Comment configurer un mail de réponse automatique

Si vous souhaitez une réponse instantanée et pré-écrite, ou si vous voulez que les personnes qui soumettent un formulaire reçoivent une copie des données qu’elles ont soumises, vous devrez alors configurer un Email de Réponse Automatique, alors commençons!

1. Cliquez sur PARAMÈTRES en haut du générateur de formulaires.
2. Ensuite, cliquez sur E-MAILS dans le menu de gauche.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter un email.
4. Sélectionnez ensuite EMAIL DE REPONSE AUTOMATIQUE.

Paramètres des e-mails du répondeur automatique

Chaque section est divisée en onglets:

EMAIL:

Il vous permet de configurer le modèle d’email.

• AUTO-REPONDEUR 1 – il s’agit du nom par défaut de votre modèle d’e-mail. Vous pouvez cliquer sur l’icône en forme de crayon et modifier le nom de l’e-mail du répondeur automatique.
• Objet de l’e-mail – vous pouvez saisir ici le texte qui sera utilisé comme objet de l’e-mail. Si vous souhaitez y ajouter la valeur d’un champ de formulaire, il vous suffit de cliquer sur le lien Champs de formulaire situé dans cette section pour obtenir la liste des champs de formulaire.
• Contenu de l’e-mail – il s’agit du corps principal du modèle d’e-mail, que vous pouvez modifier, formater ou styliser comme vous le souhaitez. Vous pouvez le modifier, le mettre en forme ou le styliser comme vous le souhaitez. Ici, vous pouvez voir l’outil Champs de formulaire, qui vous donnera la balise de champ correcte spécifique au champ de formulaire correspondant.

DESTINATAIRES:

Cela vous permet de définir le nom de l’expéditeur, l’adresse email de réponse et le champ email du destinataire du message de l’auto-répondeur.

• Nom de l’expéditeur – il peut s’agir de votre nom ou de celui de votre entreprise.
• E-mail Répondre à – il doit s’agir de votre adresse électronique, de celle de vos collègues ou de celle du client. Il s’agit de l’adresse à laquelle la réponse des remplisseurs de formulaires sera envoyée s’ils répondent à l’e-mail du répondeur automatique qu’ils reçoivent.
• E-mail de destinateur – il doit s’agir de l’adresse électronique du remplisseur de formulaire. Par défaut, elle est associée à l’un des éléments Email de votre formulaire.

AVANCÉS

Dans l’onglet AVANCÉS, vous pouvez utiliser des fonctionnalités facultatives, bien qu’aucune ne soit requise.

• Envoyer un e-mail – déclenche l’envoi de l’e-mail du répondeur automatique.
• Pièce jointe PDF – sélectionnez les documents PDF que vous souhaitez joindre à l’e-mail.
• Joindre un fichier – vous pouvez joindre un fichier que vos clients recevront par courrier électronique.
• Envoyer des e-mails plus tard – les utilisateurs peuvent recevoir des e-mails de rappel plusieurs jours après avoir rempli un formulaire.
• Cacher les champs vides – en activant cette option, les champs vides ne seront pas visibles dans les e-mails reçus.
• Mettre à jour l’e-mail – si cette option est désactivée, les modifications apportées au formulaire n’affecteront pas le contenu de l’e-mail.
• E-mail de l’expéditeur – les utilisateurs peuvent recevoir les emails en utilisant votre serveur SMTP au lieu des serveurs de Jotform.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “ENREGISTRER” pour vous assurer que toutes les modifications apportées à votre répondeur automatique ont été appliquées.

Si vous souhaitez voir à quoi ressemble le message envoyé par votre auto-répondeur, vous pouvez tester votre formulaire auto-répondeur en cliquant sur le bouton E-MAIL DE TEST. Vous devriez recevoir l’email de test à l’adresse email enregistrée de votre compte. Vous pouvez également tester le formulaire en le remplissant pour soumettre des données réelles à l’aide d’un email de test valide.

En outre, il est également possible que vous souhaitiez utiliser plus d’une adresse email dans votre auto-répondeur, afin qu’elles soient répertoriées dans la notification envoyée à Plusieurs Destinataires.

Si vous souhaitez utiliser votre propre adresse email comme email d’expéditeur, c’est désormais possible avec Jotform. Il existe deux méthodes que vous pouvez utiliser :

• Comment ajouter une adresse d’expéditeur personnalisée à une alerte par email
• Comment configurer un serveur SMTP pour un formulaire

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