College Football Playoff (CFP) adalah acara pascamusim yang menentukan juara nasional sepak bola perguruan tinggi di lapangan setiap tahunnya. Lebih dari 30 juta orang menonton Kejuaraan Nasional CFP 2026 pada bulan Januari — jumlah penonton yang lebih tinggi daripada Game 7 World Series 2025 dan Final NBA 2026.
Tekanan Kejuaraan Nasional CFP tidak hanya dirasakan oleh tim yang telah bekerja sepanjang musim untuk mencapai lapangan yang dipuja itu. Tekanan tersebut juga dirasakan oleh organisasi CFP, termasuk tim Events & Hospitality, yang memiliki tanggung jawab tahunan untuk memberikan pengalaman keunggulan yang tak tertandingi kepada daftar tamu VIP CFP.
Bagaimanapun, ketika tamu terdaftar Anda mencakup ratusan VIP — komisaris konferensi, presiden universitas dan direktur atletik, eksekutif televisi, pemangku kepentingan utama, dan anggota komite seleksi (Mark Dantonio, Gus Malzahn, dan anggota Hall of Fame sepak bola profesional Randall McDaniel, untuk menyebut beberapa nama) — Anda perlu memberikan performa terbaik Anda.
Awalnya, tim Events & Hospitality mengelola berbagai jenis RSVP, kebutuhan pendaftaran, dan proses pembayaran. Kombinasi alat yang mereka gunakan untuk menangani semuanya cukup mahal, tidak dirancang untuk menangani transaksi yang aman, dan tidak memiliki pengalaman pengguna akhir yang layak untuk organisasi berprofil tinggi.
Jadi ketika salah satu vendor CFP menyoroti kemudahan penggunaan Jotform, tim Events & Hospitality dengan cepat mempelajari betapa fleksibelnya platform ini untuk proses pendaftaran VIP mereka. Secara bersamaan, mereka memasangkan integrasi Square dengan formulir pendaftaran mereka, menciptakan alur kerja yang terpadu.
Dalam waktu singkat, pendaftaran untuk Kejuaraan Nasional CFP, notifikasi tamu otomatis, pembayaran aman, dan rekonsiliasi keuangan pra dan pasca-acara menjadi pengalaman bermerek yang layak untuk CFP.
Hasil studi kasus College Football Playoff secara sekilas
Lebih dari 50%
Perangkat Jotform & Square menghasilkan penghematan lebih dari 50% untuk Tim Events & Hospitality CFP (dibandingkan solusi pendaftaran sebelumnya).
30+
Tim Events & Hospitality mengelola lebih dari 30 acara tahunan, mulai dari pertemuan Bowl hingga pemungutan suara Volunteer of the Year.
Tidak ada developer yang diperlukan untuk memfasilitasi pendaftaran acara dan deposit. Jotform & Square memberdayakan tim untuk bekerja lebih efisien sehingga mereka dapat menggunakan waktu ekstra untuk hal yang mereka kuasai.
Beberapa sistem berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang kurang optimal
Mendaftarkan tamu penting, mengelola undangan, menangani logistik, dan menjadwalkan aktivitas adalah masalah umum yang cukup sering dialami oleh setiap tim acara.
Namun, Allison Doughty (direktur senior Events & Hospitality) dan Sam Berman (koordinator Events & Hospitality) dari CFP bukanlah tim acara biasa.
Tanggung jawab mereka adalah mengoordinasikan akomodasi dan logistik pertemuan playoff serta memfasilitasi pengalaman tamu VIP untuk pertandingan kejuaraan nasional (selain acara-acara penting sepanjang tahun). Namun alat yang mereka gunakan untuk menangani pendaftaran pertandingan, pengumpulan pembayaran bersertifikat PCI, dan kredensial yang tepat ternyata mahal, terisolasi, dan tidak memadai.
Pendekatan yang terfragmentasi berarti tamu harus menavigasi beberapa platform selama pendaftaran; akibatnya, informasi tamu tersebar di berbagai sistem. Pembayaran menambah lapisan kompleksitas lainnya. Pembayaran dikumpulkan terpisah dari pendaftaran (pelacakan pembayaran bergantung pada spreadsheet dan email), memaksa tim untuk menghabiskan waktu mengirim invoice secara manual kepada beberapa peserta setelah pendaftaran.
Seiring organisasi dan ekspektasi berkembang, menyeimbangkan efisiensi operasional dan pengalaman tamu premium menjadi semakin sulit. Doughty dan Berman mendapati diri mereka menghabiskan waktu berharga untuk merekonsiliasi informasi daripada mempersiapkan operasi mereka untuk akhir pekan Kejuaraan Nasional CFP.
Satu alur kerja bermerek yang didukung oleh Jotform dan Square
Dalam dunia yang sempurna, tamu VIP Kejuaraan Nasional CFP akan menyelesaikan pendaftaran dan pembayaran mereka dalam satu pengalaman bermerek yang mulus — mencerminkan organisasi kelas atas. Ini juga akan memberikan staf visibilitas yang lebih baik terhadap setiap transaksi.
“Kami menggunakan campuran platform dan alur kerja,” jelas Doughty, “situs web yang berbeda, dan beberapa hal yang kami tangani secara internal melalui email. Jadi kami benar-benar mencari satu sistem operasional.”
Uji coba Jotform mengarah pada penemuan bahwa mereka dapat dengan aman mengumpulkan informasi kartu kredit melalui integrasi Square. Dan ketika mereka meningkatkan ke Jotform Enterprise, mereka mendapatkan akses ke formulir tanpa batas dan kemampuan untuk memberi label putih pada formulir mereka dalam alur kerja bermerek CFP.
Tidak lama kemudian, Doughty dan Berman telah mengonsolidasikan logistik yang kompleks seperti pendaftaran, hotel, transportasi, dan lainnya ke dalam satu alur kerja tunggal.
Alih-alih meminta VIP yang sibuk untuk menavigasi beberapa sistem, CFP sekarang menyediakan satu pengalaman pendaftaran bermerek di mana peserta VIP dapat
- RSVP
- Memilih opsi acara dan tiket
- Menerima konfirmasi email otomatis dan pengingat
- Menyelesaikan pembayaran di satu tempat
Doughty sangat antusias. “Jotform sangat bagus untuk kami karena mencapai semua yang ingin kami lakukan menggunakan platform yang berbeda, semuanya dalam satu solusi.”
Square menyederhanakan pengumpulan pembayaran
“Menyelesaikan masalah” untuk CFP adalah kemampuan untuk menyematkan pengumpulan pembayaran yang aman langsung ke dalam alur kerja pendaftaran pertandingan.
“Kami menggunakan integrasi Square di dalam Jotform agar tamu kami dapat membeli tiket pertandingan kejuaraan nasional, dan prosesnya mulus,” kata Berman. “Tidak perlu menghabiskan waktu untuk memeriksa apakah tamu membeli tiket dan/atau berapa banyak. Saya tahu mereka sudah dibayar.”
Kami menggunakan integrasi Square di dalam Jotform agar tamu kami dapat membeli tiket pertandingan kejuaraan nasional, dan prosesnya mulus.
Sam Berman, Koordinator Events & Hospitality, CFP
Untuk Berman dan tim CFP, memasukkan Square sebagai bagian dari solusi mencentang beberapa kotak penting: pembayaran dikumpulkan segera (dengan notifikasi dikirim ke CFP), transaksi aman dan bersertifikat PCI, rekonsiliasi jauh lebih sederhana, dan, mungkin yang paling penting, pengalaman tamu lebih baik. Tamu sekarang memiliki kepercayaan bahwa semuanya (termasuk pengambilan tanda terima yang mudah) telah ditangani dalam satu sesi.
“Yang benar-benar bagus adalah fitur pengingat (di Square),” kata Berman. “Anda cukup mengaturnya kapan Anda ingin mengingatkan tamu tentang pembayaran, dan sistem akan terus mengirimkan notifikasi tersebut jika mereka belum membayar, yang sangat membantu.
“Dari sisi rekonsiliasi, antarmuka Square sangat mudah dinavigasi. Saya bisa mengetik nama seseorang dan mengurutkan apa yang sudah dibayar dan yang masih terutang. Formulir VIP mencakup kelompok orang yang besar. Jadi mereka masuk, memilih berapa banyak tiket yang mereka inginkan dan pada harga berapa. Itu langsung masuk ke Square. Jotform dan Square benar-benar berjalan beriringan. Ini hanya membuat pekerjaan saya lebih mudah.”
Pengalaman VIP yang layak untuk daftar tamu kelas A
Jotform dan Square sekarang membantu tim Events & Hospitality mengelola lebih dari 250 pendaftaran VIP untuk akhir pekan Kejuaraan Nasional CFP — dan memfasilitasi sekitar 500 pengalaman tamu VIP — setiap tahunnya.
Tamu menyelesaikan pendaftaran, pembelian tiket, dan konfirmasi melalui satu alur kerja yang efisien. Ini adalah pengalaman yang dipoles yang mencerminkan merek CFP dari awal hingga akhir.
“Kami telah membuat proses pendaftaran dan pengalaman CFP secara keseluruhan untuk tamu kami menjadi sangat mewah — tetapi juga mudah,” jelas Berman. “Jotform benar-benar memungkinkan kami untuk menempatkan semuanya di satu tempat, sehingga pengalaman tamu dari awal hingga akhir terhubung.”
Melindungi pendapatan dengan Jotform dan Square
Beralih ke perangkat Jotform dan Square menghasilkan penghematan lebih dari 50 persen untuk tim Events & Hospitality CFP dibandingkan solusi pendaftaran VIP sebelumnya untuk pertandingan kejuaraan nasional di masa lalu. Selain itu, dengan mengotomatiskan pembayaran dalam alur kerja pendaftaran, Doughty dan Berman menghabiskan lebih sedikit waktu mengirim invoice dan menjawab permintaan tanda terima dan lebih banyak waktu memberikan pengalaman Kejuaraan Nasional CFP yang luar biasa.
Doughty menekankan perbedaannya: “Seringkali, di ruang undangan olahraga, orang akan memilih solusi yang sangat mahal karena mereka pikir itulah yang mereka butuhkan. Sebagai perbandingan, Jotform tidak mahal. Dan sebelum integrasi Square, kami mungkin kehilangan uang karena pengumpulan dilakukan melalui spreadsheet atau catatan. Integrasi dalam situs memastikan kami mengumpulkan semua pembayaran yang kami butuhkan.”
Di ruang undangan olahraga, orang memilih solusi yang mahal karena mereka pikir itulah yang mereka butuhkan. Sebagai perbandingan, Jotform tidak mahal.
Allison Doughty, Direktur Senior Events & Hospitality, CFP
Jotform Enterprise memberdayakan tim CFP
Selain mengonsolidasikan alur kerja, Jotform Enterprise memberikan tim Events & Hospitality CFP kepemilikan atas pengalaman pendaftaran VIP mereka. Tim dapat membangun dan mengedit formulir sendiri, memperbarui pendaftaran secara real time, dan menyesuaikan formulir untuk mencerminkan setiap kota tuan rumah Kejuaraan Nasional CFP. Mereka juga dapat menggunakan Jotform di departemen lain dan untuk jenis acara yang berbeda.
Sebagai contoh, platform ini telah berkembang melampaui pendaftaran VIP Kejuaraan Nasional CFP untuk mendukung lebih dari 30 pertemuan dan acara setiap tahunnya. Sekarang digunakan untuk segala hal mulai dari pemungutan suara relawan hingga permintaan inventaris internal.
“Formulir inventaris adalah contoh kecil,” kata Berman. “Tetapi ini telah menciptakan proses simbolis di dalam kantor. Kami ingin semua pertemuan dan acara kami — baik internal maupun eksternal — menampilkan merek kami, dan Jotform telah memungkinkan kami untuk melakukan itu.”
Daripada mengandalkan vendor pihak ketiga yang jauh untuk melakukan pekerjaan ini — atau untuk membantu mereka menyusun proses mereka — tim diberdayakan untuk mengelola proyek dan membuat atau menyesuaikan formulir kapan pun dan bagaimanapun mereka membutuhkannya. “Semua alat diberikan kepada kami melalui Jotform, dan kami mengendalikan proses itu,” kata Doughty.
Yang dimulai sebagai solusi untuk pendaftaran VIP Kejuaraan Nasional CFP telah berkembang menjadi platform operasional yang lebih luas yang mendukung operasi internal dan manajemen acara di seluruh organisasi.
***
Dengan menggunakan Jotform dan Square, tim Events & Hospitality CFP mampu mengonsolidasikan operasi acara yang terfragmentasi menjadi satu alur kerja bermerek tunggal, memberikan tim kontrol, melindungi pendapatan, dan mendukung pengalaman tamu premium.
“Salah satu nilai CFP kami adalah keunggulan dan secara konsisten meningkatkan kinerja. Mungkin terdengar konyol untuk membicarakan situs web dalam konteks itu, tetapi itulah yang benar-benar dilakukan Jotform: Ini meningkatkan kinerja tim kami,” kata Doughty.
“Kami dapat lebih efisien karena kami memiliki solusi teknologi di Jotform dan Square. Ketika VIP mendaftar untuk pertandingan kejuaraan nasional, ada satu pengalaman yang mulus untuk kami dan pengalaman pendaftaran yang ditingkatkan untuk tamu kami.”
Tertarik untuk melihat apa yang dapat dilakukan Jotform Enterprise untuk organisasi Anda? Hubungi tim penjualan kami untuk mempelajari lebih lanjut.
Kirim Komentar: