L’IA commence généralement votre travail. Désormais, elle peut vous aider à le terminer.
Pour beaucoup d’entre nous, des outils comme ChatGPT et Claude sont devenus des éléments clés de notre arsenal technologique, souvent utilisés pour lancer des tâches ou des projets. De plus en plus, l’IA nous aide dans des tâches telles que la rédaction d’accords, de contrats, de documents de consentement ou de supports d’intégration.
Pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les équipes commerciales, financières et RH, créer un document n’est que le début. Lorsque ce document nécessite des signatures électroniques, les équipes doivent souvent passer à d’autres flux de travail pour préparer les champs, configurer les destinataires, envoyer le document et suivre sa progression.
Et c’est là le problème sous-jacent : les conversations avec l’IA peuvent produire un travail utile, mais le flux de travail s’arrête souvent lorsque des actions de suivi doivent avoir lieu.
Nous résolvons ce problème avec l’introduction de Jotform Sign pour ChatGPT et Claude. Le plug-in ou connecteur relie votre conversation IA à un processus de signature finalisé. Vous passez moins de temps sur les tâches administratives et faites passer les accords de la conception à la signature avec moins d’interruptions.
Avec Jotform Sign pour ChatGPT et Claude, nous n’apportons pas seulement l’IA aux documents. Nous apportons les flux de travail documentaires à l’IA.
Passez de la conversation à l’accord signé
Avec cette fonctionnalité produit, vos conversations avec Claude et ChatGPT peuvent servir de passerelles, vous donnant accès aux capacités de Jotform Sign là où vous travaillez déjà.
Commencez par une simple instruction, telle que
- « Transforme cet accord commercial en document pour deux signataires. »
- « Prépare ce formulaire de consentement et envoie-le au client. »
- « Crée un accord de confidentialité pour un nouveau prestataire. »
Tout ce que vous avez à faire est de décrire le document de signature électronique dont vous avez besoin en langage simple ou de télécharger un document existant. À partir de là, vous pouvez utiliser ChatGPT ou Claude pour personnaliser, prévisualiser et envoyer votre document pour signature.
Comment créer et préparer des documents par la conversation
Jotform Sign pour ChatGPT et Claude peut réduire le nombre d’étapes (et le temps passé) entre le moment où vous décidez d’avoir besoin d’un accord et son achèvement. Voyons à quelle vitesse nous pouvons passer de l’identification d’un besoin commercial à la création d’un document actionnable.
Connectez le plug-in ou connecteur Jotform Sign
Accédez à la section Plugins dans ChatGPT ou Personnaliser > Connecteur dans Claude. Recherchez Jotform Sign, puis connectez Jotform à votre compte.
Commencez par une instruction
Tout d’abord, décrivez le document dont vous avez besoin en langage simple. Dans cet exemple, j’ai généré une lettre d’offre RH pour une petite entreprise. J’ai commencé ma demande avec « @jotform sign » pour déclencher la capacité de signature électronique.
En environ 10 à 15 secondes, j’ai une version fonctionnelle d’une lettre d’offre, complète avec un champ de signature électronique. Je devrai peut-être personnaliser le document, mais j’ai réduit le temps qu’il faut généralement pour démarrer le flux de travail.
Commencez avec un PDF ou un document que vous possédez déjà
Avec Jotform Sign pour ChatGPT et Claude, il est tout aussi facile de télécharger un document existant et de le transformer en flux de travail de signature électronique.
Dans l’exemple ci-dessous, j’ai téléchargé un PDF et utilisé cette instruction dans l’interface Claude : « @jotform sign transforme ce pdf en formulaire de décharge signable. »
Jotform Sign pour ChatGPT et Claude prend en charge les documents PDF et DOCX, et les champs sont personnalisables, ce qui fait de vos documents commerciaux existants un point de départ facile pour les flux de travail de signature électronique.
Personnalisez avant d’envoyer
Pour revenir à mon exemple ChatGPT, il y a quelques modifications que j’aimerais apporter à mon document avant de passer à l’étape suivante. Je peux effectuer ces changements en quelques secondes en décrivant simplement ce que je veux ajouter dans une instruction supplémentaire.
De cette façon, vous faites de l’IA un assistant pratique qui peut accélérer la préparation des documents pendant que vous examinez et révisez les résultats.
Vous gardez le contrôle tout au long du processus. Cliquer sur le bouton Modifier dans le document Sign vous permet d’ajuster manuellement les champs. Vous pouvez également ouvrir le document dans Jotform Sign ou l’envoyer pour signature depuis l’écran Modifier.
Le bouton Aperçu dans le document Sign vous permet de voir comment le document signé réel apparaîtra pour chaque rôle de signataire.
Passez d’un simple document à un flux de travail de signature électronique complet
C’est une chose de produire un document assisté par IA. Mais Jotform Sign pour ChatGPT et Claude étend cette capacité pour créer un flux de travail de signature électronique entièrement assisté par IA, vous offrant un chemin plus court vers un accord finalisé.
Par exemple, je peux définir les rôles de signataire, établir un ordre de signature pour un flux de travail et ajouter des destinataires en copie avant d’envoyer le document.
Envoyez pour signature électronique
Nous sommes maintenant prêts à passer de la préparation du document à la collecte de signatures électroniques. Notre document devient un flux de travail actionnable qui fonctionne en tandem avec Jotform Sign en arrière-plan.
J’ai défini et configuré les destinataires de mon flux de travail de signature dans le chat.
Tout d’abord, mon candidat reçoit le document par e-mail. Une fois qu’il a signé, je reçois automatiquement le document par e-mail pour finaliser le flux de travail.
Maintenez le flux de travail en mouvement
Enfin, je peux maintenir mon flux de travail en mouvement dans l’interface ChatGPT ou Claude en vérifiant le statut de signature et en analysant les réponses du formulaire.
Je peux également consulter le document et configurer des e-mails automatisés selon un calendrier hebdomadaire (ou autre calendrier personnalisé) pour obtenir des mises à jour sur le statut de signature et d’achèvement et identifier tout champ manquant ou incohérent.
Toutes les parties signataires reçoivent également une copie du document finalisé par e-mail.
Le résultat est une création de documents alimentée par l’IA avec les capacités de Jotform Sign, réduisant le besoin de passer d’un outil à l’autre et raccourcissant le chemin vers des accords finalisés.
La commodité de l’IA… avec le contrôle à chaque étape importante
Chaque fois que vous envoyez un document pour signature, cela signifie qu’un accord officiel est en train d’être conclu, ce qui nécessite une confiance dans votre flux de travail de signature électronique.
Le meilleur aspect de cette nouvelle fonctionnalité est que l’IA facilite la navigation dans le flux de travail. Jotform Sign alimente le processus de signature électronique — mais vous gardez le contrôle.
De l’authentification de votre compte Jotform à la décision du moment où un document est prêt à être envoyé, vous pouvez utiliser l’IA pour simplifier les tâches administratives dans votre flux de travail de signature tout en gardant les décisions commerciales importantes entre vos mains.
Et parce que cette intégration inclut des capacités clés de Jotform Sign comme l’édition de documents et la collecte de signatures électroniques directement dans des outils comme ChatGPT et Claude, vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin et maintenir votre flux de travail en mouvement sans changer de plateforme.
Un flux de travail de signature électronique, de nombreuses façons de le mettre en œuvre
Examinons de plus près comment différents secteurs peuvent utiliser Jotform Sign pour ChatGPT et Claude pour finaliser plus facilement leurs processus de signature électronique.
| Industry use case | How Jotform Sign for ChatGPT and Claude can speed up workflows |
|---|---|
|
Ressources humaines |
Créez des lettres d’offre ou des accords d’intégration, configurez les rôles de signataire employé et RH, envoyez-les et surveillez l’achèvement afin que l’intégration puisse avancer |
|
Ventes |
Préparez un contrat client ou de service, révisez les conditions, attribuez les champs de signature client et entreprise, et envoyez-le sans interrompre le flux de travail des ventes |
|
Opérations |
Créez des accords avec les fournisseurs, des décharges, des approbations ou d’autres documents opérationnels et coordonnez les signatures entre plusieurs parties prenantes |
|
Juridique |
Préparez ou téléchargez un accord de confidentialité ou un contrat, affinez son contenu, configurez les rôles de signataire et l’ordre de signature, examinez-le et envoyez-le lorsqu’il est prêt |
|
Achats/finance |
Préparez des approbations financières ou des documents d’autorisation, acheminez-les vers les signataires appropriés et suivez les signatures en attente |
Les documents peuvent différer mais l’objectif est le même : moins de travail administratif entre l’identification de ce qui doit être fait et la collecte des signatures requises.
Maintenez la conversation en mouvement
La collecte de signatures électroniques est l’une des fonctionnalités les plus utilisées de Jotform. Jotform Sign pour ChatGPT et Claude répond à cette demande en s’adaptant à notre façon de travailler aujourd’hui : en commençant de plus en plus nos tâches dans une IA conversationnelle. Les conversations avec l’IA deviennent plus utiles lorsqu’elles se transforment naturellement en flux de travail actionnables.
Jotform Sign pour ChatGPT et Claude vous aide à passer de l’intention à l’action au sein de la même expérience conversationnelle. Passez d’une instruction initiale à la création de document, l’édition, l’envoi pour signature et le suivi de progression dans la même interface.
Essayez Jotform Sign pour ChatGPT et Claude !
Transformez une instruction ou un PDF en document prêt à signer, envoyez-le aux parties prenantes et suivez le statut de signature dans une seule conversation. Jotform Sign pour ChatGPT et Claude fait passer les accords du concept à la signature avec moins d’interruptions dans votre flux de travail.
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