Bagi Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS) yang berbasis di Jepang, pendidikan bahasa bukan hanya tentang tata bahasa dan kosakata.
Sejak tahun 2005, GenkiJACS telah membantu lebih dari 12.000 siswa dari seluruh dunia belajar bahasa Jepang sambil membenamkan diri dalam komunitas dan budaya lokal Jepang. Di lima kampus di seluruh negeri, filosofi panduan organisasi ini sederhana: Pelajari Jepang.
“Proses pemikiran kami adalah bahasa adalah budaya,” kata Dmitry Ser, pemimpin penjualan dan komunikasi di GenkiJACS.
Jauh sebelum siswa tiba di Jepang, mereka memulai perjalanan mereka. Selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan, mereka menyelesaikan tes penempatan, mengirimkan dokumen, berbagi rekaman, dan bekerja sama erat dengan staf GenkiJACS untuk mempersiapkan kehidupan di negara baru.
Bagi Ser, mempertahankan koneksi personal sepanjang perjalanan tersebut sangatlah penting.
Jotform memungkinkan kami melipatgandakan apa yang kami lakukan.
Dmitry Ser, Pemimpin Penjualan dan Komunikasi, GenkiJACS
Sepuluh tahun yang lalu, dia sendiri adalah siswa GenkiJACS. Hari ini, dia membantu calon siswa menavigasi proses yang sama yang membawanya ke Jepang. Ser memahami betapa pentingnya bimbingan personal bagi siswa yang bersiap untuk pindah ke belahan dunia lain.
“Layanan pelanggan kami adalah segalanya,” katanya. Sejak tahun 2014, GenkiJACS telah menggunakan Jotform untuk membuat pengumpulan data menjadi mudah bagi semua pihak yang terlibat — dari siswa hingga staf.
Saat GenkiJACS memperluas operasi di seluruh Jepang, Ser menghadapi tantangan baru: bagaimana mengembangkan organisasi tanpa kehilangan sentuhan personal yang mendefinisikan pengalaman GenkiJACS.
Untuk membantu mempertahankan pengalaman tersebut, GenkiJACS meningkatkan ke Jotform Enterprise.
Case study results at a glance
108 ribu pengiriman formulir
Pengiriman tanpa batas mendukung proses orientasi selama berbulan-bulan yang memerlukan data pendaftaran, formulir khusus program, dan lainnya.
Kolaborasi di 5 kampus
Jotform Enterprise mendukung tim pemasaran, dukungan siswa, dan akademik GenkiJACS saat organisasi berkembang dari tiga kampus menjadi lima.
107 formulir online yang dioptimalkan
Menggunakan Jotform Enterprise Analytics, staf GenkiJACS mengoptimalkan formulir untuk memastikan tingkat pengiriman yang tinggi.
Meningkatkan skala pengalaman siswa yang personal
Pertumbuhan di GenkiJACS telah mengalami akselerasi dalam beberapa tahun terakhir. Sekolah ini berkembang ke Okinawa dan Nagoya, selain kampus di Fukuoka, Tokyo, dan Kyoto.
Organisasi ini mengumpulkan dan mengelola banyak informasi sepanjang siklus hidup siswa, mulai dari pertanyaan awal dan dokumentasi pendaftaran hingga komunikasi orientasi dan dukungan berkelanjutan.
“Kami adalah sekolah yang sangat menuntut,” kata Ser. “Kami ingin siswa kami memiliki pengalaman terbaik yang mungkin. Untuk itu, kami memiliki tes dan persyaratan yang harus dipenuhi, yang membuat proses orientasi kami cukup kompleks.”
Staf sebelumnya menghabiskan waktu yang cukup lama untuk memantau pengiriman formulir online, menindaklanjuti informasi yang hilang, dan secara manual memajukan siswa melalui proses orientasi.
“Ketika kami memiliki siswa yang harus mengirimkan banyak formulir, kami biasa mengirimkan formulir berikutnya kepada mereka secara manual,” kata Ser.
Pada saat yang sama, tim menginginkan lebih banyak visibilitas terhadap keterlibatan siswa, fleksibilitas yang lebih besar untuk meningkatkan formulir dan alur kerja, serta pengawasan yang lebih kuat terhadap informasi sensitif yang mereka kumpulkan. Di tingkat administratif, keamanan data juga menjadi perhatian.
Ser memerlukan solusi yang dapat mendukung pertumbuhan sambil mempertahankan pengalaman personal yang membedakan GenkiJACS.
Lebih banyak visibilitas, lebih sedikit pekerjaan manual
Untuk mendukung operasi yang berkembang, GenkiJACS meningkatkan ke Jotform Enterprise.
“Enterprise adalah hal yang sama sekali berbeda dibandingkan dengan akun Silver kami,” kata Ser.
Peningkatan tersebut memberi Ser lebih banyak kebebasan untuk bereksperimen, lebih banyak visibilitas ke dalam proses orientasi, dan lebih banyak waktu untuk fokus mendukung siswa. Jotform Enterprise kini digunakan di seluruh tim pemasaran, dukungan siswa, dan akademik.
Karena tim dapat membuat formulir sebanyak yang mereka inginkan, mereka dapat menduplikasi formulir dan menyempurnakannya seiring proses berkembang.
| Bagaimana GenkiJACS menggunakan Jotform Enterprise | ||
|---|---|---|
| Departemen | Kasus penggunaan utama | Manfaat utama Enterprise |
| Pemasaran dan penjualan | Penangkapan prospek, formulir pertanyaan, pelacakan pengiriman, optimasi formulir, riset pasar | Admin Console Analytics, visibilitas terhadap tingkat keterlibatan dan konversi |
| Dukungan siswa dan penerimaan | Orientasi siswa, alur kerja pendaftaran, pengingat otomatis, pengumpulan dokumen, komunikasi berkelanjutan | Alur kerja yang mulus, logika kondisional, tindak lanjut otomatis, pengurangan administrasi manual |
| Tim akademik dan pengajaran | Tes penempatan, pengumpulan informasi siswa, data pendaftaran, formulir khusus program | Pengumpulan data terpusat, logika kondisional, akses lebih mudah ke informasi siswa |
Selain itu, Jotform Enterprise Admin Console memberikan visibilitas yang lebih besar terhadap tren pengiriman, keterlibatan, dan kinerja formulir. Ini membantu tim mengidentifikasi titik hambatan dan meningkatkan tingkat penyelesaian formulir.
Jotform Workflows memberikan manfaat besar lainnya. Saat ini, alur kerja otomatis mengirimkan pengingat tentang formulir yang belum lengkap, mengumpulkan informasi orientasi yang kritis, dan memindahkan siswa melalui proses pendaftaran tanpa memerlukan pengawasan manual yang konstan.
Daripada menghabiskan waktu melacak informasi yang hilang, staf dapat fokus mendukung siswa secara langsung.
“Ini memberi saya ketenangan pikiran,” kata Ser.
Mendukung siswa juga berarti melindungi informasi mereka. Seiring GenkiJACS berkembang, tata kelola data menjadi semakin penting.
“Jepang memiliki hukumnya sendiri. Jadi kami perlu memastikan bahwa kami mematuhi hukum tersebut,” kata Ser.
Jotform Enterprise memiliki fitur pusat residensi data lokal untuk membantu mendukung upaya kepatuhan organisasi.
Logika kondisional juga telah menjadi bagian penting dari operasi sehari-hari. Formulir secara otomatis mengarahkan calon siswa ke perwakilan yang sesuai berdasarkan lokasi dan persyaratan program.
Antarmuka visual Jotform telah membuat adopsi menjadi mudah di seluruh departemen. Bahkan alat canggih seperti Jotform Workflows terbukti mudah didekati dengan kemampuan seret dan lepas platform.
“Workflows hanyalah logika. Ini adalah pemrograman dengan menyeret dan melepas,” katanya. “Saya pikir kesederhanaan penggunaan adalah yang terpenting saat memilih alat seperti Jotform.”
Ser merangkum pengalamannya dengan Jotform Enterprise seperti ini: “Ini tentang kesederhanaan penggunaan, data, dan layanan pelanggan Anda. Dan betapa transparannya orang-orang Anda, betapa transparannya layanannya. Tidak ada biaya tambahan atau tersembunyi. Jumlah layanan pelanggan yang kami terima adalah yang kami harapkan.”
Jotform: Pengganda kekuatan
Saat ini, staf GenkiJACS menghabiskan lebih sedikit waktu mengelola tugas administratif dan lebih banyak waktu mendukung siswa. Alur kerja otomatis memastikan informasi kritis dikumpulkan secara konsisten sambil mengurangi kebutuhan untuk tindak lanjut manual.
“Butuh waktu untuk terbiasa karena sampai sekarang sangat ‘OK, kita perlu melakukan ini,’ dan sekarang kita bisa melepaskan tangan dari kemudi dan berkata, ‘Sistemnya bekerja.’ Kami hanya terlibat jika ada masalah,” kata Ser.
Dengan menggunakan Admin Console Analytics dan data pengiriman, tim dapat mengidentifikasi titik hambatan, meningkatkan tingkat penyelesaian formulir, dan membuat keputusan yang tepat tentang komunikasi siswa.
Enterprise seperti taman bermain dengan banyak alat yang berguna. Dan yang keren adalah, taman bermain ini memiliki banyak orang dewasa yang dapat membantu Anda.
Dmitry Ser, Pemimpin Penjualan dan Komunikasi, GenkiJACS
Wawasan tersebut memungkinkan GenkiJACS untuk terus menyempurnakan proses pendaftaran dan orientasinya. Daripada mengandalkan asumsi, tim dapat melihat bagaimana siswa berinteraksi dengan formulir dan melakukan penyesuaian yang meningkatkan pengalaman secara keseluruhan.
Yang paling penting, otomatisasi telah membantu GenkiJACS meningkatkan skala tanpa mengorbankan filosofi yang mengutamakan manusia.
Ser mengatakan mengurangi pekerjaan administratif yang berulang memungkinkan karyawan untuk fokus pada layanan pelanggan dan proses orientasi, di mana interaksi personal membuat perbedaan.
Dengan proses yang lebih andal berjalan di latar belakang, staf dapat menghabiskan lebih sedikit waktu mengejar data dan lebih banyak waktu membantu siswa merasa siap, didukung, dan terhubung sebelum mereka tiba di Jepang.
“Jotform memungkinkan kami melipatgandakan apa yang kami lakukan,” kata Ser.
Berkembang tanpa kehilangan sentuhan personal
Bagi GenkiJACS, Jotform Enterprise bukan tentang menggantikan orang. Ini tentang membantu orang melakukan pekerjaan terbaik mereka.
GenkiJACS telah menciptakan lebih banyak waktu untuk percakapan, bimbingan, dan dukungan yang diingat siswa lama setelah mereka meninggalkan kelas. Ini memungkinkan organisasi untuk tetap fokus pada filosofi panduan mereka: membantu siswa tidak hanya belajar bahasa Jepang tetapi belajar tentang Jepang.
Saat GenkiJACS terus berkembang, Ser melihat peluang untuk lebih memperluas penggunaan Jotform Enterprise.
Dia tahu timnya tidak akan menavigasi peluang tersebut sendirian. Sepanjang transisi organisasi ke Enterprise, tim orientasi, kesuksesan pelanggan, dan teknis Jotform membantu GenkiJACS menerapkan alur kerja baru, memecahkan masalah integrasi, dan mengidentifikasi cara untuk mendapatkan lebih banyak nilai dari platform.
“Enterprise seperti taman bermain dengan banyak alat yang berguna,” kata Ser. “Dan yang keren adalah, taman bermain ini memiliki banyak orang dewasa yang dapat membantu Anda.”
Ser senang dengan bantuan tersebut. Karena baginya, peluang terbesar bukanlah satu fitur. Ini adalah kebebasan untuk terus meningkatkan pengalaman siswa saat GenkiJACS berkembang.
Kirim Komentar: