Edwin Ruiz pertama kali jatuh cinta pada catur lewat program ekstrakurikuler saat ia duduk di kelas tiga. Bertahun-tahun kemudian, ia kembali dengan satu tujuan: menularkan semangat yang sama kepada para siswa, sekaligus mengasah kemampuan berpikir kritis dan menumbuhkan rasa percaya diri mereka, baik di atas papan catur maupun di kehidupan sehari-hari.
Didirikan Ruiz pada tahun 2022, Day & Knight Chess Club adalah organisasi nirlaba di California Selatan yang menawarkan program ekstrakurikuler, kelas akademi, mentoring, dan turnamen bagi pecatur dari segala tingkatan. Tahun lalu, organisasi ini melayani lebih dari 3.000 siswa yang tersebar di Corona, Glendora, Riverside, dan Pomona.
Seiring programnya terus berkembang, mengurus pendaftaran dan pembayaran justru makin menyita waktu. Jotform membantu klub menyatukan semua proses itu, sehingga timnya punya lebih banyak waktu untuk fokus mengajar.
Day & Knight Chess Club: Hasil secara sekilas
Pendaftaran
Menciptakan pengalaman pendaftaran yang mulus, dengan menyatukan pendaftaran, surat pernyataan, dan pembayaran
Logistik Turnamen
Pendaftaran yang lebih efisien untuk pemain dari segala tingkatan
Operasional Internal
Waktu yang terbuang untuk mengumpulkan informasi dari berbagai alat administrasi yang terpisah kini jauh berkurang
Proses pendaftaran dengan terlalu banyak langkah
Sebelum memakai Jotform, proses pendaftaran mengharuskan tim menangani beberapa proses yang tidak saling terhubung. Orang tua mengirim informasi kontak, melakukan pembayaran lewat Venmo atau Zelle, lalu mengirimkan surat pernyataan tanggung jawab melalui PDF atau alat tanda tangan elektronik. Setelah itu, staf harus menyatukan semua informasi tersebut secara manual untuk memperbarui daftar peserta.
Semakin program ini berkembang, semakin sulit pula melacak pendaftaran dan pembayaran, mencocokkan dokumen, serta memperbarui daftar peserta. Terlalu sering ada siswa yang terlewat saat pemasukan data, atau informasinya tercatat keliru.
Menjaga pendaftaran dan operasional tetap terkendali
Jotform mengubah total proses pendaftaran di Day & Knight Chess Club dengan menyatukan pendaftaran, surat pernyataan, dan pembayaran ke dalam satu formulir yang ringkas.
Orang tua kini bisa menyelesaikan pendaftaran, melakukan pembayaran, dan menandatangani surat pernyataan hanya dalam sekali pengisian formulir. Berkat otomatisasi, data siswa langsung mengalir ke Google Sheets, sehingga administrator sekolah dan pelatih selalu punya daftar peserta terkini, sekaligus mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan pemasukan data.
Kemudahan serupa juga terasa pada pendaftaran turnamen. Di sini tim memanfaatkan logika kondisional untuk menyesuaikan pertanyaan dengan status dan tingkat pengalaman masing-masing peserta. Dengan begitu, pemain dengan tingkat pengalaman yang berbeda-beda tetap bisa terakomodasi tanpa harus menjawab pertanyaan yang sama persis.
Jotform juga menyederhanakan pendaftaran turnamen Day & Knight Chess Club, di mana logika kondisional menyesuaikan pertanyaan dengan status dan tingkat pengalaman tiap pemain. Pemain hanya melihat pertanyaan yang relevan bagi mereka, sehingga proses pendaftaran jadi lebih cepat dan terasa lebih personal.
Selain urusan pendaftaran, Jotform membantu klub mengelola dokumen pelatih dan laporan program dalam satu tempat. Formulir digital membuat catatan tetap rapi dan memberi tim gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana program mereka berjalan.
Dengan menyambungkan proses-proses yang dulu butuh alat terpisah dan tindak lanjut manual, peserta kini mendapat pengalaman pendaftaran yang lebih profesional, sementara tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memasukkan data dan merapikan dokumen.
Punya waktu lagi untuk fokus ke siswa
Bagi Day & Knight Chess Club, kemenangan terbesarnya adalah kembali punya waktu untuk fokus pada hal yang paling penting, yaitu para siswanya.
“Jotform membantu kami menghemat begitu banyak waktu berharga dan merampingkan seluruh proses kami,” kata Ruiz, Presiden sekaligus Pendiri Day & Knight Chess Club. “Sekarang kami bisa fokus pada hal yang paling penting, yaitu memberikan dampak terbaik bagi para siswa dan komunitas kami.”
Kirim Komentar: