Cara Mengatur Notifikasi Pengiriman Formulir di HubSpot

Para digital marketer, manajer customer relationship management (CRM), dan tim bisnis lintas fungsi sama-sama merasakan tekanan yang serupa: mereka harus merespons tanggapan formulir sebelum calon pelanggan yang potensial atau permintaan mendesak keburu dingin.

Kabar baiknya, notifikasi tanggapan formulir dari HubSpot bisa membantu tim Anda tetap mengikuti setiap aktivitas baru. Peringatan otomatis ini mengirim email ke tim setiap kali ada orang yang mengisi formulir, jadi mereka selalu tahu ada kontak dan pertanyaan baru di CRM Anda.

Kabar buruknya, karena peringatan ini mengandalkan email, notifikasinya mudah terlewat di antara tumpukan pesan di kotak masuk dan tidak selalu secepat alur kerja real-time tim penjualan, dukungan, atau operasional masa kini.

Kalau tim Anda menghabiskan sebagian besar harinya di aplikasi perpesanan dan smartphone, peringatan yang hanya lewat email saja tidak cukup. Anda butuh alternatif yang lebih cepat dan lebih bisa diandalkan, seperti sistem notifikasi multisaluran dari Jotform. Jotform mengirim peringatan instan lewat push, SMS, WhatsApp, Slack, dan Microsoft Teams, sehingga pesan cepat sampai ke tim Anda.

Mungkin tim Anda sudah benar-benar terintegrasi dengan HubSpot, jadi kami akan menjelaskan cara kerja notifikasi tanggapan formulirnya. Setelah itu, Anda bisa menentukan sendiri apakah ingin beralih ke sistem notifikasi yang lebih fleksibel seperti Jotform.

Cara menyiapkan notifikasi tanggapan formulir HubSpot

Ketika ada orang yang menyelesaikan formulir HubSpot Anda, tentu Anda ingin tim langsung melihatnya agar bisa menindaklanjuti selagi minatnya masih tinggi.

HubSpot otomatis mengirim email ke tim Anda. Dengan begitu, mereka bisa melihat setiap peluang baru begitu masuk dan memindahkan kontak dengan niat tinggi ke alur kerja yang tepat sebelum minatnya memudar.

Untuk mengubah peringatan formulir bawaan HubSpot pada formulir tertentu, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di akun HubSpot Anda, buka Marketing > Forms, lalu buat formulir baru atau arahkan kursor ke formulir yang sudah ada. Klik Edit.​
   
2. Di panel kiri editor formulir, klik ikon Settings. Setelah itu buka tab Submission Settings.​
   
3. Pada bagian Real-Time Submission Notifications, pilih Notify Contact Owner kalau Anda ingin pemilik catatan menerima peringatannya.​
   
4. Gunakan Add Users to Notify untuk memilih pengguna atau tim HubSpot lain yang perlu menerima email setiap kali ada formulir yang dikirim.​
   
5. Klik Review and Update (atau Update) untuk menyimpan perubahan Anda.​

Setiap pengguna juga harus mengaktifkan notifikasi di pengaturan pribadi mereka supaya email tersebut benar-benar sampai. Caranya, buka Settings > Notifications > Email & Desktop, lalu aktifkan Form Submissions untuk saluran yang mereka inginkan.

Kalau Anda butuh peringatan yang lebih disesuaikan, misalnya mengarahkan calon pelanggan enterprise ke tim penjualan dan tiket dukungan ke help desk Anda, Anda bisa membangun alur kerja sederhana berbasis kontak yang mendaftarkan kontak ketika mereka mengisi formulir tertentu dan mengirim email notifikasi ke orang yang tepat.

Kalau tim Anda perlu bergerak lebih cepat daripada yang bisa ditawarkan email, Anda mungkin butuh sistem notifikasi yang bekerja di luar kotak masuk.

Mengenal sistem notifikasi multisaluran dari Jotform

Kalau tim Anda lebih suka bekerja di WhatsApp atau Slack, atau memang lebih nyaman mengurus segala sesuatu lewat ponsel, mengandalkan peringatan email saja hampir pasti membuat mereka melewatkan sesuatu yang penting.

Ketika peringatan tenggelam di kotak masuk yang penuh, tim Anda baru melihatnya berjam-jam kemudian. Begitu mereka akhirnya membuka email itu, calon pelanggannya sudah keburu dingin. Tim penjualan, dukungan, dan perawatan pasien mengalami kenyataan ini setiap hari.

Di sinilah sistem notifikasi real-time dari Jotform berperan. Ini adalah solusi serbaguna yang menghapus batasan peringatan berbasis email milik HubSpot. Jotform menemui tim Anda di tempat mereka sudah bekerja, sehingga setiap tanggapan formulir muncul di saluran yang mereka periksa secara real-time.​

Daripada berpindah-pindah antara banyak alat, tim Anda bisa memakai Pembuat Formulir dari Jotform untuk mengelola semuanya dalam satu pusat notifikasi. Untuk setiap formulir, Anda bisa memilih saluran pengiriman yang paling pas (notifikasi push, SMS, WhatsApp, Slack, atau Microsoft Teams) dan mengaktifkannya di Form Settings atau lewat integrasi formulir dalam waktu kurang dari satu menit.

Anda juga bisa memetakan kolom formulir tertentu ke peringatan Anda dan melihat pratinjaunya sebelum mengaktifkan peringatan tersebut, jadi setiap notifikasi menyoroti detail yang benar-benar dibutuhkan tim Anda. Ada alur verifikasi sederhana (nomor telepon untuk pesan SMS, kode QR untuk WhatsApp, tautan aplikasi seluler untuk notifikasi push) yang menjaga saluran Anda tetap aman dan operasional Anda tetap lancar.

Notifikasi ini bisa memberi manfaat bagi pengguna dengan berbagai cara:

• Pemilik usaha kecil yang menghabiskan harinya melayani pelanggan, bukan memeriksa kotak masuk, bisa langsung mendapat notifikasi di ponsel alih-alih harus menelusuri utas email.
• Tim layanan kesehatan bisa mengarahkan formulir pendaftaran pasien yang mendesak ke WhatsApp atau Teams agar perawat dan koordinator langsung melihatnya, bahkan di tengah shift yang sibuk.
• Tim HR yang meninjau pelamar saat bepergian bisa mengandalkan notifikasi push seluler atau SMS untuk menjaga alur rekrutmen tetap berjalan.
• Tim penjualan atau customer success bisa memposting notifikasi grup atas tanggapan formulir di Slack atau Microsoft Teams agar perwakilan yang tepat langsung menangani setiap peluang baru.

Dan karena Notifikasi Formulir Jotform sudah terpasang di dalam platform, semuanya terhubung langsung dengan produk Jotform lain yang sudah Anda pakai. Jadi, Anda tidak perlu mengelola peringatan dengan alat tambahan.

Alur Kerja Jotform bisa otomatis mengarahkan, menyetujui, atau mengeskalasi tanggapan yang masuk lewat Slack atau Microsoft Teams, sementara Jotform Mobile Forms membuat peringatan push dan tindak lanjut saat bepergian jadi mulus. Kalau Anda butuh kendali lebih atas apa yang dilihat tim Anda, Anda bisa menyesuaikan notifikasi di Jotform Mobile Forms supaya detail yang tepat muncul di setiap peringatan.

Atur notifikasi Anda agar pas dengan alur kerja Anda dengan mudah

Notifikasi tanggapan formulir HubSpot cocok kalau tim Anda sebagian besar bekerja lewat email dan tidak perlu merespons saat itu juga. Tapi untuk tim penjualan, dukungan, HR, dan operasional yang bergerak cepat, peringatan yang hanya lewat email bisa memperlambat waktu respons dan membuat calon pelanggan berniat tinggi atau permintaan yang mendesak lebih mudah terlewat.

Jotform menawarkan sistem notifikasi multisaluran yang lebih fleksibel untuk alur kerja real-time semacam itu, dengan mengirim peringatan instan lewat notifikasi push, SMS, WhatsApp, Slack, dan Microsoft Teams agar tim Anda melihat pembaruan di saluran tempat mereka sudah bekerja.

Coba notifikasi formulir multisaluran dari Jotform untuk meningkatkan kecepatan, visibilitas, dan efisiensi alur kerja secara keseluruhan.