Comment créer une tombola en ligne avec un formulaire Google

Vous souhaitez utiliser Google Forms pour organiser un jeu-concours promotionnel ou une tombola caritative ? Dans cet article, nous allons vous montrer comment faire.  

Mais attention : Google Forms fonctionne mieux pour les jeux-concours gratuits et basiques. Il ne peut pas gérer la complexité en coulisses associée aux tombolas professionnelles et payantes, qui comprend le suivi des transactions, la génération de numéros de tickets et le traitement des paiements. Vous pourrez créer un formulaire d’inscription simple en un rien de temps, mais vous devrez bientôt chercher des solutions de contournement pour gérer le reste du processus. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir pourquoi l’utilisation d’un autre outil peut vous aider à éviter le travail supplémentaire qu’exige Google Forms.

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Les bases pour organiser une tombola en ligne

Une tombola en ligne comporte trois parties : 

1. Rédiger le règlement : Vous définissez le lot, les dates de début et de fin, les conditions d’éligibilité (âge/lieu) et la manière dont le gagnant sera désigné.
2. Créer le formulaire d’inscription : Vous créez un formulaire en ligne pour recueillir les données des participants.
3. Tirer au sort le gagnant : Vous exportez les données et utilisez un outil de tirage aléatoire pour désigner le gagnant.

Comment organiser une tombola en ligne avec Google Forms

Voici comment créer un formulaire Google pour une tombola, étape par étape : 

Étape 1 : Créer le formulaire et ajouter des champs

Pour commencer, consultez notre tutoriel Comment utiliser Google Forms. Suivez ensuite ces étapes pour créer votre formulaire d’inscription : 

1. Ouvrez Google Forms et cliquez sur Formulaire vierge. (Il n’existe pas de modèles de jeu-concours dans Google Forms.)
2. Ajoutez un titre de formulaire, tel que Tombola du Carnaval d’été.

3. Ajoutez les champs nécessaires à la collecte d’informations, tels que le nom, l’adresse, la ville, l’e-mail et le numéro de téléphone. Dans le menu déroulant, choisissez Réponse courte pour permettre aux participants de saisir leurs informations, puis activez le paramètre Obligatoire pour chaque question.

4. Cliquez sur la palette de peinture en haut pour personnaliser la police, choisir une image d’en-tête et modifier la couleur du formulaire afin de l’adapter à votre marque et à votre style. 

5. Cliquez sur Publier en haut à droite. Pour partager le formulaire d’inscription et vendre des tickets de tombola en ligne, copiez le lien destiné aux participants et partagez-le par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par SMS. Vous pouvez également intégrer le formulaire sur votre site web. 

Étape 2 : Limiter les participations

Si vous souhaitez n’autoriser qu’une seule participation par personne, cliquez sur Paramètres et déployez la section Réponses. Activez l’option Limiter à 1 réponse. 

Il est important de noter que lorsque ce paramètre est activé, Google exige que les participants se connectent afin de pouvoir suivre qui a déjà répondu. Cela pourrait dissuader certaines personnes de remplir le formulaire.  

Étape 3 : Trouver une solution de contournement pour l’encaissement des paiements

Ce générateur de formulaires a été conçu pour des tâches simples de collecte de données (sondages, quiz, feuilles d’inscription, etc.), si bien qu’accepter des paiements sur Google Forms n’est pas possible. Vous aurez donc besoin d’un autre moyen de collecter les frais de participation. 

Une option consiste à utiliser un module complémentaire tiers tel que Payable Forms ou PayQ, qui étend les capacités de Google Forms afin de vous permettre de collecter des paiements. Avant d’utiliser cette option, vérifiez la tarification de chaque module complémentaire. Certains nécessitent une licence payante pour utiliser certaines fonctionnalités ; ils peuvent également prélever un pourcentage sur chaque montant de transaction, en plus de la commission du processeur de paiement. 

Une autre option consiste à choisir un tout autre mode de paiement, comme Venmo ou Zelle, et à rédiger des instructions manuelles à ce sujet dans la description de votre formulaire (« Veuillez envoyer les 5 $ de frais de participation via Venmo à @NomdUtilisateur »). Cette méthode est toutefois un peu laborieuse et ajoute davantage de friction au processus de participation ; elle vous oblige aussi à suivre manuellement les paiements entrants. 

Étape 4 : Désigner un gagnant au hasard dans Google Sheets

Vous ne pouvez pas choisir un gagnant au hasard directement depuis Google Forms, mais vous pouvez lier Google Forms à Google Sheets pour y parvenir. Pour cela, vous devrez exporter les données de vos soumissions vers Google Sheets.  

Dans votre formulaire Google, cliquez sur l’onglet Réponses, puis sur Associer à Sheets. Créez une nouvelle feuille de calcul qui stockera les réponses entrantes.

Lorsque vous êtes prêt à choisir un gagnant, saisissez la formule ci-dessous dans la cellule vide où vous souhaitez que le gagnant apparaisse. Si vos noms figurent dans une colonne autre que B, remplacez B par la lettre correspondante. Remplacez les occurrences xx par votre nombre total de réponses.

=INDEX(B2:Bxx, RANDBETWEEN(1, COUNTA(B2:Bxx)))

Appuyez sur Entrée et un gagnant sera généré au hasard. Cette fonction de Google Sheets est qualifiée de « volatile », ce qui signifie que les données aléatoires choisies ne sont pas figées ; elles seront régénérées chaque fois que vous rouvrirez ou modifierez la feuille de calcul. Pour figer le nom choisi, copiez-le et collez-le dans une autre cellule en tant que valeur.

Pourquoi Google Forms n’est pas conçu pour les tombolas

À ce stade, il est probablement clair que Google Forms n’est pas conçu pour gérer les mécanismes en coulisses des tombolas. Il peut collecter des noms, mais

• Il ne peut pas encaisser de paiements : sans cette fonctionnalité, vous êtes contraint de recourir à des solutions de contournement, comme des applis de paiement mobile ou des modules complémentaires, qui peuvent être coûteuses et ajouter la charge administrative de recouper manuellement les noms avec les paiements.
• Il ne peut pas générer automatiquement des numéros de tickets séquentiels : si un participant achète cinq tickets, vous devrez copier et coller manuellement son nom cinq fois dans votre feuille de calcul pour que le tirage soit équitable.  
• Il ne dispose d’aucune logique de méthode alternative de participation (AMOE). Google Forms ne possède pas la capacité avancée nécessaire pour organiser légalement un jeu-concours de type « sans obligation d’achat ». Gérer des participants gratuits et payants sur un seul formulaire Google rend difficile le choix équitable d’un gagnant. 

En résumé : si Google Sheets convient suffisamment bien pour un petit jeu-concours, il devient un véritable casse-tête administratif pour les organisateurs d’une tombola professionnelle et de plus grande envergure. 

Organisez des tombolas performantes, automatisées et prêtes à encaisser les paiements avec Jotform

Dans toute tombola bien organisée, une part d’automatisation opère en coulisses. L’automatisation élimine non seulement le travail manuel lié aux paiements, à la collecte de données et au suivi, mais garantit aussi l’équité. 

Google Forms ne dispose d’aucune fonctionnalité d’automatisation, contrairement à Jotform. Vous bénéficierez de toutes les capacités d’automatisation nécessaires pour organiser des jeux-concours et des tombolas sans accroc, sans avoir à recourir à des solutions de contournement.  

Jotform a été conçu pour gérer des promotions numériques complexes. Contrairement à Google Forms, il intègre ces fonctionnalités de tombola essentielles : 

• Encaissement des paiements sans frais : avec Jotform, vous pouvez collecter des paiements dans un formulaire de participation sans payer de frais de transaction supplémentaires (autres que ceux liés à votre processeur de paiement). Notre modèle de formulaire de ticket de tombola se connecte instantanément à Stripe, Square ou PayPal. 

• Tickets automatisés au format PDF : Jotform peut générer automatiquement des tickets personnalisés au format PDF avec des numéros d’identification uniques et séquentiels, puis les envoyer par e-mail aux participants après qu’ils ont rempli le formulaire.
• Logique conditionnelle AMOE : avec Jotform, vous pouvez facilement gérer les participants payants et non payants dans un seul tableau jotform. Créez simplement un formulaire qui demande « Comment participez-vous aujourd’hui ? » et utilisez la logique conditionnelle pour orienter de façon fluide les utilisateurs payants vers un panier de paiement et les utilisateurs AMOE gratuits vers un bouton d’envoi standard.
• Expérience fluide pour les participants : vous souhaitez limiter votre tombola à un ticket par personne ? Aucun problème avec Jotform. Les répondants peuvent remplir et envoyer votre formulaire, et même téléverser des fichiers, sans avoir à se connecter.

Besoin d’autres raisons de passer à Jotform ?

Des millions de personnes sont passées de Google Forms à Jotform parce qu’il s’agit d’un outil plus puissant à tous les niveaux :    

• Une liberté de personnalisation totale : vous n’êtes pas limité aux options minimalistes de Google concernant l’apparence des formulaires et le type de questions. Avec Jotform, vous pouvez concevoir chaque formulaire à votre manière, afin qu’il reflète votre organisation et séduise les répondants.
• Des milliers de modèles de démarrage rapide : Jotform propose plus de 20 000 modèles et plus de 1 000 thèmes de designers, pour créer rapidement de beaux formulaires originaux. Son immense bibliothèque de modèles a de quoi satisfaire tous les secteurs imaginables.
• Des bons de commande avec encaissement des paiements : vous n’aurez plus jamais à mettre en place une solution de contournement pour les paiements. Jotform facilite la collecte de paiements ponctuels et récurrents dans vos formulaires via Stripe, PayPal ou l’une de nos autres plus de 40 intégrations de paiement. (Consultez nos plus de 2 000 formulaires de paiement pour des modèles de paiement.)
• Une collecte fiable de signatures électroniques : collectez des signatures électroniques pour des décharges, des pétitions, des contrats et bien plus encore, sans outil tiers.
• L’automatisation de workflows à plusieurs étapes : Jotform est parfait pour les organisations qui utilisent les formulaires dans le cadre de processus plus vastes. Par exemple, vous pouvez automatiser les approbations, les notifications et les relances en fonction des réponses au formulaire. Nous proposons également plus de 150 intégrations de formulaires afin que vous puissiez facilement relier les données de vos formulaires à d’autres outils pour créer un workflow fluide.
• Des formulaires adaptés aux mobiles et des PDF à remplir : créez des formulaires réactifs qui fonctionnent sur n’importe quel appareil et convertissez des PDF statiques en formulaires web à remplir, sans configuration supplémentaire.

Si vous êtes prêt à améliorer votre expérience de tombola et la façon dont vous utilisez les formulaires au quotidien, passez à Jotform. Vous gagnerez du temps, de l’argent et vous éviterez bien des frustrations, quelle que soit la tâche. 

Vous avez déjà créé un formulaire Google ? Aucun problème : migrez vos formulaires Google vers Jotform en un seul clic. En quelques secondes, Jotform importera vos questions et la structure de votre formulaire pour que vous n’ayez rien à reconstruire de zéro. À partir de là, vous pouvez commencer à utiliser Jotform immédiatement, y compris ses fonctionnalités avancées comme l’encaissement des paiements. 

Pour votre prochaine tombola, évitez de vérifier manuellement les reçus de participation et de copier-coller des noms dans des feuilles de calcul. Offrez-vous une victoire rapide en passant à Jotform dès aujourd’hui.