Selama hampir 160 tahun, YWCA Greater Pittsburgh telah hadir untuk komunitasnya di saat-saat yang penting. Dengan tim sekitar 50 anggota staf, organisasi ini menyediakan layanan langsung, advokasi, program pendidikan anak usia dini, penitipan anak, dan banyak lagi — semuanya dipandu oleh visinya untuk masa depan di mana orang-orang dari semua latar belakang dapat berkembang.
Namun melayani komunitas dengan berbagai cara dapat menciptakan tantangan operasional. Menurut Sharice Smalls, manajer evaluasi program di YWCA Greater Pittsburgh, organisasi ini perlu mengumpulkan informasi sensitif, meninjau aplikasi, melakukan proses persetujuan, mengumpulkan tanda tangan, berkoordinasi dengan mitra, dan melacak data di berbagai program.
Ketika perangkat lunak yang ada akan diperpanjang, staf menyadari bahwa mereka memerlukan teknologi yang akan membuat semua tanggung jawab tersebut lebih mudah dikelola, memberikan tim lebih banyak waktu dan energi untuk fokus pada misinya.
[Jotform Enterprise] menghubungkan kami lebih dekat dengan komunitas kami.
Sharice Smalls, Manajer Evaluasi Program, YWCA Greater Pittsburgh
Kebutuhan akan sistem yang lebih komprehensif
Sebelum mengadopsi Jotform Enterprise, organisasi ini mengandalkan perangkat lunak manajemen kasus Apricot dari Bonterra, formulir kertas, spreadsheet, email, dan tindak lanjut manual. Pengaturan tersebut bekerja dengan baik untuk manajemen kasus layanan langsung.
Namun seiring pekerjaan organisasi berkembang ke advokasi, dampak komunitas, dan pengumpulan data yang lebih luas, staf menemukan diri mereka mencari cara untuk bekerja di luar sistem, bukan di dalamnya — menggunakan spreadsheet, email bolak-balik, dan transfer data manual untuk mengisi celah yang ada.
Jadi ketika kontrak dengan Apricot akan diperpanjang, YWCA Greater Pittsburgh mempertimbangkan beberapa opsi. Akhirnya mempersempit daftar menjadi Apricot, Typeform, FormAssembly, dan Jotform. Setiap platform memiliki kekuatannya sendiri, tetapi pada akhirnya organisasi memerlukan solusi yang dapat mendukung berbagai departemen, ramah pengguna bagi staf, dan berfungsi untuk formulir yang menghadap komunitas maupun alur kerja persetujuan internal.
Selain itu, pandemi COVID-19 dan pergeseran yang lebih luas menuju layanan digital memperjelas bahwa organisasi perlu mengganti aplikasi kertas dan proses manual lainnya agar lebih sesuai dengan zaman.
Teknologi yang sesuai dengan anggaran nirlaba
Seperti banyak organisasi nirlaba lainnya, biaya menjadi pertimbangan utama lainnya. YWCA Greater Pittsburgh menghadapi kenaikan harga yang signifikan untuk memperpanjang Apricot, meskipun penggunaannya semakin berkurang, sementara diskon nirlaba Jotform menawarkan platform serbaguna dengan harga yang terjangkau bagi organisasi.
“Dibandingkan dengan pilihan berikutnya, [Jotform Enterprise] menghemat biaya hingga 25 persen,” kata Smalls.
Penghematan tersebut memungkinkan mereka mengarahkan lebih banyak sumber daya untuk kepegawaian, bantuan langsung, program, dan penjangkauan — tanpa mengorbankan kemampuan beradaptasi untuk tetap dalam anggaran.
Fleksibilitas untuk seluruh organisasi
Pada akhirnya, tim memilih Jotform Enterprise. Platform ini menggantikan Apricot bersama dengan banyak proses berbasis kertas dan email yang padat, termasuk formulir yang harus dicetak, dirutekan secara manual, dilacak melalui spreadsheet, atau ditindaklanjuti melalui email. Dengan Jotform Enterprise, staf memindahkan proses-proses ini ke dalam satu platform yang lebih fleksibel.
Smalls menjelaskan bagaimana Jotform Enterprise mendukung berbagai departemen, formulir yang menghadap komunitas, dan proses persetujuan internal otomatis tanpa memerlukan keterampilan teknis atau coding tingkat lanjut. Staf dapat dengan mudah mengelola formulir, alur kerja, persetujuan, tabel, pelaporan, tanda tangan elektronik, integrasi, dan akun pengguna di satu tempat.
Implementasinya sangat mudah, dan tim dukungan Enterprise siap sedia untuk bergabung dalam panggilan Zoom dan menjelaskan cara mengatur proses.
“Tim dukungan [Jotform Enterprise] sangat responsif,” kata Smalls.
Hasilnya, YWCA dengan cepat menggantikan proses yang melibatkan pencetakan, perutean manual, entri data ganda, dan tugas-tugas berulang. Staf kini dapat mengelola data dengan lebih lancar dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk program dan anggota komunitas.
Mengurangi penipuan dan melindungi data
Salah satu alur kerja yang paling sering digunakan organisasi adalah proses permintaan cek internal, yang merutekan permintaan cek kertas dan pembayaran terkait hibah melalui departemen keuangan.
Ketika mengelola permintaan ini melalui email, staf menerima email penipuan yang tampaknya berasal dari CEO. Memindahkan proses ini ke Jotform Enterprise membuat pengajuan lebih mudah untuk diverifikasi.
“[Jotform Enterprise] mengurangi penipuan dalam organisasi kami,” kata Smalls.
Mempercepat akses ke bantuan darurat
Jotform Enterprise juga membantu YWCA Greater Pittsburgh menghubungkan anggota komunitas dengan program dukungan yang tepat. Formulir permintaan sumber daya populer organisasi ini mengumpulkan informasi untuk menentukan apakah pemohon memenuhi syarat untuk program Kebutuhan Dasar Darurat, yang mengalami peningkatan permintaan dalam beberapa tahun terakhir.
“[Jotform Enterprise] menghubungkan kami lebih dekat dengan komunitas kami,” kata Smalls.
Alur kerja secara otomatis menentukan apakah pemohon memenuhi syarat untuk layanan dukungan. Jika dianggap memenuhi syarat, informasi pemohon secara otomatis dikirim ke anggota tim YWCA yang relevan, yang dapat menindaklanjuti dengan langkah-langkah berikutnya dalam proses aplikasi.
Jika seseorang tidak memenuhi syarat, email otomatis menjelaskan alasannya, menyarankan tindakan yang mungkin membantu mereka menjadi memenuhi syarat, dan menautkan ke panduan dengan sumber daya potensial lainnya.
Agen AI Jotform bernama Gabby juga membantu pemohon menavigasi proses. Terhubung ke formulir permintaan sumber daya dan kontak, Gabby menjawab pertanyaan umum dan mengarahkan pengunjung ke informasi yang relevan dalam panduan sumber daya. Ini mengurangi pekerjaan berulang bagi staf dari tugas-tugas yang memakan waktu dan membantu anggota komunitas menemukan informasi yang mereka cari dengan lebih cepat.
Platform yang berkembang seiring misi
Formulir dan alur kerja menggerakkan lebih dari sekadar program bantuan darurat. Proses nominasi Equity Awards tahunan organisasi, yang dulunya berbasis kertas, kini berjalan secara digital.
Staf menggunakan integrasi dengan Excel dan OneDrive untuk berbagi informasi spesifik dengan pemangku kepentingan eksternal. Integrasi ini memungkinkan juri di luar organisasi, termasuk anggota komunitas dan politisi lokal, untuk mengakses informasi nominasi penghargaan tanpa mendapatkan akses ke seluruh sistem internal organisasi.
Tanda Tangan Jotform menyediakan cara mudah untuk mengumpulkan tanda tangan untuk rilis media, persetujuan pembayaran, dan perjanjian orang tua untuk program pembelajaran anak usia dini. Jotform Table memberikan staf tempat terpusat untuk melacak pengajuan, memantau kemajuan alur kerja, dan menyimpan data dengan aman. Konsol Admin Jotform Enterprise memungkinkan mereka mengelola pengguna dan memperbarui pengaturan di seluruh organisasi.
“Jika Anda mencari perangkat lunak yang dapat Anda sesuaikan dengan semua hal berbeda yang Anda lakukan, [Jotform Enterprise] adalah pilihannya,” kata Smalls.
Membangun menuju masa depan yang lebih baik
YWCA Greater Pittsburgh memilih Jotform bukan hanya untuk memenuhi tantangan saat ini tetapi juga untuk mencapai tujuan masa depannya. Bagi para pemimpin nirlaba, itu mungkin merupakan manfaat paling berharga dari semuanya: platform yang dapat berkembang seiring dengan program, kemitraan, dan kebutuhan komunitas organisasi.
Kirim Komentar: