Case study results at a glance
Jumlah Tim Jotform Enterprise
14
Jumlah program perangkat lunak lain yang digantikan oleh Jotform Enterprise
6
Jumlah Aplikasi Jotform yang dibuat
29
Shannon White sering berkata bahwa kekuatan supernya di tempat kerja adalah “menyukai banyak hal”. Kalau dia menyukai suatu produk, dia selalu menemukan cara untuk memakainya di mana-mana. Dan ternyata, salah satu yang dia sukai adalah Jotform.
White adalah web and content officer di National Theatre of Scotland, organisasi seni pertunjukan terkemuka di Skotlandia. Setiap tahun mereka menggelar lebih dari 200 acara dan produksi, menjalankan proyek keterlibatan komunitas, menyewakan ruang pertunjukan, dan masih banyak lagi. Pada musim 2025–2026 saja, organisasi ini menjangkau lebih dari 228.000 orang.
White pertama kali mengenal Jotform ketika dia mencari cara untuk mengotomatiskan undangan rapat Zoom bagi sebuah kelompok kerja di dalam teater. Begitu mulai memakai platform ini, katanya, “Dari situ semuanya langsung menggelinding cepat. Rasanya seperti, Apa lagi yang bisa dilakukan alat ini? Saya rasa masih banyak.”
Tak lama kemudian, katanya, dia berubah menjadi semacam pendukung setia Jotform. Bersama operations manager Chris Lang, dia mulai menjajaki cara mengintegrasikan Jotform ke seluruh organisasi untuk mendukung bagian sumber daya manusia, keuangan, pengembangan artistik, keterlibatan komunitas, dan departemen lainnya.
“Bagi saya cukup jelas betapa besar nilai yang bisa ditambahkannya di berbagai area organisasi,” kata Lang. Setelah beberapa bulan menggunakan paket langganan Gold dari Jotform, dia mengatakan kebutuhan akan paket Enterprise mulai terlihat jelas. Dia dan White pun mulai “membahas paket perangkat lunak lain apa saja yang bisa kami singkirkan”.
Tantangannya: Ratusan pekerja lepas yang harus dikelola
Salah satu tantangan administrasi terbesar bagi National Theatre of Scotland adalah mengelola ratusan staf sementara yang dipekerjakan setiap tahun. Organisasi ini memang punya tim inti, tapi para pemain, kru, teknisi, dan karyawan lain yang terkait produksi semuanya adalah pekerja lepas.
Artinya, teater ini harus mengurus sumber daya manusia, penggajian, logistik, komunikasi, dan lainnya untuk hampir 400 pekerja lepas setiap tahun. Belum lagi, semua itu sering berjalan ketika rombongan sedang tur, berkunjung ke sekolah, atau ikut acara komunitas.
Sebelum memakai Jotform, staf teater mengumpulkan informasi lewat dokumen Microsoft Word. Mereka mengirim dokumen itu ke pekerja lepas melalui email, lalu pekerja lepas mengisi datanya dan mengirimkan dokumennya kembali.
Proses ini memakan banyak waktu dan rawan kesalahan. Keamanannya pun kurang memadai. Sulit mendorong orang untuk melengkapi dan mengembalikan semua informasi yang dibutuhkan, dan tidak ada cara untuk melihat seluruh data dalam satu tempat. Izin akses Microsoft juga mempersulit berbagi informasi dengan orang di luar staf inti. Seperti kata Lang, “Microsoft tidak terlalu cocok untuk mengatur keluar-masuknya orang dalam organisasi Anda.”
Dengan Jotform, mereka bisa dengan mudah mengubah dokumen Word tadi menjadi formulir online yang aman dan dapat dibagikan ke siapa saja. Tapi mereka tidak berhenti sampai di situ.
“Di situlah kami menemukan aplikasinya,” kata White.
Solusinya: Aplikasi seluler khusus untuk setiap produksi dan departemen
Aplikasi Jotform ternyata benar-benar menjawab kebutuhan mereka. Dengan pembuat aplikasi seluler tanpa kode yang mudah dipakai ini, White dan Lang bisa membuat pusat sumber daya satu pintu bagi staf dan pekerja lepas, menggabungkan formulir, tautan, dan aset penting lain dalam satu tempat. Lewat akun Jotform Enterprise, mereka juga bisa mengatur izin akses untuk formulir dan data, sehingga hanya pengguna yang berwenang yang dapat membukanya.
Aplikasi onboarding dan HR
Untuk menyederhanakan proses onboarding pekerja lepas, White dan Lang menggabungkan semua formulir yang perlu diisi pekerja lepas ke dalam satu aplikasi.
“Kami harus mengumpulkan begitu banyak data lewat begitu banyak cara untuk begitu banyak orang,” kata White. “Kami butuh pernyataan kesehatan. Kami butuh data personel. Kami butuh rincian rekening bank.” Dengan semua formulir onboarding berada dalam satu aplikasi Jotform, para pemain dan kru bisa menemukan seluruh formulir yang dibutuhkan di satu tempat, sehingga mereka lebih cenderung mengirimkan informasi yang diperlukan. Mereka juga bisa menambahkan aplikasi itu ke layar utama ponsel atau desktop supaya gampang diakses.
Kami bisa menyediakan layanan menyeluruh bagi manajer perekrutan, staf, dan semua orang untuk proses onboarding maupun offboarding di seluruh organisasi.
Chris Lang, Operations Manager, National Theatre of Scotland
“Pada dasarnya semuanya bisa ada dalam satu dasbor, lalu mereka bisa memakainya di ponsel maupun di laptop, dan Anda tetap mendapatkan seluruh data dengan cara yang sama,” kata White.
“Kami bisa menyediakan layanan menyeluruh bagi manajer perekrutan, staf, dan semua orang untuk proses onboarding maupun offboarding di seluruh organisasi,” kata Lang.
Aplikasi khusus per pertunjukan
Tim juga perlu berbagi informasi penting dengan para pemain, kru, dan staf lain yang menggarap produksi tertentu. Untuk setiap produksi, mereka bisa membuat aplikasi yang memberi pemain dan kru akses ke semua formulir yang perlu diisi sepanjang masa pementasan, lengkap dengan sumber daya pendukungnya. Aplikasi produksi ini memuat formulir onboarding serta
- Jadwal latihan dan produksi
- Peta dan petunjuk arah ke ruang latihan dan ruang pertunjukan
- Kontak penting yang bisa dihubungi
“Jadwal mereka langsung terlihat di sana,” kata White. “Ada nomor telepon kontak utama mereka, baik di tim produksi maupun di tim NTS. Bahkan hal sesederhana kata sandi Wi-Fi pun ada. Aplikasi ini jadi semacam pegangan wajib buat mereka selama latihan.”
Aplikasi dasbor departemen
White dan Lang sadar bahwa Aplikasi Jotform juga bisa dipakai untuk membuat dasbor data bagi berbagai departemen. Di Jotform, semua tanggapan formulir otomatis tersimpan di Tabel Jotform, tempat tim bisa mengatur dan melihat data tanggapan. Dengan Jotform Enterprise, organisasi juga bisa membuat ruang kerja lewat Tim Jotform untuk mengelompokkan formulir, tabel, dan aset lain berdasarkan fungsi atau departemen. Saat ini teater tersebut punya 14 ruang kerja Tim, antara lain pengembangan artistik, pengelolaan gedung, keterlibatan kreatif, rekrutmen/HR, keuangan, casting, dan manajer rombongan.
Aplikasinya benar-benar jenius.
Shannon White, Web and Content Officer, National Theatre of Scotland
White dan Lang melihat bahwa mereka bisa menggabungkan beberapa tabel dalam satu aplikasi untuk memberi gambaran menyeluruh atas data dari berbagai formulir, tanpa harus terus-menerus menjawab pertanyaan staf soal tanggapan yang masuk.
“Kami memakai aplikasi sebagai dasbor,” kata White. “Kalau ada departemen dengan beberapa formulir, kami buatkan dasbor, dan semua tabel mereka tertaut di sana. Itu membuat hidup mereka jadi lebih mudah — dan hidup saya juga.”
Daripada repot mencari tautan atau berkas di tumpukan email, staf cukup kembali ke dasbor aplikasi mereka untuk melihat informasi terkini dari semua formulir dalam satu tempat.
“Aplikasinya benar-benar jenius,” kata White.
Hasilnya: Waktu hemat, administrasi rapi, dan ruang untuk berkembang
Dengan Jotform Enterprise, White dan Lang mengubah sekumpulan proses manual yang terpisah-pisah menjadi cara mengelola informasi yang jauh lebih terpusat. Pekerja lepas bisa menemukan formulir dan sumber daya yang mereka butuhkan di satu tempat, di mana pun mereka berada. Staf pun bisa mengakses data tanggapan terkini tanpa harus mengubek-ubek email dan spreadsheet. Artinya, lebih sedikit waktu habis untuk mengejar informasi dan lebih banyak waktu untuk fokus pada produksi dan program organisasi.
Menjadi sangat jelas bahwa Jotform ikut berkembang bersama kami.
Shannon White, Web and Content Officer, National Theatre of Scotland
Apa yang bermula dari upaya mengotomatiskan undangan rapat kini tumbuh menjadi 14 ruang kerja Tim yang mendukung berbagai departemen di seluruh organisasi, lengkap dengan aplikasi untuk onboarding, masing-masing produksi, serta dasbor departemen. Kontrol akses berbasis peran memberi organisasi kendali yang lebih besar atas siapa saja yang bisa membuka informasi sensitif.
Dengan Jotform Enterprise, tim punya platform fleksibel yang bisa terus mereka kembangkan. Beberapa kali White mendapati dirinya berharap ada fitur tertentu, dan tak lama kemudian fitur itu justru benar-benar dirilis.
“Menjadi sangat jelas bahwa Jotform ikut berkembang bersama kami,” katanya. Jadi, alih-alih menambahkan satu alat baru setiap kali muncul kebutuhan, tim bisa terus menemukan cara baru memanfaatkan Jotform — meneruskan pendekatan yang mengawali semuanya: “Apa lagi yang bisa dilakukan alat ini?”
Penasaran dengan apa yang bisa Jotform Enterprise lakukan untuk organisasi Anda? Pelajari lebih lanjut tentang penawaran Jotform untuk organisasi nirlaba, termasuk diskon 30 persen untuk paket Enterprise.
Kirim Komentar: