Microsoft Teams vs Asana: Mana yang harus Anda pilih?

Menjaga keselarasan tim mengenai status sebuah proyek sangat penting untuk kesuksesan. Proyek dengan tinjauan progres secara rutin memiliki tingkat keberhasilan 30 persen lebih tinggi dibandingkan yang tidak. Tetap terhubung sering kali bergantung pada alat yang diandalkan tim Anda, yang berarti memilih perangkat lunak manajemen proyek merupakan keputusan yang penting.

Dua pilihan populer untuk perangkat lunak manajemen proyek adalah Microsoft Teams dan Asana. Meskipun kedua alat ini menggunakan pendekatan yang berbeda terhadap manajemen proyek, keduanya membantu tim tetap selaras, berkomunikasi lebih efektif, dan mengoordinasikan pekerjaan proyek tanpa kebingungan.

Meskipun Microsoft Teams dan Asana berbeda dalam banyak hal, keduanya juga menyediakan layanan penting dan saling melengkapi bagi tim bisnis. Teams berfokus pada komunikasi dan kolaborasi, sementara Asana menangani pengorganisasian dan pelacakan.

Namun, beberapa bisnis mungkin tidak memerlukan atau tidak ingin berinvestasi pada kedua alat tersebut. Itulah sebabnya kami memberikan ulasan mendetail tentang Asana vs Microsoft Teams, termasuk harga, fitur, dan kasus penggunaan agar Anda dapat memilih solusi yang tepat untuk tim Anda dengan percaya diri.

	Microsoft Teams	Asana
Siapa yang sebaiknya menggunakannya?	Tim yang membutuhkan kemampuan obrolan, panggilan video, dan konferensi	Tim yang membutuhkan alat manajemen proyek, tugas, dan alur kerja
Kemampuan integrasi	Integrasi ekstensif dengan ekosistem Microsoft 365, termasuk aplikasi dan bot	Basis integrasi yang kuat dengan alat populer seperti Slack, Zoom, dan Google Drive
Dukungan pelanggan	Pusat bantuan dalam aplikasi, obrolan langsung, telepon, dan dukungan agen untuk pengguna bisnis	Pusat bantuan, chatbot dalam aplikasi, tiket, dan forum komunitas
Paket gratis	Paket gratis untuk individu; mencakup fitur obrolan, panggilan, dan kolaborasi terbatas	Paket gratis tersedia; mencakup pengguna terbatas dan fitur manajemen dasar
Harga	Paket berbayar mulai dari $4 hingga $12,50 per pengguna, per bulan jika ditagih tahunan	Paket berbayar mulai dari $10,99 hingga $24,99 per pengguna, per bulan jika ditagih tahunan

Apa itu Microsoft Teams?

Microsoft Teams adalah platform komunikasi internal dan eksternal yang disertakan dalam rangkaian Microsoft 365. Platform ini menawarkan fitur-fitur yang berfokus pada komunikasi dan kolaborasi, seperti

• Konferensi video
• Pesan obrolan
• Panggilan audio
• Kolaborasi file dalam aplikasi
• Rekaman rapat tim
• Penyimpanan cloud

Bisnis sering kali menggunakan Microsoft Teams untuk mendukung koordinasi proyek, keselarasan internal, dan komunikasi dengan klien. Sebagai bagian dari rangkaian Microsoft, platform ini juga menjadi pilihan populer bagi organisasi yang menginginkan integrasi dengan alat Microsoft lain yang sudah mereka gunakan.

Apa saja fitur unik dari Microsoft Teams?

Dibandingkan dengan Asana, Microsoft Teams memiliki sekumpulan fitur dan manfaat yang khas yang dapat dimanfaatkan bisnis sebagai bagian dari tumpukan teknologi mereka. Beberapa fitur ini meliputi

• Kemampuan integrasi: Dibandingkan dengan Asana, Microsoft Teams menawarkan akses ke lebih dari 10 kali lipat lebih banyak integrasi native. Berkat integrasinya dengan toko aplikasi Microsoft Marketplace, Teams dapat terhubung dengan lebih dari 3.000 alat pihak ketiga, termasuk sistem manajemen proyek dan manajemen konten.
• Konferensi video bawaan: Salah satu keunggulan utama Microsoft Teams dibandingkan Asana adalah kemampuannya untuk menyelenggarakan konferensi video online. Fitur inti ini membantu tim berinteraksi secara tatap muka secara real time, tanpa memandang lokasi. Fitur ini juga mencakup kemampuan tambahan seperti rekaman dan terjemahan langsung.
• Saluran untuk komunikasi terstruktur: Tidak semua orang di tim Anda perlu berada dalam setiap percakapan. Microsoft Teams memungkinkan Anda mengatur obrolan internal ke dalam saluran khusus, sehingga pemangku kepentingan yang relevan dapat tetap mengikuti perkembangan tanpa membebani orang lain.
• Panggilan bawaan: Untuk melengkapi kemampuan komunikasinya, Microsoft Teams juga menawarkan panggilan audio antara anggota tim dan klien. Teams bahkan menawarkan Teams Phone, sebuah add-on yang menggantikan aplikasi telepon khusus atau telepon rumah dengan layanan panggilan berbasis cloud yang terintegrasi secara native.

Fitur-fitur ini menjadikan Microsoft Teams solusi ideal bagi bisnis yang menghadapi tantangan manajemen proyek terkait komunikasi internal, serta bagi tim yang sudah bekerja dalam ekosistem Microsoft 365. Dengan alat-alat ini, tim Anda dapat meningkatkan kolaborasi lintas tim dan lebih baik memfasilitasi praktik terbaik kolaborasi tim, seperti pertemuan tatap muka secara rutin.

Integrasi Jotform + Microsoft Teams

Microsoft Teams mungkin merupakan alat komunikasi yang andal dengan sendirinya, tetapi Anda bisa mendapatkan nilai yang lebih besar dengan mengintegrasikan solusi otomatis seperti Jotform. Dengan menggunakan integrasi Jotform + Microsoft Teams, tim Anda dapat secara otomatis menghasilkan pesan langsung atau pesan saluran atau membuat acara kalender setiap kali ada pengiriman formulir baru diterima. Anda juga dapat memicu otomatisasi ini ketika sebuah dokumen ditandatangani secara elektronik menggunakan Jotform Sign.

Menggabungkan kedua alat ini memungkinkan Anda menyederhanakan tindakan seperti

• Mengirim pesan ke saluran standar
• Mengirim pesan ke saluran privat
• Mengirim pesan obrolan
• Membuat rapat

Bagi bisnis yang mengandalkan formulir online dan menginginkan cara efisien untuk berkomunikasi dengan tim mereka, integrasi ini adalah suatu keharusan dalam tumpukan teknologi Anda.

Apa itu Asana?

Asana adalah platform manajemen proyek yang dirancang untuk membantu tim merencanakan proyek, menugaskan tugas, dan melacak progres dalam ruang kerja terpusat. Platform ini mengurangi kebutuhan untuk mengandalkan email dan spreadsheet agar tetap terorganisir serta mendukung kebutuhan bisnis umum seperti

• Perencanaan strategis
• Penerimaan proyek
• Manajemen tujuan
• Perencanaan sumber daya
• Peluncuran produk

Dengan Asana, tim Anda dapat melacak progres proyek secara visual seiring pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya, menandai tugas yang telah selesai, dan meninggalkan komentar untuk ditinjau oleh anggota tim.

Apa saja fitur unik dari Asana?

Fitur-fitur Asana berbeda secara signifikan dari Microsoft Teams karena fokusnya pada manajemen proyek. Meskipun kedua alat membantu tim tetap terorganisir, Asana menawarkan pendekatan yang lebih langsung melalui fitur-fitur seperti

• Visualisasi proyek: Asana membantu Anda melihat proyek dalam format yang mudah dikelola, termasuk papan kanban, daftar, linimasa, dan kalender. Memusatkan manajemen proyek dalam satu platform membuat perencanaan dan pelacakan pekerjaan menjadi lebih efisien.
• Ketergantungan tugas: Asana membantu memastikan tugas-tugas penting diselesaikan dalam urutan yang benar dengan memungkinkan tim menambahkan ketergantungan dalam alur kerja proyek. Hal ini mempermudah mengidentifikasi potensi hambatan dan membuat anggota tim bertanggung jawab atas pekerjaan mereka.
• Otomatisasi alur kerja: Platform ini menyertakan alat otomatisasi yang mengurangi jumlah langkah manual (dan kerepotan) yang diperlukan untuk menjaga informasi proyek tetap terkini dan pekerjaan berjalan lancar.
• Manajemen beban kerja: Mengetahui berapa banyak waktu yang dicurahkan setiap anggota tim untuk setiap tugas sangat penting. Alat manajemen waktu proyek Asana, termasuk pelacakan waktu, membantu tim memahami alokasi sumber daya, menyeimbangkan beban kerja, mengurangi risiko kelelahan, dan membuat keputusan penjadwalan yang tepat.
• Komunikasi tingkat tugas: Anggota tim dapat meninggalkan komentar langsung di halaman tugas, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk mencari satu pesan yang hilang yang berisi informasi proyek penting. Ini menjaga pembaruan dan masukan tetap terhubung dengan pekerjaan yang didukungnya dan membantu mengurangi hambatan komunikasi.
• Alat linimasa dan perencanaan: Tampilan linimasa Asana membantu tim memvisualisasikan ruang lingkup proyek, tahapan, dan tenggat waktu dalam kaitannya dengan jadwal mereka. Menyajikan informasi proyek dalam format ini mempermudah pemahaman prioritas, perencanaan ke depan, dan menjaga proyek tetap sesuai jalur.

Fitur-fitur ini menjadikan Asana solusi ideal bagi bisnis yang membutuhkan alat visualisasi dan pelacakan daripada fitur yang berfokus pada komunikasi. Dengan membawa informasi proyek ke dalam satu ruang kerja, Asana membantu tim tetap terorganisir dan mengurangi kebingungan tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan.

Integrasi Jotform + Asana

Berkat ratusan integrasinya, Asana dapat melampaui kemampuan manajemen proyeknya yang sudah mengesankan. Salah satu solusi khusus yang dapat membantu meningkatkan efisiensi Anda adalah integrasi Jotform + Asana. 

Dengan menghubungkan formulir online khusus ke Asana, Anda dapat secara otomatis mengirim pengiriman formulir dan file terkait ke tugas Asana, sehingga mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh transfer data manual. 

Melalui integrasi Jotform dan Asana, Anda dapat

• Menambahkan tugas ke proyek yang sudah ada.
• Menambahkan komentar ke tugas.
• Membuat proyek baru.
• Membuat bagian.

Anda juga dapat membuat formulir di Asana dengan menghubungkannya ke akun Jotform Anda. Ini memungkinkan Anda memanfaatkan lebih dari 20.000 template formulir gratis yang tersedia melalui Jotform, beserta fungsi seret-dan-lepas dari Pembuat Formulir Jotform.

Microsoft Teams vs Asana: Mana yang tepat untuk Anda?

Baik Microsoft Teams maupun Asana dapat membantu bisnis meningkatkan proses manajemen proyek mereka. Namun, pilihan yang tepat bergantung pada kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Jika Anda mencari platform yang berfokus pada kolaborasi dan komunikasi tanpa memerlukan alat manajemen proyek tambahan, Microsoft Teams akan cocok untuk tumpukan teknologi Anda. Jika Anda membutuhkan solusi manajemen proyek yang lebih umum untuk perencanaan, pelacakan, dan keselarasan tim, Asana adalah pilihan terbaik Anda.

Untuk lebih memahami perbandingan kedua alat ini, mari kita lihat secara berdampingan dalam beberapa kategori utama. Mulai dari keamanan hingga penyimpanan, area-area berikut sering menjadi pertimbangan utama bagi bisnis yang mengevaluasi solusi digital. 

Untuk menyederhanakan proses pengambilan keputusan Anda, mari kita lihat bagaimana fitur-fitur ini dibandingkan antara Asana dan Microsoft Teams.

Keamanan

Baik Microsoft Teams maupun Asana menawarkan fitur keamanan yang kuat untuk membantu melindungi data tim Anda. Namun, Microsoft Teams mungkin memiliki keunggulan bagi organisasi yang mencari kontrol keamanan di seluruh perusahaan karena integrasinya dengan ekosistem Microsoft 365. 

Microsoft Teams menyediakan akses ke fitur keamanan yang lebih canggih yang mengamankan seluruh lingkungan 365 Anda, seperti

• Pencegahan kehilangan data
• Penghalang informasi
• Pelacakan kepatuhan regulasi dengan Microsoft Purview

Meskipun Asana tidak menyediakan kontrol keamanan di seluruh ekosistem data Anda, platform ini menawarkan fitur-fitur canggih yang melindungi data dalam sistem manajemen proyek Anda, termasuk

• Kontrol akses berbasis peran
• Penyediaan yang aman

Dengan menggabungkan alat-alat ini dengan fitur perlindungan data keseluruhan yang dimiliki kedua platform ini, Anda dapat menjauhkan mata-mata dari informasi Anda, baik yang spesifik untuk tugas tertentu maupun seluruh basis data internal Anda.

Dukungan pelanggan

Baik Asana maupun Microsoft Teams menawarkan berbagai opsi dukungan, tetapi pengalamannya berbeda tergantung pada platform yang Anda pilih. Dukungan Microsoft Teams terkait langsung dengan ekosistem Microsoft Support secara keseluruhan, yang mencakup beberapa sumber daya utama yang tersedia untuk semua pengguna:

• Portal Microsoft Help and Learning
• Papan komunitas
• Sumber daya swalayan

Pelanggan Microsoft berbayar dapat mengakses alat dukungan tambahan, seperti

• Tiket online dan portal khusus admin 
• Dukungan telepon

Model dukungan Asana lebih erat terkait dengan tingkatan paket, dengan beberapa fitur dukungan utama hanya tersedia pada paket berbayar. Pengguna paket gratis dapat mengakses Asana Help Center dan Asana Community Forum, yang menawarkan sumber daya pemecahan masalah swalayan. 

Paket berbayar membuka fitur tambahan, seperti

• Tiket email langsung
• Perjanjian tingkat layanan khusus
• Akses ke Asana Academy, webinar, dan sumber daya orientasi

Untuk pengguna enterprise, Asana memberikan manfaat tambahan berupa Customer Success Manager khusus dan akses ke pelatihan kustom. Namun, sumber daya ini memerlukan tingkat investasi yang jauh lebih tinggi dibandingkan paket tingkat bawah.

Jika Anda lebih menyukai pengalaman dukungan yang lebih langsung dan personal, Asana mungkin pilihan terbaik Anda. Jika Anda adalah pengguna yang mandiri dan berorientasi komunitas, sumber daya Microsoft yang luas mungkin lebih sesuai dengan gaya kerja Anda.

Kemampuan integrasi

Microsoft Teams memiliki keunggulan yang jelas dibandingkan Asana dalam hal jumlah integrasi yang tersedia. Melalui Microsoft Marketplace, pengguna Teams dapat mengakses ribuan aplikasi pihak ketiga. Integrasi ini berkisar dari AI hingga manajemen tugas, termasuk opsi populer seperti

• Dropbox
• Canva
• monday.com
• YouTube
• Adobe Acrobat

Meskipun Asana mungkin tidak menawarkan sebanyak integrasi seperti Microsoft Teams, platform ini terhubung dengan beberapa alat bisnis populer, termasuk

• ChatGPT
• Salesforce
• Google Workspace
• Zapier

Penting juga untuk dicatat bahwa Asana dan Microsoft Teams terintegrasi satu sama lain. Jadi jika Anda mempertimbangkan untuk berinvestasi pada kedua alat tersebut, Anda dapat dengan mudah menggabungkan manfaatnya ke dalam satu alur kerja otomatis.

Kustomisasi dan otomatisasi

Asana dan Microsoft Teams sama-sama menawarkan fitur kustomisasi dan otomatisasi, tetapi keduanya mendekati kemampuan tersebut secara berbeda. 

Misalnya, Microsoft Teams memungkinkan Anda menyesuaikan ruang kerja dengan membuat saluran khusus dan menyediakan akses ke integrasi, yang dapat mengubah cara Anda beroperasi dalam lingkungan Teams. Opsi kustomisasi ini berguna tetapi terbatas cakupannya.

Asana menawarkan kustomisasi yang lebih mendalam melalui tampilan, tugas, dan template yang dapat dikonfigurasi. Platform ini memiliki antarmuka pengguna yang lebih mendalam, jadi wajar jika sistem ini menyediakan rentang opsi kustomisasi yang lebih luas.

Asana juga membuat otomatisasi lebih mudah dibandingkan Microsoft Teams, berkat pembuat alur kerja visual tanpa kode bawaannya. Dengan alat ini, Anda dapat membuat dan memicu otomatisasi untuk tindakan tugas tertentu dalam hitungan menit.

Microsoft Teams juga mendukung kemampuan otomatisasi yang kuat, tetapi Anda perlu membangun alur kerja otomatisasi Anda di Power Automate, alat terpisah yang disertakan dengan Microsoft 365. Meskipun Power Automate dirancang agar mudah dipelajari untuk otomatisasi dasar, kemampuan yang lebih canggih mungkin memerlukan keahlian teknis tambahan.

Penyimpanan

Microsoft Teams dan Asana menawarkan kemampuan penyimpanan file yang berbeda. Perbedaan utama meliputi batas penyimpanan, pembatasan ukuran file, dan lokasi penyimpanan file.

Meskipun Asana menawarkan penyimpanan file tak terbatas dalam sistem manajemen proyeknya, kemampuan penyimpanan individual dirancang untuk lampiran tugas, gambar, dan dokumen yang lebih kecil. Unggahan file dibatasi hingga 100 MB, yang membatasi opsi Anda. Untuk file yang lebih besar, pengguna Asana biasanya menautkan ke konten yang disimpan di sistem eksternal seperti Google Drive atau SharePoint.

Microsoft Teams mengandalkan ekosistem Microsoft 365 untuk menyediakan penyimpanan cloud yang terintegrasi. Tergantung pada tingkatan berbayar yang Anda daftarkan, Teams menawarkan penyimpanan cloud sebesar 10 GB atau 1 TB. Namun, file Anda disimpan di SharePoint atau OneDrive, bukan secara native di aplikasi Teams. 

Berkat kemampuan penyimpanan cloud-nya, Microsoft Teams juga mendukung unggahan file yang jauh lebih besar daripada Asana. Pengguna dapat mengunggah file hingga 250 GB, menjadikannya opsi yang lebih baik untuk menyimpan file video besar, dek presentasi, dan aset berukuran besar lainnya.

Baik Asana maupun Microsoft Teams dapat menjadi faktor penting dalam meningkatkan pendekatan tim Anda terhadap manajemen proyek, baik melalui alat yang praktis maupun peningkatan komunikasi. Saat Anda membuat keputusan, ingatlah bahwa masing-masing solusi ini dapat dibuat lebih kuat lagi dengan integrasi Jotform, yang menyediakan otomatisasi berbasis formulir yang menyederhanakan alur kerja operasional Anda.