Precios y planes de Form Approvals: ¿Vale la pena en 2026?

Form Approvals transforma tus Google Forms en un flujo de trabajo sencillo y eficiente. Toma tu formulario, te permite asignar roles y lo dirige a las personas indicadas. Los destinatarios pueden aprobar, tomar acción o simplemente recibir una copia de los resultados.

Esto es ideal para situaciones cotidianas en el entorno laboral, como solicitar soporte de TI o un reembolso de viaje. Por ejemplo, imagina que necesitas acceso a la nueva plataforma de contabilidad de tu organización. Podrías completar el Google Form correspondiente y pulsar el botón de enviar. Form Approvals compartiría el formulario con el departamento de TI, donde lo revisarían, aprobarían tu acceso y lo marcarían como completado. Recibirías una notificación de que todo está listo para que puedas empezar a usar la plataforma.

Piensa en Form Approvals como el intermediario automatizado. Te ayuda a crear un flujo de aprobación en Google Forms eliminando varias tareas manuales. Pero, ¿vale la pena Form Approvals?

Esa es una pregunta que solo tú (o tu organización) podéis responder. Aunque la herramienta ofrece un plan gratuito, necesitarás pasar a un plan de pago para acceder a sus mejores funciones. A continuación, te presentamos un resumen rápido de los precios y planes de Form Approvals antes de profundizar en lo que ofrece cada uno.

A continuación, encontrarás un análisis detallado de los planes disponibles de Form Approvals, para que puedas decidir cuál es el más adecuado para ti (o si es momento de considerar una solución completamente diferente, como Jotform).

1. Plan Free

Funciones clave incluidas:

• Soporte para un administrador e ilimitados solicitantes y aprobadores
• Flujos de trabajo basados en roles que dirigen los formularios al aprobador correspondiente y a otros destinatarios
• Hasta 20 respuestas de formulario al mes

Funciones clave ausentes:

• Sin acceso al complemento de Calendario
• Sin soporte más allá del mantenimiento básico

El plan gratuito de Form Approvals está pensado para usuarios ocasionales que no utilizan habitualmente un flujo de aprobación en Google Forms. Pequeñas startups, negocios familiares y empresas que generalmente dependen de otras fuentes además de Google Forms se adaptarán bien a este plan.

Una ventaja evidente es que es, bueno, gratuito. Y no se trata de un periodo de prueba: es para siempre. Puedes permanecer en este plan todo el tiempo que quieras, siempre que seas un único administrador que reciba menos de 20 respuestas de formulario al mes.

Con el plan gratuito, tienes acceso al panel de control completo de Form Approvals. Puedes configurar flujos de trabajo basados en roles, recopilar firmas e integrar los datos de los formularios en Google Sheets. No hay límites en el número de solicitantes o aprobadores, así que puedes compartir formularios con quien quieras. 

2. Plan Individual

Funciones clave incluidas:

• Soporte para un administrador e ilimitados solicitantes y aprobadores
• Hasta 100 respuestas de formulario al mes
• Soporte mejorado por correo electrónico para problemas técnicos

Funciones clave ausentes:

• Recordatorios automáticos que alertan a los aprobadores y a otros sobre un formulario o acción pendiente
• Herramientas de autenticación que verifican la identidad de un destinatario cuando envía un formulario

El plan Individual de Form Approvals aumenta el número de respuestas de formulario que recibes cada mes. En lugar de 20, tendrás 100. Es ideal si utilizas Google Forms con bastante frecuencia en tu negocio, o si cuentas con una variedad de formularios diferentes que completan empleados u otras personas.

Al igual que en el plan Free, puedes configurar flujos de trabajo basados en roles y multinivel. Esto te permite controlar a dónde se dirige el formulario y quién puede tomar acción. El administrador tiene acceso al panel de control con todas las funciones, donde puede hacer seguimiento de los formularios abiertos y cerrados para verificar que reciben la atención adecuada. También se incluye la posibilidad de recopilar firmas e integrar los datos de los formularios en Google Sheets.

Además del mayor número de respuestas de formulario, también te beneficias de un soporte mejorado. Si tienes algún problema con un flujo de trabajo, simplemente contacta con Form Approvals y te responderán en un plazo de 12 a 24 horas. También obtienes el complemento de Calendario, que te permite establecer un evento vinculado a un Google Form específico.

Otros complementos opcionales incluyen el correo electrónico desde el dominio de Form Approvals. Esto es útil si no tienes una cuenta de Gmail compatible. Form Approvals enviará notificaciones a través de su dominio, de modo que cualquier persona que necesite estar al tanto del formulario recibirá una alerta. También puedes añadir soporte premium por un coste adicional.

3. Plan Team

Funciones clave incluidas:

• Soporte para administradores, solicitantes y aprobadores ilimitados
• Hasta 1000 respuestas de formulario al mes, con límites más altos disponibles por un coste adicional
• Ofrece seguimiento mejorado de destinatarios, además de recordatorios automáticos

Funciones clave ausentes:

• Carece de integraciones con otras herramientas complementarias, como bases de datos o plataformas de gestión de relaciones con clientes
• No permite designar un aprobador suplente, algo importante si alguien está fuera de la oficina o deja la empresa

Si Google Forms está integrado en los flujos de trabajo de tu empresa, entonces quizás quieras considerar el plan Team de Form Approvals. Es la opción más potente, con soporte para hasta 1000 respuestas de formulario, usuarios administradores, solicitantes y aprobadores ilimitados.

Al igual que con los otros planes, tienes acceso a todas las herramientas básicas. Esto incluye un panel de control, así como la posibilidad de crear flujos de trabajo basados en roles y multinivel y definir condiciones de enrutamiento. Independientemente de a dónde creas que debe dirigirse un formulario enviado, puedes definir quién lo recibe, lo aprueba o realiza alguna otra acción.

Las funciones adicionales incluyen una página de seguimiento de destinatarios y autenticación de destinatarios. Con el seguimiento, los destinatarios pueden ver sus formularios abiertos que están pendientes de acción. Esto reduce la necesidad de seguimientos por parte de administradores y remitentes, ya que los destinatarios pueden simplemente abrir su rastreador para ver qué tienen pendiente. La herramienta de autenticación es importante para formularios sensibles, donde solo el destinatario debería tener acceso al contenido o a las acciones requeridas. 

También son útiles los recordatorios automáticos. Los administradores pueden definir cuándo se alerta a un aprobador u otro destinatario sobre un formulario pendiente, lo que ayuda a evitar que los formularios se pierdan en el camino.

Opcionalmente, puedes añadir soporte premium (10 $ adicionales al mes) y correo electrónico desde el dominio de Form Approvals. Y si necesitas un límite más alto de envíos, está disponible por un coste adicional. Los precios de los complementos de Form Approvals dependen del número de administradores en tu plan.

¿Merece la pena pagar por Form Approvals?

Depende. Los costes de Form Approvals tienen sentido si ya tienes el producto configurado y solo lo necesitas para aprobaciones. Es una herramienta básica que probablemente no afectará tu presupuesto, especialmente si estás en el plan Free o Individual. Pero los precios del flujo de aprobación en Google Forms se encarecen considerablemente cuando pasas al plan Team.

Si quieres hacer más con tus formularios, es hora de pasarte a Jotform. Las capacidades de Jotform son amplias, y todos los planes incluyen acceso a Jotform Tablas y Jotform Inbox. Estos productos almacenan los datos de los formularios y te alertan sobre los envíos. Además, puedes ampliar tus formularios con flujos de trabajo automatizados, soporte de pagos y recopilación de firmas electrónicas, todo sin necesidad de pagar por un complemento de aprobación para Google Forms. 

No añadas flujos de aprobación a Google Forms con parches. Usa Jotform en su lugar.

¿Listo para trasladar tus formularios a Jotform?

Migrar formularios a Jotform

Depender de herramientas de terceros para hacer un trabajo sencillo que un producto principal no puede realizar es un enfoque muy propio de la década de 2010. Hoy en día, existe un único producto que puede gestionar todo tu proceso de creación y aprobación de formularios: Jotform.

Con Jotform, no tienes que preocuparte por gestionar un Google Form, una suscripción a Form Approvals, una hoja de cálculo de Google Sheets vinculada, una cuenta de Gmail y un panel de administración de flujos de trabajo. Todo lo que necesitas está incluido en la plataforma de Jotform. 

Así es como funciona. Empiezas creando tu primer formulario de recopilación de datos en Jotform. Luego, mapeas visualmente el proceso. Decides quién puede acceder al formulario y enviarlo, y quiénes son los destinatarios y aprobadores. Jotform te permite asignar tareas, solicitar una firma o un pago, generar PDFs, enviar alertas automatizadas y hacer seguimiento del progreso de cada formulario, todo sin añadir un costoso producto de aprobación sobre tu formulario.

Con Jotform, obtienes

• Jotform Workflows: Es tu constructor visual de flujos de trabajo de arrastrar y soltar, sin código, que te permite diseñar todo tu proceso de aprobación en minutos.
• Acceso inmediato a plantillas de flujos de aprobación: Configura aprobaciones secuenciales, paralelas, individuales y grupales. 
• Formularios con soporte de lógica condicional: Aquí puedes diseñar un formulario que decide qué mostrar en función de las respuestas del remitente. 
• Jotform Firmas: Con esta herramienta, puedes convertir PDFs en documentos de firma electrónica y recopilar firmas sin necesidad de papeleo. 
• Editor PDF de Jotform: Para la generación y edición de PDFs bajo demanda. 
• Más de 200 plantillas de flujos de trabajo: Convierte procesos complicados, como reembolsos de gastos y escalado de incidencias, en un flujo de trabajo optimizado.

Jotform incluye todas las funciones nativas de Form Approvals, pero ofrece mucho más. Además de automatizar el ciclo de aprobación, puedes usar Jotform para gestionar cobros, seguimientos, asignación de tareas, firmas electrónicas y flujos de trabajo completos. Incluso puedes ampliar su funcionalidad con las integraciones de Jotform, que incluyen Google Sheets, Salesforce y Asana.

Al comparar Form Approvals con Jotform, ten esto en cuenta: Form Approvals es la opción adecuada cuando ya usas Google Forms y quieres añadir una capa básica de aprobación, pero cualquier flujo de trabajo de Form Approvals depende en gran medida de los componentes de Google Workspace, de flujos de trabajo basados en roles configurados correctamente y de un complemento de terceros. Con Jotform, eliminas todos esos extras a favor de una única plataforma que se encarga de todo por ti.

¿Cuánto cuesta Jotform?

Jotform ofrece cinco planes asequibles entre los que elegir. Aquí tienes un resumen de los precios anuales:

• Starter (gratuito): Un usuario, cinco formularios y 100 envíos 
• Bronze (34 $ al mes): Un usuario, 25 formularios y 1000 envíos
• Silver (39 $ al mes): Un usuario, 50 formularios y 2500 envíos
• Gold (99 $ al mes): Un usuario, 100 formularios y 10 000 envíos
• Enterprise (precio personalizado): Múltiples usuarios, formularios ilimitados y envíos ilimitados

Lo mejor de todo es que, si tu organización es un centro educativo, puedes aprovechar nuestro descuento para educación. Reduce el precio de los planes Bronze, Silver y Gold en un 50 por ciento. Así, si te inscribes en el plan Bronze, pagarás 17 $ al mes en lugar de 34 $.

Las organizaciones sin ánimo de lucro también pueden optar al descuento para ONGs. Ofrece el mismo descuento del 50 por ciento y, además, una reducción del 30 por ciento en el plan Enterprise. 

Si ya estás usando Google Forms, puedes migrar tus formularios existentes a Jotform en segundos. Contamos con una herramienta de migración que facilita el traslado, y puedes seleccionar los formularios y campos que deseas transferir. No tendrás que preocuparte por recrear un formulario desde cero: simplemente conecta el formulario a un flujo de trabajo visual, añade condiciones de aprobación, asigna tareas y haz seguimiento de cada paso desde tu cuenta de Jotform.

¿Listo para empezar? Regístrate en Jotform hoy mismo y aprovecha formularios y flujos de trabajo que no requieren un complemento de terceros.