Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, dari KwikPsych, berjanji kepada setiap pasiennya bahwa mereka bisa segera mendapatkan penanganan kesehatan mental. Layanannya mencakup banyak hal, mulai dari evaluasi ADHD, telepsikiatri, sampai pengelolaan obat psikiatri.
Sayangnya, janji itu sempat terganjal oleh dokumen pendaftaran pasien, sistem rekam medis elektronik (EHR) yang kaku, serta solusi formulir online yang kurang fleksibel. Hingga akhirnya ia menemukan Jotform.
Jotform benar-benar memudahkan kami menjadwalkan pasien dan membawa mereka ke klinik.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, Pendiri & Direktur Medis, KwikPsych Clinics
Dengan Jotform, tim KwikPsych bisa menyesuaikan formulir memakai logika kondisional, sehingga pendaftaran pasien jadi lebih cepat dan akses ke layanan pun lebih mudah.
“Entah kami sedang mengumpulkan data asuransi primer atau sekunder, atau pasiennya di bawah umur, mereka hanya melihat informasi yang relevan untuk mereka,” kata Thangada.
KwikPsych juga memanfaatkan integrasi Jotform dengan Google Calendar dan koneksi API ke sistem EHR mereka untuk mempermudah penjadwalan pasien. Pasien bisa meminta penanganan untuk berbagai layanan yang tercantum di situs web KwikPsych.
“Jotform benar-benar memudahkan kami menjadwalkan pasien dan membawa mereka ke klinik,” ujar Thangada.
Pendaftaran pasien lebih mudah dengan formulir ramah seluler dan tanda tangan elektronik
Pasien juga diuntungkan oleh fitur unggah berkas dan foto dari Jotform, yang dipakai pada formulir pendaftaran KwikPsych. Lewat ponsel, pasien tinggal memotret kartu asuransi atau kartu identitas berfoto, lalu langsung mengunggahnya ke Jotform. Tidak perlu lagi memindai dan mengunggah berkas atau mengetik informasi secara manual.
Setelah mengirim formulir pendaftaran, pasien otomatis menerima email konfirmasi. Mereka juga mendapat pengingat janji temu secara otomatis, sehari sebelum dan pada hari janji temu berlangsung.
Karena KwikPsych menggunakan Jotform dengan HIPAA, segel kepatuhan HIPAA muncul di bagian bawah formulir. Ini membuat pengisi formulir merasa tenang karena informasi mereka terlindungi.
“Kepercayaan pasien kami meningkat, dan karena mengisi Jotform jauh lebih cepat dibanding kertas, alur kerja kami pun berjalan lebih gesit,” kata Thangada.
Tanda Tangan Jotform membebaskan kami dari keharusan memindai kertas dan menyediakan ruang penyimpanan.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, Pendiri dan Direktur Medis, KwikPsych Clinics
Membuka jalan menuju praktik tanpa kertas
Solusi formulir online yang dulu dipakai KwikPsych tidak bisa mengumpulkan tanda tangan elektronik. Jadi, formulir apa pun yang butuh tanda tangan harus dicetak, diisi secara manual, lalu diarsipkan.
Lewat Tanda Tangan Jotform, tim bisa mengumpulkan tanda tangan elektronik lengkap dengan jejak audit bawaan. Pencatatan pun jadi tanpa kertas dan tanpa rasa khawatir.
“Tanda Tangan Jotform membebaskan kami dari keharusan memindai kertas dan menyediakan ruang penyimpanan,” ujar Thangada.
Menurut perkiraan Thangada, stafnya menghemat lebih dari 30 menit per kunjungan pasien karena tidak perlu lagi mengumpulkan tanda tangan secara manual. Dengan jumlah pasien saat ini, waktu itu setara dengan satu posisi paruh waktu. Dengan mengotomatiskan setiap langkah, efisiensi KwikPsych bisa menopang pertumbuhannya.
“Praktik kami terus berkembang,” kata Thangada. “Jotform menghemat banyak waktu kami dan memastikan pasien memahami semua kebijakan kami.”
Memanfaatkan otomatisasi untuk mengembangkan praktik dan layanan pasien
Thangada mengakui bahwa memulai praktik bisa terasa membebani, tapi ia tetap bersemangat melihat potensi pertumbuhannya. Dalam beberapa bulan ke depan, ia berencana mengotomatiskan verifikasi asuransi dengan clearinghouse menggunakan API Jotform. “Ini akan membuat alur kerja jadi jauh lebih mudah,” katanya.
“Kami ingin mengotomatiskan sebanyak mungkin agar pekerjaan manual berkurang. Jadi, API dan integrasi Jotform yang fleksibel sangat menguntungkan kami,” kata Thangada.
Dari sudut pandang penyedia layanan ini, Jotform bisa meredakan berbagai keluhan umum saat memulai praktik baru. “Saya pasti merekomendasikan Jotform,” kata Thangada. “Jotform mendukung kepatuhan HIPAA serta membuat alur kerja dan integrasi jadi lebih mudah. Rasanya sudah jelas kalau Jotform layak dimasukkan ke dalam praktik Anda.”
Kirim Komentar: