Jika Anda bekerja di bidang keuangan atau hukum pada sebuah organisasi layanan kesehatan, Anda tidak memandang dokumentasi dengan cara yang sama seperti orang lain.
Bagi sebagian besar tim, itu hanya urusan administrasi. Sebuah langkah yang diperlukan, sesuatu yang harus diselesaikan lalu dilewati begitu saja. Namun bagi Anda, dokumentasi memiliki tujuan yang berbeda. Dokumentasi adalah bukti — bukti bahwa persetujuan telah dikumpulkan, bahwa suatu proses telah diikuti, dan bahwa jika organisasi Anda suatu saat dipertanyakan, ia dapat mempertanggungjawabkan apa yang telah dilakukannya dengan percaya diri.
Perbedaan itu tidak selalu terasa mendesak dalam operasional sehari-hari. Hal itu baru menjadi jelas ketika ada sesuatu yang tidak beres.
Dokumentasi baru terlihat ketika gagal
Sebagian besar waktu, dokumentasi berjalan diam-diam di latar belakang. Formulir diisi, tanda tangan direkam, dan berkas disimpan di suatu tempat dalam sistem. Di permukaan, semuanya tampak berjalan dengan baik. Rasa stabilitas itu jarang benar-benar diuji.
Namun kemudian datanglah permintaan audit. Sebuah klaim ditolak. Perselisihan dengan pasien meningkat. Pada momen-momen itu, sesuatu yang dulunya terasa seperti proses rutin dengan cepat berubah menjadi hal yang jauh lebih serius. Bukan karena satu dokumen yang hilang, melainkan karena sistem di baliknya tidak dapat menjawab pertanyaan sederhana dengan pasti.
- Apakah persetujuan untuk perawatan dikumpulkan secara konsisten?
- Dapatkah Anda membuktikan kapan dan bagaimana sebuah dokumen ditandatangani?
- Apakah ada catatan yang lengkap dan dapat dilacak untuk setiap pasien?
Ketika jawaban-jawaban itu tidak langsung tersedia, dokumentasi berhenti menjadi operasional dan mulai menjadi beban risiko. Itulah risiko yang dipikul banyak organisasi tanpa mereka sadari.
Ilusi kelengkapan
Sebagian dari tantangannya adalah dokumentasi sering kali tampak lengkap dari luar. Ada formulir, tanda tangan, dan berkas yang tersimpan. Namun kelengkapan sebenarnya bukan soal seberapa banyak dokumentasi yang Anda miliki: melainkan apakah dokumentasi itu konsisten dan dapat dilacak.
Apa yang biasanya ditemukan oleh para pemimpin keuangan dan hukum, terutama saat berada di bawah tekanan, adalah sesuatu yang kurang menenangkan. Proses berbeda-beda dari satu departemen ke departemen lain. Persetujuan mungkin dikumpulkan dalam satu alur kerja, tetapi dilewati dalam alur kerja lain. PDF yang ditandatangani mungkin ada, tetapi tanpa konteks yang jelas tentang siapa yang menandatanganinya, kapan, atau bagaimana identitas penanda tangan diverifikasi. Catatan secara teknis ada, tetapi tersebar di berbagai kotak masuk, drive bersama, dan sistem yang berbeda.
Secara individual, tidak satu pun dari masalah ini tampak kritis. Namun jika digabungkan, semuanya menciptakan ketidakpastian, dan ketidakpastian itulah yang justru cenderung diungkap oleh audit, perselisihan, dan regulator. Celah-celah ini jarang merupakan hasil dari kelalaian. Semuanya muncul dari proses yang berkembang seiring waktu tanpa standardisasi atau kepemilikan yang jelas.
Audit menguji proses Anda, bukan berkas Anda
Mudah untuk berasumsi bahwa audit hanya tentang apakah dokumen tertentu ada. Pada kenyataannya, audit menguji sesuatu yang lebih dalam: integritas proses.
Auditor tidak hanya menanyakan apakah Anda memiliki berkas yang tepat. Mereka menanyakan apakah sistem Anda menghasilkan berkas tersebut secara konsisten, setiap kali. Itu berarti menunjukkan bahwa dokumentasi dikumpulkan dengan cara yang sama di seluruh alur kerja, bahwa tanda tangan sah dan dapat diatribusikan, serta bahwa catatan lengkap dan mudah diambil kembali.
Yang lebih penting, itu berarti menunjukkan bahwa hal ini terjadi secara terancang, bukan secara kebetulan.
Banyak organisasi kesulitan di sini, bukan karena mereka kekurangan dokumentasi, melainkan karena mereka tidak memiliki sistem yang menghasilkannya secara andal.
Dari dokumen menjadi sistem
Organisasi yang berhasil melewati audit cenderung menerapkan pendekatan yang berbeda. Mereka memperlakukan dokumentasi sebagai sebuah sistem, bukan sekadar kumpulan berkas.
Dalam sistem itu, dokumentasi bukanlah sesuatu yang harus Anda cari setelah kejadian. Dokumentasi dibuat secara otomatis sebagai bagian dari alur kerja itu sendiri. Staf tidak perlu mengingat untuk mengumpulkan persetujuan — itu merupakan langkah yang wajib. Pengumpulan tanda tangan elektronik tertanam ke dalam proses. Solusi penyimpanan disiapkan sejak awal.
Mungkin yang paling penting, setiap tindakan meninggalkan jejak. Jejak itu — siapa melakukan apa, kapan, dan bagaimana — menjadikan dokumentasi sebagai sesuatu yang dapat dipertanggungjawabkan. Hal itulah yang memungkinkan organisasi beralih dari sekadar bereaksi terhadap audit menjadi benar-benar siap menghadapinya. Tim berkinerja tinggi semakin banyak yang mengadopsi strategi di mana dokumentasi “dapat dipertanggungjawabkan sejak dirancang” untuk mengatasi tantangan-tantangan ini secara efektif.
Di mana kepatuhan dan efisiensi benar-benar sejalan
Ada keyakinan umum bahwa kepatuhan yang lebih kuat pasti akan memperlambat segalanya. Lebih banyak kontrol, lebih banyak langkah, lebih banyak hambatan.
Namun dalam praktiknya, yang terjadi sering kali justru sebaliknya.
Ketika proses dokumentasi tidak jelas, orang-orang mengandalkan ingatan, penilaian pribadi, dan solusi sementara. Dari situlah hambatan, dan risiko, sebenarnya berasal. Ketika proses didefinisikan dengan jelas dan tertanam ke dalam alur kerja, setiap individu tidak perlu membuat keputusan dadakan sendiri-sendiri. Langkah-langkah menjadi otomatis. Konsistensi meningkat tanpa menambah upaya ekstra.
Staf tidak perlu berhenti dan memikirkan apakah mereka telah mengumpulkan formulir yang tepat atau merekam tanda tangan yang tepat. Sistem memastikan hal itu terjadi. Dan bagi tim keuangan serta hukum, konsistensi itu menciptakan kepercayaan diri.
Dampak hilir yang diremehkan oleh sebagian besar tim
Dokumen yang hilang atau tidak dapat diverifikasi dapat menimbulkan masalah kepatuhan. Namun hal itu juga dapat memengaruhi pendapatan, jadwal, dan kepercayaan pasien.
Dokumen yang tidak lengkap atau hilang dapat menyebabkan klaim tertunda atau ditolak. Audit membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan. Perselisihan menjadi lebih sulit diselesaikan. Tim menghabiskan waktu berharga untuk merekonstruksi hal-hal yang seharusnya sudah jelas sejak awal.
Masalah-masalah ini mungkin muncul sebagai masalah operasional, tetapi akarnya ada pada dokumentasi. Itulah sebabnya meningkatkan dokumentasi bukan hanya soal kepatuhan, tetapi juga soal kinerja keuangan dan efisiensi organisasi.
Mengubah dokumentasi menjadi kontrol, bukan risiko
Bagi para pemimpin keuangan dan hukum, dokumentasi harus dapat diandalkan.
Itu berarti menciptakan lingkungan di mana pengumpulan dokumentasi distandardisasi di seluruh alur kerja, di mana tanda tangan terkait dengan identitas dan konteks, di mana catatan terpusat dan dapat diakses, serta di mana setiap tindakan dapat dilacak.
Ketika elemen-elemen tersebut tersedia, Anda tidak perlu memeriksa ulang dokumentasi secara manual. Dokumentasi menjadi sesuatu yang dapat Anda percaya.
Di mana peran Jotform
Di sinilah Jotform Enterprise berperan. Jotform Enterprise menata bagaimana dokumentasi dibuat dan dikelola sejak awal.
Alur kerja persetujuan dan otorisasi dapat didefinisikan satu kali dan diterapkan secara konsisten di seluruh tim. Tanda tangan direkam dalam konteks alur kerja tersebut, menjaga detail yang penting di kemudian hari. Dokumen disimpan dan diarahkan dalam lingkungan yang terkontrol, dengan akses yang diatur berdasarkan peran pengguna.
Hasilnya adalah sebuah sistem yang menghasilkan dokumentasi yang dapat Anda pertanggungjawabkan, tanpa memperlambat orang-orang yang mengandalkannya setiap hari.
Kesimpulan
Dokumentasi baru menjadi isu mendesak ketika ia diuji.
Pertanyaannya adalah apakah sistem Anda siap untuk momen tersebut.
Dokumentasi yang bergantung pada upaya manual, alur kerja yang tidak konsisten, atau penyimpanan yang tersebar, bersifat tidak efisien sekaligus tidak dapat diprediksi. Namun ketika dokumentasi tertanam ke dalam sistem — distandardisasi, dapat dilacak, dan dapat diulang — Anda memperoleh sesuatu yang jauh lebih berharga daripada sekadar kepatuhan.
Anda memperoleh kepastian.
Dan dalam fungsi keuangan serta hukum, kepastian adalah hal yang menjadi tumpuan dari segala hal lainnya.
—
Tonton webinar “Intake sebagai infrastruktur: Kerangka strategis untuk para pemimpin operasional medis”.
Pelajari lebih lanjut tentang Jotform untuk layanan kesehatan.
Kirim Komentar: