y procesar pagos. No obstante, ambas plataformas pueden realizar muchas de las mismas tareas, y también hay casos de uso que ninguna de las dos herramientas maneja bien.

Probé ambas plataformas para entender cuándo tiene sentido elegir una en lugar de la otra. Si estás tratando de decidir entre Google Forms y Cognito Forms (o si te preguntas si una tercera opción, como Jotform, es una mejor elección), este artículo te ayudará.

Hallazgos clave de mis pruebas

Muchos equipos usan Google Forms como opción predeterminada hasta que se topan con una limitación. Si tu equipo necesita procesar pagos, hacer cálculos, aprobar elementos y usar lógica condicional, vale la pena explorar Cognito Forms. Aquí tienes un resumen rápido de cuándo tiene sentido usar cada plataforma:

• Google Forms es adecuado para la recopilación interna de datos con unas pocas preguntas; es gratuito, no requiere configuración y funciona de inmediato si tu equipo ya usa Google Workspace.
• Cognito Forms tiene sentido si tu equipo usa formularios para procesos de varios pasos, como el registro de pacientes, los portales de clientes y el reembolso a empleados; puedes añadir cálculos, lógica condicional, enrutamiento, aprobaciones y pagos a cualquier formulario.
• Ninguna de las plataformas ofrece muchas funciones de IA ni integraciones, así que prueba otra solución si estás creando flujos de trabajo multiplataforma impulsados por IA.
• Elige Jotform para la automatización de flujos de trabajo. Cuenta con más de 150 integraciones nativas, sin comisiones por transacción en los pagos, y agentes de ia que pueden dar seguimiento a los envíos de formularios por correo electrónico, WhatsApp y llamadas telefónicas.

	Google Forms	Cognito Forms	Jotform
Ideal para	Encuestas cortas y recopilación interna de datos	Formularios con muchos cálculos y pagos integrados, firmas electrónicas y portales de clientes	Flujos de trabajo de formularios impulsados por IA mediante integraciones y aplicaciones sin necesidad de programar
Precio inicial	$8.40 por usuario, al mes	$19 al mes	$39 al mes
Plan gratuito	Sí, gratis para uso personal y educativo
Número de plantillas	17	200	Más de 20,000
Lógica condicional	Solo ramificación básica	Opciones avanzadas en todos los planes	Opciones avanzadas en todos los planes
Automatización de flujos de trabajo	No sin herramientas de terceros
Cálculos
Función de guardar y continuar		Sí (en el plan Pro y superiores)
Formularios sin conexión			Sí, mediante Jotform Mobile Forms
Compatibilidad con pagos		Sí; los planes gratuito y Pro admiten Stripe y cobran una comisión del 1 al 2 por ciento; los usuarios de planes de nivel superior también pueden usar PayPal o Square (sin comisión)	Sí; más de 40 integraciones de pago, incluidas Stripe, PayPal, Square, Authorize.net y Chargify
Funciones de IA	Gemini de instrucción a formulario (solo planes de Workspace)	Generador de formularios con IA con diagrama de flujo de trabajo	Crear formularios con ia de Jotform, agentes de ia de Jotform, el Generador de Flujos de Trabajo con IA de Jotform
Integraciones nativas	Solo Google Workspace	Más de 60 integraciones (pero solo un puñado de integraciones nativas)	Más de 150 integraciones nativas
Funciones de cumplimiento de HIPAA	Limitadas (plan Workspace Business Standard y superiores; sin registro de auditoría)	Sí (solo plan Enterprise)	Sí (planes Gold y Enterprise)
	Más información	Más información	¡Pruébalo ahora!

¿Qué es Cognito Forms?

Cognito Forms, un creador de formularios sin código, hace más que solo recopilar datos. Captura firmas electrónicas, genera PDF, automatiza flujos de trabajo de varios pasos, asigna tareas y gestiona pagos mediante Stripe, PayPal y Square. Cognito Forms puede realizar tareas que no esperarías de un creador de formularios, como crear portales de clientes, y su fortaleza radica en el soporte para procesos complejos impulsados por formularios, como el registro de pacientes, la incorporación de RR. HH., los pedidos personalizados y las solicitudes de subvenciones.

Lo que más me gustó de Cognito Forms: con un solo formulario, puedes recopilar datos, ejecutar cálculos, enrutar usuarios con lógica condicional, gestionar aprobaciones, procesar pagos y generar recibos. Me impresionó la cantidad de funciones del plan gratuito (Individual), en particular el procesamiento de pagos integrado.

• Ventajas:
  
  • Un solo formulario puede gestionar la recopilación de datos, los cálculos, las firmas electrónicas, las aprobaciones y los pagos.
  • En el portal de clientes, los usuarios pueden hacer seguimiento de sus envíos y completar tareas de seguimiento.
  • Su automatización de flujos de trabajo admite procesos de aprobación de varios pasos.
  • El plan gratuito incluye procesamiento de pagos y un número ilimitado de formularios.
    
• Desventajas:
  
  • Curva de aprendizaje pronunciada para cualquier cosa que vaya más allá de un formulario básico
  • Selección bastante anticuada de plantillas y estilos de formularios
  • Comisión adicional del 1 al 2 por ciento por transacción para procesar pagos en los planes Individual y Pro
  • Sin aplicación móvil nativa

Cálculos y lógica avanzados

Si hay una sola razón para que los usuarios avanzados prueben Cognito Forms, son las opciones avanzadas. Puedes crear formularios de precios que calculan totales según la entrada del usuario, formularios de generación de leads que ponderan respuestas y devuelven un resultado, y enrutar envíos según las respuestas de los usuarios. Cognito Forms tiene controles de lógica inusualmente detallados: puedes configurar reglas de varias condiciones que muestran u ocultan campos individuales o hacen que ciertos campos sean obligatorios u opcionales, según cómo respondan los usuarios a otras preguntas.

Aquí está la parte complicada: Cognito Forms usa su propia sintaxis de expresiones para los cálculos, por lo que incluso estar familiarizado con las expresiones estándar al estilo de Excel (como COUNTIF o SUM) no te ayudará. Puedes usar IA para empezar, pero perfeccionar tus cálculos puede requerir algo de ensayo y error. Si necesitas lógica condicional básica, esto no debería ser un problema.

Gestión de pagos y datos

Cognito Forms admite pagos con Stripe en todos los planes, incluido el nivel Individual. Eso lo convierte en una opción sólida para casos de uso como registros, reservas, recaudación de fondos y facturación. Ofrece cifrado de datos de extremo a extremo y protección contra el fraude, y cuenta con la certificación PCI DSS para la seguridad de los pagos.

Aunque están repletos de funciones, los planes de nivel inferior tienen algunas limitaciones. El plan Individual incluye un recargo del 2 por ciento por las transacciones, mientras que el plan Pro tiene un cargo adicional del 1 por ciento, y ambos se conectan solo con Stripe para los pagos. Los planes Team y Enterprise se conectan con PayPal, Square y Stripe, y no hay comisiones adicionales por transacción; con estos planes, también puedes guardar la información de la tarjeta de los clientes para pagos recurrentes.

Las funciones de formularios específicas para pagos de Cognito Forms incluyen controles de precios flexibles (para precios personalizados, descuentos e impuestos) y lógica condicional. Estos formularios pueden contener fórmulas que calculan totales de pago, configuran pagos recurrentes y generan recibos y facturas.

Estructura compatible con flujos de trabajo

Cognito Forms también gestiona la automatización ligera de procesos. Por ejemplo, cuando los empleados completan un formulario de reembolso de gastos, Cognito Forms puede enviarlo a su gerente para su aprobación antes de pasarlo al equipo de finanzas para el reembolso.

Para configurar este tipo de flujo de trabajo, puedes usar el diseñador visual de flujos de trabajo integrado para mapear tu proceso y añadir cadenas de aprobación, escalamientos y pasos condicionales. También puedes automatizar la asignación de tareas, establecer fechas de vencimiento y recordatorios dinámicos, y habilitar tareas paralelas para que un retraso en una parte de tu proceso no detenga todo. En el lado del usuario, los formularios de varios pasos y las secciones repetidas hacen que los procesos de registro largos resulten menos intimidantes.

Solo ten en cuenta que necesitarás el plan Team o superior para aprovechar la mayoría de estas funciones de automatización de flujos de trabajo. Los planes Individual y Pro tienen lógica condicional, pero no enrutamiento ni asignación de tareas.

Precios de Cognito Forms

• Individual: gratis para un usuario e incluye formularios ilimitados, 100 entradas al mes, 100 MB de almacenamiento y pagos con Stripe. Los pagos están incluidos, pero están sujetos a una comisión adicional del 2 por ciento por transacción.
• Pro ($19 al mes, con facturación mensual): incluye dos usuarios, 2,000 entradas al mes, 1 GB de almacenamiento, firmas electrónicas, archivos adjuntos de correo electrónico y pagos con Stripe. Se elimina la marca de Cognito Forms de tus formularios, y la comisión por transacción es del 1 por ciento.
• Team ($39 al mes, con facturación mensual): incluye cinco usuarios; 10,000 entradas al mes; 10 GB de almacenamiento; pagos con PayPal, Square y Stripe (sin comisiones adicionales); y una función de portal de clientes. Este plan también viene con acceso para invitados (cinco invitados), lo que facilita la colaboración con usuarios externos a tu organización.
• Enterprise ($129 al mes, con facturación mensual): incluye 20 usuarios; 20 invitados; entradas ilimitadas; 100 GB de almacenamiento; pagos con PayPal, Square y Stripe (sin comisiones adicionales); y funciones de cumplimiento de HIPAA, inicio de sesión único, autenticación de dos factores, permisos de carpetas y dos años de historial de registro de auditoría.

Todos los planes de pago ofrecen una prueba gratuita de 14 días, sin necesidad de información de tarjeta de crédito. Los usuarios adicionales en cualquier plan cuestan $5 por usuario, al mes. Si optas por la facturación anual, ahorrarás entre un 10 y un 20 por ciento, según tu plan y número de usuarios.

¿Qué es Google Forms?

Google Forms es un creador de formularios gratuito que es exactamente lo que esperarías de Google. Es rápido y sencillo, y no requiere configuración: si ya tienes una cuenta de Gmail o Google Workspace, solo tienes que ir a forms.google.com y empezar. Para millones de empresas (y miles de millones de usuarios de Gmail), Google Forms suele ser la primera opción para necesidades básicas de formularios. También es adecuado para operaciones internas en grandes organizaciones, porque los empleados con cuentas de Google Workspace pueden usarlo sin licencias adicionales.

Lo que más me gustó de Google Forms: con Google Forms prácticamente no hay curva de aprendizaje. Lo abres, haces clic en una plantilla, empiezas a crear y todo simplemente funciona. Su integración en el ecosistema de Google tiene ventajas, como que las respuestas se guardan automáticamente en Google Sheets. Google Forms no intenta abordar funcionalidades complejas, como los pagos y los flujos de trabajo, lo que mantiene la interfaz ordenada y fácil de aprender si solo necesitas formularios sencillos que recopilen datos.

• Ventajas:
  
  • Gratis, sin límites ni periodo de prueba
  • Los envíos se sincronizan automáticamente con Google Sheets
  • Integración nativa con Google Sheets, Drive y el resto de Google Workspace
  • Sin configuración y casi sin curva de aprendizaje
    
• Desventajas:
  
  • Sin pagos, cálculos ni firmas electrónicas
  • Lógica condicional limitada y sin automatización de flujos de trabajo
  • Poca flexibilidad de diseño y solo 17 plantillas

Integración con el ecosistema de Google

Google Forms se integra de forma nativa con otros productos estrella de Google Workspace, incluidos Sheets, Drive y Gmail (junto con integraciones más específicas para Slides, Docs, Calendar y otros). Google Sheets es una gran ventaja: es mucho más fácil gestionar grandes volúmenes de respuestas en una hoja de cálculo, y Google Sheets se rellena automáticamente con encabezados de columna que coinciden con los nombres de tus campos. Otras integraciones de Workspace especialmente útiles incluyen Google Drive, donde puedes almacenar y gestionar formularios; Gmail, para las notificaciones por correo electrónico; y Google Groups, que es una salvación para las grandes organizaciones, porque permite que Google Forms herede la estructura de permisos que ya usas para otras aplicaciones de Google.

Si conectas aplicaciones fuera del ecosistema de Google, las cosas se complican. Puedes usar herramientas de automatización, como Zapier, para crear flujos de trabajo, pero no existe un proceso nativo para conectar Google Forms con aplicaciones externas.

Sencillez y rapidez

Google Forms es una opción difícil de superar si necesitas crear un formulario básico rápidamente. Usando una plantilla prediseñada, sin hacer ningún cambio, puedes tener un formulario publicado listo en 30 segundos. El inconveniente es que Google Forms solo tiene 17 plantillas.

Para probar un escenario más realista, creé un formulario de cinco preguntas con un campo de opción múltiple, un campo de texto y algunas preguntas obligatorias. Me llevó unos tres minutos. Como los permisos ya están configurados dentro de Google Workspace, solo hizo falta un clic más para especificar con precisión quién podía rellenar el formulario que creé.

El proceso llevará más tiempo si necesitas ajustar el diseño de tu formulario, crear un cuestionario o especificar cómo se recopilarán tus respuestas. Todos esos procesos resultaron intuitivos y fáciles de navegar.

Herramientas básicas de lógica y encuestas

Google Forms es muy limitado en cuanto a lógica condicional y opciones de ramificación. Puedes saltar secciones según las respuestas de tus usuarios, pero no puedes mostrar u ocultar campos individuales. Y si necesitas cálculos, pagos, aprobaciones o ramificaciones basadas en varias condiciones, no tienes suerte.

Aun así, Google Forms suele ser suficiente para uso personal y educativo, así como para un uso interno ligero en las empresas. El modo de cuestionario añade calificación automática y valores de puntos a tu encuesta, y cuenta con una selección decente de tipos de respuesta, incluidos cuadros de párrafo, valoraciones con estrellas, cuadrículas de opción múltiple y escalas lineales.

Precios de Google Forms

Google Forms es gratis para uso personal, y los educadores obtienen acceso gratuito a través de Google Workspace for Education. 

Para las empresas, Google Workspace Starter cuesta $8.40 por usuario, al mes, y te da acceso a Google Forms, junto con el resto de las aplicaciones de trabajo de Google.

¿Listo para mover tus formularios a Jotform?

Migrar formularios a Jotform

Cognito Forms vs. Google Forms: comparación lado a lado

Después de dedicar tiempo a probar las capacidades de cada herramienta, esto es lo que te recomendaría tener en cuenta a la hora de tomar tu decisión.

Cognito Forms es mejor para cálculos y lógica condicional

Si estás creando formularios complejos que se ajustan de forma dinámica, incluyen cálculos e incorporan lógica condicional, Cognito Forms es tu única opción real. Google Forms sí ofrece una forma simplificada de ramificación condicional, pero puedes mostrar u ocultar secciones completas, no campos individuales, y no puedes incluir varias condiciones ni cálculos.

Aunque ambos creadores de formularios logran prácticamente lo mismo si estás creando una encuesta sencilla, Cognito Forms puede gestionar un proceso más complejo. Para formularios de pedidos, informes de gastos, propuestas de licitación, calificación de prospectos y otras aplicaciones que responden dinámicamente a la entrada del usuario, Google Forms no es suficiente.

Incluso si no necesitas cálculos ni lógica condicional, Cognito Forms suele ser mejor para recopilar mucha información. Para formularios más largos, su función de guardar y reanudar permite a los usuarios alejarse y regresar sin perder su progreso.

Google Forms tiene una curva de aprendizaje más sencilla

Google Forms no puede adaptarse a casos de uso complejos, pero eso en realidad podría ser algo bueno si necesitas encuestas sencillas. No hay necesidad de leer preguntas frecuentes ni de estudiar documentación.

Cognito Forms no es difícil de usar si estás creando un formulario básico. Pero a medida que añades lógica condicional, cálculos y pagos, tendrás que navegar por un montón de ajustes adicionales. Todo es relativamente intuitivo, pero todas esas opciones añadidas significan que es más probable que te pierdas de vez en cuando y acabes consultando las instrucciones. Y si trabajas con fórmulas, prepárate para dedicar más tiempo a familiarizarte con la sintaxis de Cognito Forms. Es un sistema personalizado que no se corresponderá con nada que hayas visto antes.

Cognito Forms es la única opción para pagos

No puedes cobrar pagos con Google Forms. Si gestionas inscripciones a eventos, reservas de servicios o cualquier otra cosa que requiera cobrar dinero, necesitas una herramienta diferente.

Cognito Forms te permite cobrar pagos en cualquier plan, incluido el plan Individual. La protección contra fraude, la certificación PCI DSS y el cifrado de datos vienen integrados. Los planes de nivel superior también te permiten procesar pagos con PayPal o Square. Según la pasarela de pago que elijas, puedes acceder a opciones de pago flexibles: los clientes pueden guardar la información de su tarjeta de crédito para la facturación recurrente, dividir las compras en varios pagos e incluso pagar con Venmo.

Solo ten en cuenta que, si procesas pagos en el plan Individual o Pro de Cognito Forms, tendrás que pagar una comisión del 1 al 2 por ciento además de las comisiones estándar de procesamiento de pagos de Stripe.

Ambas herramientas tienen funciones de IA limitadas

Ninguna de las dos herramientas es especialmente impresionante en lo que respecta a la IA.

La integración de Gemini en Google Forms permite a los usuarios generar un formulario a partir de una indicación de texto y sugiere preguntas adicionales basadas en el contenido existente. Sin embargo, solo está disponible en los planes de pago de Google Workspace, lo que significa que los usuarios gratuitos no tienen acceso a ella. Y dependiendo de la región en la que te encuentres, puede que no veas ninguna función de IA. Aún no se han implementado en todas partes.

Cognito Forms también tiene un generador de formularios con IA. Es más avanzado que lo que ofrece Google: además de crear formularios completos, también genera diagramas de flujo de trabajo que trazan cada paso del proceso.

El creador de formularios con IA de Jotform es más dinámico. Al igual que Cognito Forms, te permite generar formularios complejos y flujos de trabajo con una sola indicación, pero Jotform también te permite delegar otros aspectos de tu trabajo integrando la IA en todo tu flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes usar la IA para analizar el sentimiento, extraer información de archivos subidos, resumir información, realizar cálculos o categorizar dinámicamente los envíos según su contenido. También puedes conectar tu formulario con un agente de IA de Jotform, lo que te permite usar representantes de atención al cliente con IA para dar seguimiento al instante a las solicitudes por correo electrónico, WhatsApp, teléfono y más.

Ninguna de las dos herramientas se integra con muchas aplicaciones externas

Para integraciones fluidas dentro del ecosistema de Google, Google Forms es una gran opción. Pero conectar aplicaciones ajenas a Google requiere un proveedor de integraciones de terceros, como Zapier o Make.

Cognito Forms se conecta con más de 60 aplicaciones, pero solo unas pocas de ellas son integraciones nativas, incluidas Google Analytics, Squarespace y WordPress.

Jotform ofrece más de 150 integraciones nativas con herramientas como Salesforce, Slack, HubSpot y Asana. Si estás creando flujos de trabajo multiplataforma, eso se traduce en menos costo y complejidad y más estabilidad.

Cognito Forms vs. Google Forms: ¿cuál deberías elegir?

Elige Google Forms si

• Buscas una herramienta gratuita sin límites de envío, sin periodo de prueba y sin funciones bloqueadas.
• Ya usas Google Workspace y quieres que tu equipo empiece a crear formularios sin curva de aprendizaje ni configuración de administrador.
• Quieres integraciones nativas con otros productos de Google Workspace.

Elige Cognito Forms si

• Quieres una herramienta de formularios que gestione la recopilación de datos, los cálculos, la lógica condicional, las firmas electrónicas, las aprobaciones y los pagos.
• Necesitas flujos de trabajo integrados para gestionar procesos de varios pasos, como aprobaciones, asignación de tareas y recepción de clientes.
• Buscas un plan gratuito con funciones sólidas, incluidos los pagos.

¿Necesitas formularios que escalen con todo tu flujo de trabajo? Conoce Jotform

Si tu equipo se queda corto con Google Forms y busca un creador de formularios más potente, Cognito Forms podría ser tu siguiente paso lógico: gestiona formularios, firmas electrónicas, flujos de trabajo, lógica y pagos. Pero sus integraciones débiles y la falta de funciones de IA pueden ser limitantes si quieres diseñar procesos impulsados por IA que se conecten con todo tu conjunto de tecnología.

Una opción integral para formularios y flujos de trabajo, Jotform ofrece lógica condicional, cálculos, pagos, firmas electrónicas y enrutamiento de aprobaciones. Sus más de 150 integraciones nativas (incluidas plataformas empresariales como Salesforce) y sus más de 20 000 plantillas facilitan empezar y conectarse con cualquier herramienta de tu conjunto de tecnología.

Jotform también incluye funciones que no están presentes en Google Forms ni en Cognito Forms:

• Recopilación de formularios sin conexión mediante Jotform Mobile Forms (útil para equipos de campo, eventos y trabajo en zonas con internet poco fiable)
• Jotform Tablas para ver, filtrar y gestionar envíos sin exportar datos a una hoja de cálculo
• Agentes de IA de Jotform y chatbot de IA para automatización conversacional y multicanal basada en tus formularios y documentos
• Jotform Tableros para la gestión de equipos, con tareas al estilo kanban creadas a partir de los envíos de formularios
• Jotform Inbox para gestionar y responder a los envíos de todos los formularios desde un solo lugar
• Creador de tiendas Jotform para vender productos y servicios desde tu cuenta de Jotform
• Jotform Apps para agrupar tus formularios, enlaces y contenido en una aplicación independiente mediante un proceso que no requiere programación

Jotform fue creado para hacer mucho más que recopilar respuestas. El creador de formularios es solo el comienzo: los envíos pueden desencadenar flujos de trabajo, aprobaciones, seguimiento impulsado por IA y automatización entre aplicaciones. Regístrate gratis y comprueba si Jotform tiene sentido para tu equipo.